Kanban là gì và nó có thể mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn?

Mặc dù công nghệ kỹ thuật số đã đơn giản hóa nhiều cách chúng ta làm việc, nhưng nó cũng đã giới thiệu sự phức tạp trong quy trình làm việc hàng ngày. Quản lý những sự phức tạp này một cách hiệu quả là một trong nhiều lý do khiến các nhà phát triển phần mềm bắt đầu sử dụng Kanban.

Ngày nay Kanban được sử dụng bởi tất cả mọi người từ dịch giả tự do đến các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp toàn cầu trên toàn thế giới.

Kanban là gì?

Lịch sử

Kanban được phát triển bởi một kỹ sư công nghiệp của Toyota có tên Taiichi Ohno vào những năm 1940 để gỡ bỏ các nút thắt trong quá trình sản xuất. Anh ta một phần được truyền cảm hứng từ cách các siêu thị xử lý hàng tồn kho của họ trên kệ của họ.

$config[code] not found

Ohno đã dịch những gì các siêu thị đã làm để di chuyển hàng tồn kho bằng cách làm cho quy trình sản xuất tại Toyota phù hợp với mức tiêu thụ nguyên liệu thô và mức sản lượng hoặc hàng tồn kho.

Kanban, có nghĩa là bảng hiệu / bảng quảng cáo bằng tiếng Nhật đã được áp dụng bằng cách sử dụng thẻ để hiển thị quy trình sản xuất trên sàn nhà máy. Chỉ cần nhìn vào thẻ, nhà kho đã có thể bổ sung nguyên liệu thô trước khi hết hàng để việc sản xuất có thể tiếp tục.

Nhà kho cũng sử dụng hệ thống này để đảm bảo họ không hết nguyên liệu, dịch cho một công ty năng suất cao hơn.

Đơn giản chỉ cần đặt Kanban sử dụng tín hiệu trực quan để chỉ ra giai đoạn của bất kỳ quá trình. Nó có thể là bất cứ điều gì từ chương trình nghị sự cá nhân của bạn trong tháng đến một dự án với các nhóm gồm hàng trăm người sống rải rác trên khắp thế giới.

Sử dụng Kanban

Kanban có cấu trúc đơn giản gồm ba cột được gắn thẻ Việc cần làm, Làm và Hoàn thành. Nhưng don lồng hãy để sự đơn giản đánh lừa bạn bởi vì nó rất linh hoạt và nó có thể được điều chỉnh để giải quyết bất kỳ dự án quy mô nào.

Bạn có thể tạo thêm các cột và gán các thẻ khác nhau cho chúng phù hợp với tổ chức của bạn hoặc một dự án cụ thể. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải ghi nhớ sáu nguyên tắc của Kanban.

Họ đang:

Trực quan hóa - Làm cho mọi khía cạnh của dự án hiển thị. Ẩn làm chậm quá trình và đánh bại mục đích sử dụng hệ thống.
Hạn chế công việc đang tiến hành - Hạn chế quy trình làm việc trong từng giai đoạn của công việc đang tiến hành để tránh tắc nghẽn.
Quản lý luồng - Giám sát và báo cáo từng trạng thái trong quy trình làm việc để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Làm cho chính sách rõ ràng - Đảm bảo mọi người tham gia có hiểu biết rõ ràng về chính sách. Điều này có nghĩa là không hợp lý hóa chủ quan, có thể làm chậm quá trình.
Sử dụng các vòng phản hồi - Kanban sử dụng các vòng phản hồi để điều chỉnh bằng cách so sánh kết quả mong đợi với kết quả thực tế. Nó sử dụng cuộc họp standup; việc xem xét cung cấp dịch vụ; việc xem xét hoạt động; và thực hành xem xét rủi ro cho thông tin phản hồi.
Tiến hóa hợp tác hoặc thử nghiệm - Kanban luôn tìm cách thực hiện những cải tiến nhỏ dần có thể tác động đến toàn bộ tổ chức và quy mô. Hệ thống cho phép bạn theo dõi và hiểu sự thiếu hiệu quả của mình vì mỗi quy trình được xác định rõ ràng và được ghi lại.

Hiểu và thực hiện các nguyên tắc này sẽ đảm bảo hệ thống Kanban của bạn sẽ hoạt động như dự định.

Lợi ích của Kanban

Kanban giới thiệu một mức độ hiệu quả mới cho một dự án bởi vì nó cho phép bạn xem dự án của bạn đang ở đâu tại bất kỳ thời điểm nào. Bạn có thể đi sâu hơn và xem ai đang làm gì, mỗi thành viên trong nhóm nên làm gì và họ cần gì để tiến về phía trước.

Hệ thống Kanban dễ thực hiện, giảm lãng phí, cải thiện giao tiếp, giải quyết vấn đề nhanh hơn và cải thiện chất lượng đầu ra.

Triển khai Kanban

Kanban có thể được thực hiện với một bảng vật lý hoặc sử dụng công nghệ kỹ thuật số, hiệu quả hơn.

Trello là một trong những ứng dụng quản lý dự án dựa trên web phổ biến hơn sử dụng hệ thống Kanban. Công ty cung cấp một cấp miễn phí cùng với các phiên bản doanh nghiệp và doanh nghiệp với nhiều tính năng hơn. Nhưng cốt lõi, hệ thống Kanban được sử dụng trên toàn ban để quản lý các dự án của bạn.

Một số nhà cung cấp khác sử dụng các hệ thống dựa trên Kanban bao gồm Asana, Jira, Kanbanachi, Zenkit và các nhà cung cấp khác.

Đây là một ví dụ về một bảng Kanban được tạo để viết bài viết này bằng Trello.