Là một doanh nghiệp nhỏ chuyên nghiệp, bạn nên quan tâm đến việc theo dõi thời gian của nhân viên như thế nào? Vâng, nhìn vào nó theo cách này: lợi nhuận có quan trọng không? Có quan trọng để theo dõi với ngân sách và dự án? Vâng? Sau đó, bạn hoàn toàn nên được theo dõi thời gian.
Trong phần một của loạt bài này (về cách doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi từ việc theo dõi thời gian), chúng tôi đã xem xét việc tạo danh sách yêu cầu để bạn có thể tự tin mua phần mềm theo dõi thời gian và hiểu quy trình triển khai phần mềm. Trong bài viết thứ hai này, chúng tôi sẽ xem xét các câu hỏi để đảm bảo bản demo hoàn toàn chắc chắn và các ưu điểm của phần mềm dưới dạng dịch vụ so với phần mềm được cài đặt.
Sai lầm phổ biến nhất khi mua phần mềm Timesheet: Don mệnh rơi cho bản demo lừa đảo
Bạn có quyền yêu cầu bất kỳ nhà cung cấp nào hoàn toàn, chứng minh hoàn toàn vượt quá một bóng tối của sự nghi ngờ rằng giải pháp của họ sẽ giải quyết vấn đề kinh doanh cụ thể của công ty bạn. Bạn xứng đáng được trình diễn chi tiết sử dụng danh sách nhân viên, danh sách khách hàng, danh sách dự án, logo công ty của bạn, bảng màu và hiển thị cho bạn các báo cáo về dữ liệu của bạn sẽ chứng minh cho bạn rằng vấn đề kinh doanh của bạn đã được giải quyết. Nếu một nhà cung cấp có thể làm cho bạn chắc chắn 100% rằng giải pháp đó sẽ phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn, thì hãy bỏ đi. Bản demo đóng hộp được thiết kế để đánh lừa.
Câu hỏi để hỏi nhà cung cấp:
- Bạn có thể hoàn toàn chứng minh với tôi rằng bạn sẽ giải quyết vấn đề kinh doanh của tôi, sử dụng nhân viên, phòng ban, dự án, v.v., và sau đó cho tôi xem các báo cáo tôi cần xem không?
- Bạn có thể cung cấp tài liệu tham khảo của khách hàng đã tích hợp thành công sản phẩm của bạn với hệ thống kế toán của tôi, hệ thống quản lý dự án và nhà cung cấp dịch vụ trả lương của tôi không?
Nếu nhà cung cấp có thể nhanh chóng định cấu hình phần mềm trong bản demo cho bạn và cho bạn thấy rằng nó thực sự đáp ứng nhu cầu của bạn, thì có lẽ anh ta cũng có thể làm điều đó một cách nhanh chóng sau khi cài đặt tại công ty của bạn.
Tính linh hoạt của SaaS cho phép triển khai sớm, bảo vệ máy chủ và nâng cấp dễ dàng hơn
Nếu phần mềm dựa trên Web 100 phần trăm (và cần tránh các vấn đề cài đặt và công nghệ lỗi thời), bạn có thể chạy nó từ bất kỳ máy tính nào trên trái đất. Các công ty phần mềm có thể cung cấp công nghệ thông qua hai mô hình khác nhau: được cài đặt tại địa điểm của bạn hoặc được bạn thuê và chạy trên trang web của nhà cung cấp. Cách tiếp cận thứ hai được gọi là phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Không có lý do gì một nhà cung cấp có thể cung cấp cả hai tùy chọn.
SaaS cho phép triển khai sớm, bảo vệ máy chủ và nâng cấp dễ dàng hơn. Trong buổi giới thiệu sớm, nhà cung cấp cho phép bạn tạm thời sử dụng trang SaaS trong khi cửa hàng CNTT của bạn triển khai máy đã mua cho cài đặt cục bộ của bạn. Bảo vệ máy chủ là quá trình gửi bản sao lưu cho nhà cung cấp trong trường hợp cài đặt cục bộ của bạn không thành công. Do đó, nhà cung cấp có thể khiến hệ thống của bạn chạy trên trang web của anh ta ngay lập tức. SaaS cho phép nâng cấp dễ dàng hơn vì bạn đã cung cấp một trang web thử nghiệm trong quá trình nâng cấp mà không yêu cầu mua phần cứng.
Câu hỏi để hỏi nhà cung cấp:
- Bạn có loại máy phát điện dự phòng nào trong trường hợp mất điện tại trang SaaS của bạn?
- Nó được lưu trữ ở đâu?
- Trang web SaaS của bạn có bao nhiêu kết nối với Internet?
- Bảo vệ máy chủ có giá bao nhiêu?
- Tôi có thể triển khai trên các máy chủ SaaS của bạn và sau đó chuyển dữ liệu sang các máy chủ của riêng tôi không?
- Băng dự phòng SaaS được lưu trữ ở đâu?
- Những loại khả năng bảo mật và chữa cháy tồn tại tại trang web lưu trữ?
Nhìn bên ngoài phòng nhân sự
Khi giám đốc điều hành biên chế thực hiện các hệ thống thời gian và tham dự để tự động hóa bảng lương, họ thường bỏ lỡ cơ hội tạo điều kiện cho lợi nhuận lớn hơn trong toàn bộ công ty. Những giám đốc điều hành, tất nhiên, là chuyên gia biên chế. Họ thường không phải là chuyên gia về kế toán dự án hoặc tự động hóa đơn.
Dữ liệu thời gian họ thu thập, nếu được thu thập một cách thích hợp, cũng có thể được sử dụng để tự động hóa quản lý dự án, chi phí dự án, theo dõi dự án và cải thiện dự toán. Ngoài ra, dữ liệu có thể được sử dụng cho tự động hóa đơn nội bộ, bên ngoài và đảo ngược.
Nghĩ lại về phần thu thập yêu cầu đó của quy trình lựa chọn phần mềm bảng chấm công. Mang lại cho người quản lý R & D, người tiếp thị và người A / P. Có cả một đội tuyển chọn. Vâng, nó có thể khó hơn, nhưng nó sẽ giải phóng lợi nhuận mà bạn đã không biết rằng bạn đã có sẵn.
Bằng cách làm theo các mẹo được nêu trong bài viết này, bạn có thể chắc chắn rằng phần mềm bảng chấm công sẽ giúp tăng lợi nhuận khổng lồ trong công ty của bạn bằng cách tự động hóa bảng lương, thanh toán và hầu hết tất cả các kế toán chi phí dự án.
Ảnh theo dõi thời gian qua Shutterstock
12 Bình luận
