Các nhiệm vụ thư ký, chẳng hạn như đánh máy, nộp hồ sơ và trả lời điện thoại văn phòng, đã từng được chuyển sang thư ký, trợ lý điều hành và nhân viên hành chính. Nhưng với nhiều công việc đòi hỏi kỹ năng công nghệ, đó không phải là một kỳ vọng hiếm gặp đối với các chuyên gia (bao gồm luật sư, bác sĩ, giáo viên, v.v.) để sử dụng các kỹ năng văn thư để thực hiện các công việc hàng ngày của họ. Bởi vì nhiều công nhân sử dụng máy tính, công việc văn thư đã trở thành một phần thiết yếu của thực tế mọi công việc và nghề nghiệp. Carissa Doshi, người đóng góp GoodTemps thảo luận về lý do tại sao sáu kỹ năng văn thư này rất quan trọng đối với nhân viên văn phòng: đánh máy, nộp đơn, nhập dữ liệu, sử dụng điện thoại và thành thạo Microsoft Word và Excel.
$config[code] not foundKỹ năng văn phòng tiêu biểu
Bất kể bạn đang nộp đơn xin làm trợ lý điều hành hay luật sư nhân viên, bạn nên có một số kỹ năng văn thư. Tùy thuộc vào vai trò của bạn, bạn có thể không coi các kỹ năng này là văn thư nghiêm túc - mô tả chúng là kỹ năng văn phòng có thể chính xác hơn.Ví dụ, một trợ lý hành chính đương nhiên sẽ dành phần lớn thời gian trong ngày làm việc của mình để thực hiện các nhiệm vụ văn thư. Điều đó nói rằng, luật sư, y tá và các chuyên gia khác cũng dựa vào kỹ năng đánh máy và kỹ năng công nghệ liên quan của họ trong việc soạn thảo thư của khách hàng, soạn thảo tóm tắt chuyến thăm văn phòng y tế, viết tóm tắt pháp lý hoặc ghi chú trên máy tính xách tay trong quá trình dùng thử. Trợ lý hành chính có thể đề cập đến "kỹ năng văn thư" của anh ấy khi mô tả trình độ của anh ấy, trong khi luật sư nhân viên có thể chỉ cần sử dụng thuật ngữ "kỹ năng văn phòng" để giải thích rằng cô ấy biết cách của mình trên bàn phím. Bạn nợ việc sử dụng rộng rãi và đa chức năng các kỹ năng văn phòng và điển hình cho máy tính, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh.
Cải thiện khả năng của bạn trong việc nhập, Microsoft Word và Excel
Hiểu vị trí của các chữ cái trên bàn phím và các chữ cái mà bạn đặt ngón tay là chìa khóa (không có ý định chơi chữ) để gõ nhanh và chính xác. Trước khi bạn gửi đơn đăng ký cho một công việc yêu cầu nhập như một trình độ chuyên môn bắt buộc, hãy thực hiện bài kiểm tra đánh máy trực tuyến giống như bài kiểm tra được cung cấp trên LiveChat. Một bài kiểm tra đánh máy trực tuyến sẽ đo tốc độ của bạn (từ mỗi phút, hoặc WPM) và độ chính xác. Nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao sự chính xác về tốc độ. Ví dụ: nếu bạn gõ 100 từ mỗi phút và độ chính xác của bạn chỉ là 60 phần trăm, bạn sẽ dành thời gian để sửa chữa lỗi sai của mình. Bạn cũng có thể phấn đấu để gõ 50 WPM với độ chính xác 100 phần trăm. Có rất nhiều hướng dẫn trực tuyến để giúp bạn cải thiện kỹ năng đánh máy của mình.
