Lễ tân ảo. Bạn có thể đã nghe thấy thuật ngữ này trước đó và nó không rõ ràng chính xác chúng là gì hoặc mục đích của chúng là gì. Họ có phải là robot không? Họ có ngồi trong góc văn phòng của bạn, kêu bíp như người giúp việc robot Jetsons không? (Không) Nếu bạn không biết nhân viên tiếp tân ảo là gì, tại sao bạn lại thuê dịch vụ của họ cho doanh nghiệp của bạn? Nói một cách đơn giản nhất, nhân viên tiếp tân ảo trả lời điện thoại của bạn từ xa. Nhưng có như vậy, rất nhiều. Chúng tôi ở đây để giải quyết tất cả những điều đó cho bạn: chúng tôi sẽ giải thích nhân viên tiếp tân ảo là gì, họ có thể làm gì cho doanh nghiệp của bạn (rất nhiều!) Và tại sao điều quan trọng là mọi cuộc gọi đến với doanh nghiệp của bạn được trả lời.
$config[code] not foundHọ là ai?
Nhân viên tiếp tân ảo được đào tạo tỉ mỉ, luôn luôn có sẵn các chuyên gia dịch vụ khách hàng! Họ làm mọi thứ mà một nhân viên tiếp tân trong nhà truyền thống làm, nhưng có hàng chục người trong số họ, thường có mặt suốt ngày đêm. Về cơ bản, bạn đã có được khả năng của một nhân viên tiếp tân cũ thường xuyên nhân lên vài chục lần mà không phải đau đầu tuyển dụng hay tuyển dụng.
Nếu bạn có thể đủ khả năng để thuê một nhân viên tiếp tân và thấy mình sử dụng hết thời gian quý giá để xử lý các cuộc gọi điện thoại, nhân viên tiếp tân ảo là giải pháp hoàn hảo. Một nhân viên tiếp tân ảo là bất cứ điều gì bạn muốn nó được.
Họ làm gì?
Ở đây, chỉ có một vài nhiệm vụ mà nhân viên tiếp tân ảo xử lý cho khách hàng, trong khi nghe có vẻ giống như một phần công việc của họ:
Trả lời câu hỏi thường gặp: Các doanh nghiệp từ văn phòng bác sĩ đến các huấn luyện viên võ thuật đến người làm vườn sử dụng nhân viên tiếp tân ảo để trả lời các cuộc gọi yêu cầu giờ làm việc, địa chỉ và tất cả các câu hỏi đơn giản khác, tiết kiệm thời gian để tập trung vào công việc của họ.
Nhận tin nhắn: Một nhân viên tiếp tân ảo Bánh mì và bơ.Họ sẽ trả lời cuộc gọi theo bất kỳ cách nào bạn muốn, gỡ xuống thông tin và tin nhắn của người gọi, sau đó chuyển tiếp thông tin cho bạn để bạn giành chiến thắng mà bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Thu thập khách hàng tiềm năng: Khi bạn nhận được một cuộc gọi từ một bên quan tâm, nhân viên tiếp tân ảo của bạn sẽ thu thập tất cả thông tin khách hàng tiềm năng để bạn có thể theo dõi người gọi và theo dõi khi bạn thấy phù hợp. Nếu bạn đã có sẵn CRM hoặc cơ sở dữ liệu khách hàng khác, nhân viên tiếp tân ảo của bạn cũng có thể dễ dàng cập nhật những thông tin có khách hàng tiềm năng.
Lên lịch các cuộc hẹn: Nhân viên tiếp tân ảo thường có thể làm việc với bất kỳ phần mềm lập lịch trình nào bạn có tại chỗ. Họ có thể nhận cuộc gọi từ khách hàng và lên lịch, sắp xếp lại hoặc hủy các cuộc hẹn khi cần thiết cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào.
Xử lý đơn hàng: Bất kỳ loại đơn đặt hàng! Từ các đơn đặt hàng điện thoại thương mại điện tử đến các yêu cầu bảo trì đến các báo cáo ngừng hoạt động trong một thảm họa tự nhiên, nhân viên tiếp tân ảo đều hoàn thành nhiệm vụ.
