Đạo luật Dân quyền năm 1964 yêu cầu các đơn xin việc phải được lưu giữ trong hồ sơ ít nhất một năm. Nếu bạn biết rằng một ứng viên đã ngoài 40 tuổi, đơn đăng ký của anh ta phải được giữ trong hai năm, theo Luật phân biệt tuổi tác trong Đạo luật việc làm. Luật pháp tiểu bang có thể yêu cầu thậm chí một khoảng thời gian dài hơn để giữ hồ sơ của người xin việc. Do các quy định của tiểu bang và liên bang, một hệ thống lưu trữ và lưu trữ hồ sơ chính xác cho người xin việc là một phần quan trọng trong kinh doanh. Bạn thậm chí có thể cần kiểm tra lại với những người nộp đơn này nếu nhân viên bạn thuê không làm việc.
$config[code] not foundSử dụng phần mềm quản lý điện tử để tạo và lưu trữ các ứng dụng công việc. Một số chương trình trực tuyến cho phép người dùng tạo các biểu mẫu điện tử như ứng dụng công việc. Các hình thức việc làm này được gửi và lưu dưới dạng điện tử, và cho phép lưu trữ không cần giấy tờ. Vì hầu hết các ứng dụng đến qua email, đây là một cách dễ dàng để lưu trữ tài liệu trong các tệp không chiếm bất kỳ không gian vật lý nào. Sử dụng quy trình làm việc điện tử được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu của công ty bạn yêu cầu bảo mật, vì vậy các tệp việc làm sẽ không bị hack hoặc xem bởi nhân viên trái phép. Đặt máy tính của bạn tự động gửi thông báo cho bạn để nhắc nhở bạn khi các tệp sẽ bị xóa hoặc xem lại.
Thiết lập các tập tin nhân sự ứng dụng trong các thư mục giấy. Lập kế hoạch một hệ thống lưu trữ hiệu quả bằng cách sử dụng các thư mục tệp được mã hóa màu được giữ trong ngăn kéo, kệ hoặc tủ tệp. In sơ yếu lý lịch và các ứng dụng công việc nhận được qua email và nộp chúng với các ứng dụng được điền trực tiếp hoặc gửi trong thư. Ứng viên có thể được nộp theo tên hoặc Số an sinh xã hội trong các phần được xác định bởi loại công việc. Ví dụ: các công việc bán hàng sẽ được liệt kê trong một thư mục có tiêu đề là Sales Sales và ứng viên sẽ được sắp xếp theo thứ tự theo tên hoặc bằng số theo số nhận dạng. Bảo vệ các tập tin trong một tủ hoặc phòng bị khóa.
Giữ hồ sơ trong ít nhất bốn năm nếu người xin việc kiện bạn vì đã thuê phân biệt đối xử. Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng thường yêu cầu bạn giữ các đơn xin việc trong ít nhất một năm, nhưng nếu bạn phải đối mặt với hành động pháp lý, EEOC khuyên bạn nên giữ đơn xin việc trong ít nhất bốn năm. Nếu bạn không lưu trữ các ứng dụng của mình đúng cách, EEOC có thể tính phí cho bạn các hoạt động tuyển dụng phân biệt đối xử hoặc vi phạm lưu giữ hồ sơ.
Phá hủy các ứng dụng công việc sau khi thời gian pháp lý để giữ chúng kết thúc. Thiết lập một hệ thống với lời nhắc để làm điều này. Liên hệ với bộ phận CNTT của bạn để xóa các tệp điện tử của bạn đúng cách và cắt nhỏ mọi ứng dụng công việc giấy. Điều này rất quan trọng vì các tệp đơn xin việc chứa thông tin cá nhân như Số An sinh Xã hội và dữ liệu việc làm phải được giữ bí mật tuyệt đối.