Các kỹ năng văn thư hiện nay thường đồng nghĩa với khả năng sử dụng các ứng dụng năng suất - như Microsoft Word, Excel và thường là PowerPoint và Access - trên máy tính. Sự thành thạo của bạn với Microsoft Word, Excel và các ứng dụng phần mềm khác phụ thuộc một phần vào kỹ năng đánh máy của bạn. Tương tự với dữ liệu nhập. Khi bạn soạn thư, báo cáo hoặc tài liệu bằng văn bản khác ở định dạng tường thuật, có khả năng bạn sẽ sử dụng Microsoft Word. Các bảng tính bạn tạo sẽ yêu cầu kỹ năng nhập dữ liệu và kiến thức về Microsoft Excel - cả hai đều yêu cầu độ chính xác và trong một số trường hợp, tốc độ, tùy thuộc vào tốc độ bạn phải tạo ra tác phẩm của mình. Thuật ngữ "nhập dữ liệu" thường dùng để chỉ các kỹ năng bàn phím (tức là gõ) liên quan đến các con số, cùng với mức độ thoải mái của bạn với phía bên phải của bàn phím tương tự như máy thêm 10 phím.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingĐiện thoại và văn phòng liên lạc
Thư ký, trợ lý hành chính và nhân viên tiếp tân thường được yêu cầu trả lời điện thoại văn phòng, có thể từ một đường dây điện thoại đến điện thoại kinh doanh nhiều đường dây hoặc hệ thống Thoại qua Giao thức Internet (VOIP) giống như tổng đài.
Bất kể số lượng đường dây điện thoại bạn phải trả lời, nghi thức điện thoại phù hợp là một lĩnh vực quan trọng của công việc văn thư. Nhiệm vụ điện thoại thông thường của một nhân viên văn phòng bao gồm trả lời một cách rõ ràng và chuyên nghiệp cho người gọi, cũng như biết cách gọi trực tiếp và chuyển hướng cuộc gọi đúng cách. Ngay cả khi bạn không phải là nhân viên tiếp tân, bạn vẫn nên biết cách trả lời chính xác cho người gọi trong trường hợp bạn nhận được một cuộc gọi sai. Nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí không phải là quản trị viên, đừng liệt kê các kỹ năng điện thoại trong sơ yếu lý lịch của bạn - chỉ cần tham khảo các kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói của bạn, bởi vì rất có thể bạn sẽ không được giao nhiệm vụ điện thoại. Mặt khác, nếu bạn quan tâm đến vị trí không phải là quản trị viên và bạn là người dự phòng lễ tân hoặc nếu bạn đang quản lý nhân viên văn thư, hãy cho biết kiến thức của bạn về các hệ thống tổng đài hoặc điện thoại phức tạp để bạn biết rõ về thiết bị.
Mô tả khả năng thư ký của bạn
Cách bạn mô tả các kỹ năng và khả năng văn thư của bạn có thể phụ thuộc vào vị trí bạn ứng tuyển. Nếu công việc được đăng cụ thể nói rằng nhiệm vụ văn thư là một phần của công việc, thì bằng mọi cách, sơ yếu lý lịch và đơn xin việc của bạn nên bao gồm một phần dành cho "Kỹ năng văn thư". Trong phần này, hãy chỉ ra các ứng dụng phần mềm mà bạn thành thạo; nếu bạn là người dùng nâng cao, hãy đưa nó vào mô tả của bạn. Nếu bạn được đào tạo hoặc chứng nhận trong các ứng dụng đó, bạn cũng có thể đưa nó vào phần mô tả các kỹ năng của bạn hoặc trong một phần khác trong sơ yếu lý lịch của bạn để đào tạo và chứng nhận. Ngoài ra, nếu bạn có một số lượng đáng kể kinh nghiệm sử dụng các ứng dụng nhất định, hãy liệt kê danh sách đó.