Hỗ trợ sau giờ làm việc: Sử dụng nhân viên tiếp tân ảo mang đến cho bạn sự tự tin rằng bất cứ ai gọi bạn đều gặp người thật mỗi khi không bao giờ có hộp thư thoại. Hãy để nhân viên tiếp tân ảo của bạn thực hiện ít hoặc nhiều cuộc gọi như bạn như: cả ngày, chỉ sau giờ làm việc, cuối tuần và ngày lễ, hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của những cuộc gọi đó.
Chuyển khoản trực tiếp: Có thể bạn muốn có cơ hội để xem ai gọi điện, sau đó quyết định xem bạn muốn trả lời cá nhân hay để nhân viên tiếp tân ảo xử lý. Chuyển cuộc gọi trực tiếp làm cho điều đó có thể. Gọi cho bạn trước, sau đó đến một nhân viên tiếp tân ảo sau một vài hồi chuông nếu bạn không trả lời. Điều ngược lại cũng có thể xảy ra: Nhân viên tiếp tân ảo có thể trả lời mọi cuộc gọi, sau đó đặt người gọi trong một cuộc gọi ngắn gọn trong khi họ liên lạc với bạn, hỏi xem bạn có muốn nhận cuộc gọi không, sau đó chuyển tiếp người gọi ngay cho bạn. Dù bằng cách nào, bạn vẫn kiểm soát được.
Tại sao nó quan trọng?
Điều này có vẻ như rất nhiều nỗ lực để đảm bảo mọi cuộc gọi điện thoại đều được trả lời. Với Internet trong túi mọi người, ai còn gọi các doanh nghiệp nữa, phải không? Những gì một cuộc gọi nhỡ mỗi giờ và sau đó, phải không? Sai rồi. Sai rồi!! Hãy quên đi: bạn thực sự không bao giờ biết ai là người kết thúc cuộc gọi đó. Nó có thể chỉ là khách hàng lớn nhất mới của bạn và mỗi cuộc gọi nhỡ là một cơ hội bị bỏ lỡ. Bạn có thể nghe thấy điều đó trước đây, nhưng chúng tôi sẽ lặp lại nếu điều đó đúng.
Khả năng truy cập ngày càng tăng của internet thực sự đã tăng lưu lượng điện thoại cho các doanh nghiệp, bởi vì ngày nay, một người tiêu dùng quan tâm dễ dàng thực hiện tìm kiếm với một vài thao tác trên bàn phím và tìm thấy chúng. Điều này làm cho cả bạn và đối thủ của bạn dễ dàng tìm thấy hơn, vì vậy nếu bạn không trả lời lần đầu tiên, họ có thể sẽ gọi cho người khác trước khi đưa cho bạn một phát súng khác. Theo báo cáo năm 2017 của Forrester, bạn có thể có khả năng này, vì khách hàng gọi có ý định hành động cao hơn. Trên thực tế, những khách hàng tiếp cận qua điện thoại thường là những khách hàng có giá trị hơn: Các bên quan tâm, những người bắt đầu các cuộc gọi trong nước có xu hướng chuyển đổi nhanh hơn 30%, chi tiêu trung bình nhiều hơn 28% và giữ tỷ lệ duy trì cao hơn 28% so với những người tham gia nghiêm túc qua các kênh khác.
Vấn đề là việc trả lời mọi cuộc gọi trở nên quan trọng hơn bao giờ hết và thường có nhiều giờ trong ngày để đảm bảo điều đó ở giữa mọi thứ khác liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp của bạn. Nhân viên tiếp tân trong nhà rất đắt tiền. Nhân viên tiếp tân ảo có giá cả phải chăng, luôn có sẵn và được đào tạo để liên tục gửi thông điệp kinh doanh của bạn chính xác như bạn muốn.
Ảnh qua Shutterstock
Thêm trong: Nhận xét được tài trợ
