Tháng trước, chúng tôi đã nói về tầm quan trọng của việc thực hiện các bước chủ động để đánh giá mức độ sẵn sàng đối phó với thảm họa kinh doanh của bạn. Phát triển kế hoạch phòng chống thiên tai của bạn là bước đầu tiên quan trọng, vì thực hiện các bước chủ động trước khi xảy ra thảm họa sẽ giúp giảm bớt sự phân nhánh tài chính của thảm họa bằng cách giúp doanh nghiệp của bạn mở cửa sớm hơn.
Nhưng bạn sẽ làm gì khi thảm họa thực sự xảy ra? Làm thế nào để bạn giao tiếp nội bộ và bên ngoài trong và sau một thảm họa?
$config[code] not foundTruyền thông là chìa khóa
Các chủ doanh nghiệp đối phó với một cuộc khủng hoảng thường bỏ qua thành phần quan trọng này của sự liên tục kinh doanh. Cách thức kinh doanh của bạn giao tiếp cả trong và sau thảm họa sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc doanh nghiệp của bạn phục hồi tốt như thế nào.
Dưới đây là một số mẹo hàng đầu cần ghi nhớ khi doanh nghiệp của bạn phát triển kế hoạch truyền thông khủng hoảng:
- Phát triển và duy trì một danh sách liên lạc khẩn cấp. Điều này nên bao gồm số điện thoại nhà, số điện thoại di động thay thế, địa chỉ email cá nhân và thông tin liên lạc gia đình. Khi bạn xây dựng danh sách của mình, hãy xem xét các đối tượng khác nhau của bạn, bao gồm khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp và cộng đồng địa phương của bạn.
- Thiết lập một hệ thống gán cây điện thoại để mọi người nhận thức được họ cần liên lạc với ai sau hậu quả của thảm họa. Trong một thế giới phụ thuộc quá nhiều vào truyền thông kỹ thuật số và điện tử, một cây điện thoại và hệ thống phân công truyền thống được phác thảo rõ ràng trên các bản sao cứng có thể truy cập dễ dàng có thể vô cùng hữu ích trong cuộc khủng hoảng.
- Thiết lập một kế hoạch sơ tán chính thức và thực hành nó với nhân viên của bạn một cách thường xuyên.
- Đánh giá văn bản hoặc hệ thống cảnh báo email có thể đẩy thông báo cho cả nhân viên và khách hàng. Nếu bạn tìm thấy một hoạt động tốt cho doanh nghiệp của mình, hãy đảm bảo bạn kiểm tra hệ thống một cách thường xuyên để đảm bảo rằng nó hoạt động chính xác.
Giao tiếp rõ ràng
Những lời khuyên về phòng chống thiên tai ở trên rất hay khi nói về cách giao tiếp, nhưng những thông điệp mà doanh nghiệp của bạn truyền đạt cũng quan trọng không kém. Thông tin sai lệch, thậm chí từ các nguồn bên ngoài, có thể thúc đẩy đầu cơ về một doanh nghiệp. Nó rất quan trọng để tập trung vào truyền thông chính xác, hiệu quả cho cả công chúng và khán giả nội bộ của bạn cả trong và sau thảm họa.
Dưới đây là hai thực tiễn tốt nhất để xem xét:
- Trong khả năng tốt nhất bạn có thể, hãy theo dõi những gì được nói và viết về công ty của bạn trong và sau thảm họa. Điều này cho phép bạn không chỉ giám sát mà còn tham gia vào cuộc trò chuyện, và nó cũng có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về những điểm mạnh và điểm yếu trong toàn bộ chiến lược kinh doanh của bạn.
- Xây dựng kế hoạch làm việc với các phương tiện truyền thông địa phương khi thích hợp. Với kế hoạch đúng đắn, phương tiện truyền thông có thể phục vụ doanh nghiệp của bạn trong vai trò hỗ trợ vì nó hoạt động để xây dựng lại sau thảm họa. Để thực hiện thành công này, doanh nghiệp của bạn sẽ cần một người phát ngôn được chỉ định có một số khóa đào tạo truyền thông cơ bản dưới vành đai của anh ấy hoặc cô ấy. Tất cả nhân viên nên nhận được tài liệu đào tạo lưu ý thành viên nào của nhân viên được đào tạo về phương tiện và làm nổi bật các điểm nhắn tin quan trọng để mọi người - được đào tạo hoặc không truyền thông - biết cách giao tiếp với giọng nói và thông điệp nhất quán trong thảm họa.
Lập kế hoạch chủ động và truyền thông khủng hoảng có tổ chức có thể đi một chặng đường dài trong việc giúp bạn trở lại công việc như thường lệ sau thảm họa. Và tất nhiên, nó luôn luôn là một ý tưởng tốt để thực hiện một cuộc phỏng vấn chính thức sau bất kỳ sự cố nào để đánh giá các bài học kinh nghiệm và sử dụng chúng để cải thiện kế hoạch truyền thông khủng hoảng của bạn tiến về phía trước.
Hình ảnh hậu quả của Tornado qua Shutterstock
4 Bình luận