Ví dụ: sơ yếu lý lịch của bạn có thể nêu: "Microsoft Word - 10 năm kinh nghiệm, bao gồm trình độ thành thạo các báo cáo phức tạp, soạn thư và sử dụng các chức năng hợp nhất thư để xử lý hiệu quả việc gửi thư hàng loạt. Microsoft Excel - 8 năm kinh nghiệm, bao gồm 3 năm sử dụng các chức năng như tạo công thức đa tham chiếu, bảng trụ và VLOOKUP. "
Nếu bạn đang nộp đơn xin việc mà bạn không thuộc nhóm hành chính hoặc nếu bạn không xin việc văn thư, hãy xem xét mô tả các kỹ năng công nghệ của bạn theo cách mà bạn không phải là kế toán viên tìm kiếm thư ký Chức vụ. Ví dụ: nếu bài đăng công việc dành cho kế toán viên có kiến thức về phần mềm và ứng dụng năng suất, đừng liệt kê "Kỹ năng văn thư" trong hồ sơ của bạn. Bao gồm một mô tả ngắn gọn về trình độ của bạn với các ứng dụng cụ thể, chẳng hạn như Microsoft Excel, Access và PowerPoint - đây thường là những ứng dụng mà nhân viên trong vai trò chuyên nghiệp phải thoải mái sử dụng. Một lần nữa, nếu bạn là người dùng Excel nâng cao hoặc đã được đào tạo hoặc chứng nhận trong một ứng dụng mà kế toán sử dụng, hãy đưa nó vào sơ yếu lý lịch của bạn. Bạn có thể sử dụng tiêu đề "Ứng dụng năng suất" hoặc một cái gì đó tương tự để nó không giống như bạn tập trung hơn vào các khía cạnh văn thư của công việc bạn muốn, thay vì bằng cấp bạn mang đến cho vị trí cấp cao hơn.
Trợ lý hành chính Việc làm Yêu cầu Kỹ năng Thư ký
Vai trò trợ lý hành chính đòi hỏi kỹ năng văn thư, mặc dù việc đăng công việc có thể không nêu cụ thể "Dưới đây là các kỹ năng văn thư bạn cần để thực hiện vai trò này". Các nhiệm vụ công việc được liệt kê là ví dụ về các nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng văn thư. Dưới đây là một bài đăng công việc mẫu cho vị trí trợ lý hành chính đòi hỏi kỹ năng văn thư và văn phòng:
Viện Y tế Công cộng ABC đang tìm kiếm một Trợ lý Hành chính để hỗ trợ Giám đốc Phòng thí nghiệm Y tế Công cộng và hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của Phòng thí nghiệm Y tế Công cộng. Trợ lý hành chính điều hành này sẽ được đặt tại tầng thứ bảy của Viện để chào đón du khách, sinh viên, giảng viên và nhân viên. Ngoài việc cung cấp dịch vụ khách hàng ở mức cao nhất, người này sẽ cung cấp hỗ trợ văn phòng chung cho các giảng viên và nhân viên tại phòng thí nghiệm đồng thời hỗ trợ Giám đốc Phòng thí nghiệm Y tế Công cộng và Giám đốc điều hành của Viện Y tế Công cộng với nhiều hoạt động hành chính và các nhiệm vụ liên quan.
Trợ lý hành chính điều hành sẽ: Chào mừng, định hướng và giới thiệu khách truy cập; gọi điện thoại trực tiếp, nhận tin nhắn và trả lời các truy vấn về Viện Y tế Công cộng và Phòng thí nghiệm Y tế Công cộng; hỗ trợ đặt hàng, tiếp nhận, thả và phân phối đồ dùng văn phòng, phòng thí nghiệm và giảng dạy; hỗ trợ các nhiệm vụ văn thư khác có liên quan như photocopy, fax và nộp đơn khi cần thiết; giám sát và bổ sung vật tư văn phòng hàng ngày, bao gồm các vật tư như giấy và mực cho máy photocopy và máy in; giám sát các phòng hội thảo thường xuyên để đảm bảo chúng được dự trữ đầy đủ vật tư văn phòng và tài liệu thuyết trình; duy trì sự sạch sẽ và an toàn của môi trường làm việc trong bộ văn phòng trung tâm và các khu vực công cộng khác trên khắp vị trí tầng 7; tuân theo các quy trình bảo mật cho nhân viên và yêu cầu tuân thủ các quy trình bảo mật cho khách trong toàn bộ khuôn viên văn phòng; đặt hàng bằng cách sử dụng quy trình mua hàng liên tục, và duy trì kế toán đơn đặt hàng và sử dụng cung ứng trong suốt tầng thứ bảy; dự phòng phòng hội nghị tầng 7 cho Viện Y tế Công cộng; phục vụ như là điểm liên lạc chính cho các giảng viên và nhân viên phòng thí nghiệm; gửi yêu cầu bảo trì cho thiết bị văn phòng và đồ đạc; phối hợp nhận và giao các dịch vụ thư qua đêm và chuyển phát nhanh (ví dụ: FedEx, UPS); và phục vụ như là điểm liên lạc chính cho giảng viên, du khách và sinh viên.
Nhân viên kế toán (phi hành chính) Công việc yêu cầu kỹ năng văn thư
Tương tự như vậy, có những vị trí khác không phải là vai trò trợ lý hành chính, nhưng đòi hỏi các kỹ năng văn thư tương tự, chẳng hạn như một nhân viên kế toán. Bài đăng công việc mẫu này cho một nhân viên kế toán có một số nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng văn thư. Tuy nhiên, chúng không được liệt kê cụ thể là kỹ năng văn thư hoặc văn phòng. Ví dụ:
Kế toán nhân viên cho XYZ Industries sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị các mục nhật ký, đóng cửa hàng tháng và cuối năm, đối chiếu ngân hàng, bảo trì tài sản cố định và đối chiếu sổ cái chung. Ngoài ra, bạn sẽ tham gia tuân thủ, xem xét lịch trình cho các quy trình báo cáo và làm việc cùng với các kiểm toán viên bên ngoài của chúng tôi để đánh giá hàng quý và kiểm toán hàng năm. Trách nhiệm chính - chuẩn bị các mục nhật ký và đối chiếu tài khoản bao gồm, nhưng không giới hạn, tiền mặt, chi phí trả trước và bảng lương; tiến hành đóng cuối tháng, ghi nhật ký, không giám sát; duy trì sổ cái tài sản cố định, khấu hao và đối chiếu; phân tích báo cáo thu nhập và bảng cân đối, và truyền đạt kết quả cho ban quản lý; tham gia vào các sáng kiến toàn bộ phòng ban; hỗ trợ các quy trình đóng cuối tháng, hàng quý và cuối năm, bao gồm chuẩn bị sổ sách đóng tài chính hàng tháng; thực hiện, duy trì và tuân thủ các kiểm soát nội bộ theo SOX và các thủ tục kế toán đảm bảo tuân thủ GAAP; báo cáo dữ liệu tài chính và truyền đạt nó một cách hữu ích và dễ hiểu; quản lý cho thuê vốn và lịch thanh toán hàng tháng.
Yêu cầu công việc bao gồm: các kỹ năng phân tích đã được chứng minh, như xác định vấn đề, thu thập dữ liệu liên quan, rút ra kết luận hợp lệ và khuyến nghị cải tiến và hành động khắc phục; kinh nghiệm về thanh toán và làm quen với việc đối chiếu tài khoản; kinh nghiệm tài khoản phải thu ưa thích, cũng như thành thạo với Microsoft Excel; kiến thức nền tảng trong các mục tạp chí và tài khoản kinh nghiệm phải trả; kỹ năng tổ chức, viết và giao tiếp bằng lời nói; và khả năng làm việc trong bảng tính và cơ sở dữ liệu; cống hiến và kỹ năng cần thiết để đáp ứng thời hạn kinh doanh quan trọng.
Không bao giờ đánh giá thấp sự liên quan của kinh nghiệm văn thư
Cho dù bạn đang nộp đơn xin làm trợ lý hành chính hoặc luật sư tranh tụng, đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của kỹ năng văn thư hoặc kinh nghiệm văn thư. Biết cách của bạn xung quanh các hoạt động văn phòng và kỹ năng văn thư là một trình độ hữu ích trong bất kỳ công việc. Sự quen thuộc của bạn với các quy trình văn phòng và cách quản lý chúng rõ ràng là rất cần thiết trong vai trò quản trị. Nếu bạn đang ứng tuyển vào một vai trò mà bạn dự kiến sẽ giám sát nhân viên văn thư, bạn cần có kỹ năng quản lý, nhưng hiểu tầm quan trọng của kỹ năng văn phòng cũng có giá trị vì điều đó có nghĩa là bạn có thể điều phối khối lượng công việc và quản lý kỳ vọng công việc của những người khác báo cáo cho bạn. Ngoài ra, trong vai trò không phải là quản trị viên hoặc không có trách nhiệm, có kỹ năng văn phòng cũng cho thấy rằng bạn có khả năng tham gia với tư cách là thành viên nhóm khi trợ lý hành chính hoặc thư ký không có mặt hoặc làm việc theo các ưu tiên khác.
