Thời gian là một trong những tài sản quý giá nhất đối với các chủ doanh nghiệp. Nhưng với rất nhiều thời gian lãng phí nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn, bạn cần kiểm soát công việc của mình nếu không nó sẽ kiểm soát bạn. May mắn thay, công nghệ có thể giúp đỡ.
$config[code] not foundDưới đây là 10 nhiệm vụ lãng phí thời gian phổ biến để tự động hóa để giải phóng thời gian:
Sắp xếp email
Trước khi bạn nhận được xung quanh để trả lời email, nó sẽ giúp tổ chức chúng. Một trong những động thái hiệu quả tốt nhất bạn có thể thực hiện là sử dụng các chức năng nhãn, thẻ và / hoặc thư mục trong chương trình email của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể giải quyết các email quan trọng trước và những email ít quan trọng hơn sau (hoặc có thể không bao giờ). Nó cũng giúp bạn gửi email hàng loạt hàng loạt cho hiệu quả.
Ví dụ: một số tin nhắn có thể yêu cầu phản hồi ngay lập tức trong khi những tin nhắn khác có thể chờ. Hoặc bạn có thể muốn tập trung vào các email liên quan đến một dự án cụ thể tại một thời điểm. Những tình huống này là hoàn hảo cho các thư mục được dán nhãn.
Các nền tảng email như Gmail có thể tự động sắp xếp email vào các thư mục, theo quy tắc bạn chỉ định. Ví dụ, các bản tin hàng tuần có thể đi vào một thư mục. Email từ khách hàng có thể được gửi đến thư mục ưu tiên hoặc được gắn nhãn là quan trọng.
Trả lời email
Một khi đã đến lúc trả lời email, có khả năng một số phản hồi sẽ giống hoặc ít nhất là tương tự nhau. Ví dụ: bạn có thể gửi phản hồi tương tự cho các yêu cầu từ khách hàng tiềm năng hoặc công chúng.
Trong những trường hợp đó, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách sử dụng các phản hồi đóng hộp trong Gmail hoặc các mẫu email trong Outlook.
Đăng lên phương tiện truyền thông xã hội
Tham gia cá nhân vào phương tiện truyền thông xã hội rất quan trọng - và bạn không nên bỏ qua nó. Điều đó không có nghĩa là bạn cần phải làm mọi thứ một cách thủ công, mặc dù.
Khi đăng các cập nhật chung, liên kết hoặc nội dung tương tự, lên lịch các ứng dụng như Buffer và Hootsuite có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách lên lịch các bài đăng để phát hành trực tuyến trong suốt cả tuần. Thay vì qua lại giữa các trang web và ứng dụng, bạn quản lý mọi thứ từ một bảng điều khiển.
Các nền tảng blog như WordPress và các trang web thương mại điện tử như Etsy cũng cung cấp các tùy chọn để tự động đăng các liên kết hoặc sản phẩm mới lên các trang truyền thông xã hội.
Cuối cùng, nếu bạn muốn quản lý nội dung của bên thứ ba cho những người theo dõi mình, một dịch vụ như $ 99 Nguồn xã hội và đăng nội dung lên tài khoản xã hội của bạn, theo hướng dẫn của bạn. Điều đó sẽ giải phóng bạn để làm việc trên chiến lược xã hội, thay vì các chi tiết thực hiện.
Lên lịch hẹn
Bạn đã bao giờ qua lại để sắp xếp các cuộc hẹn với một số người bận rộn - đấu tranh để tìm một ngày và thời gian làm việc trên mọi người lịch? Nó có thể gây bực bội.
Nếu bạn lên lịch rất nhiều cuộc hẹn, bạn có thể dành hàng giờ mỗi năm cho nhiệm vụ lãng phí thời gian này. Thay vào đó, tại sao không triển khai một ứng dụng lập lịch trực tuyến như lên lịch?
Bạn chỉ cần kết nối lịch hiện tại của bạn với ứng dụng. Một ứng dụng lập lịch tốt sẽ tích hợp với các lịch phổ biến như lịch Outlook và Google. Sau đó mời các bên thứ ba lên mạng để xem những gì có sẵn trong lịch trình của bạn và chọn ngày và giờ thuận tiện cho họ.
Một số người thông minh thậm chí bao gồm một liên kết đến lịch trực tuyến của họ ngay trong chữ ký email của họ - cắt giảm một bước nữa ra khỏi quy trình.
Bạn sẽ tránh lãng phí thời gian để bảo vệ và so sánh các email. Lên lịch các cuộc họp chưa bao giờ dễ dàng như với một ứng dụng lên lịch.
Gửi hóa đơn định kỳ
Nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng hoặc khách hàng với cùng số tiền mỗi tháng, bạn có thể dễ dàng tự động hóa điều đó. Một số phần mềm kế toán như Xero có thể được thiết lập để tạo và gửi email các hóa đơn định kỳ thường xuyên. Một số hệ thống cũng gửi lời nhắc theo dõi nếu hóa đơn không được thanh toán kịp thời.
Hoặc có lẽ bạn có khách hàng về các sắp xếp thanh toán thẻ tín dụng định kỳ, chẳng hạn như cho đăng ký. Trong trường hợp đó, hãy sử dụng một cái gì đó như Freshbooks hoặc PayPal để tính phí thẻ khách hàng mỗi tháng.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ rất tiếc khi gửi và theo dõi hóa đơn. Tự động hóa tiết kiệm thời gian, tất nhiên. Nó cũng làm cho ít có khả năng nhiệm vụ quan trọng này sẽ rơi vào các vết nứt.
Tự động hóa báo cáo lưu lượng truy cập trang web
Một trong những cách tốt nhất để tìm hiểu cách thu hút nhiều lưu lượng truy cập trang web hơn là hiểu rõ hơn lưu lượng truy cập hiện có của bạn. Bạn cần phải biết những gì đang làm việc ngày hôm nay - và những gì không. Nói cách khác, bạn cần có cách xử lý tốt những gì khách truy cập đang tìm kiếm, cách họ truy cập vào trang web của bạn và những gì họ làm khi họ đến đó. Điều quan trọng là phải xem xét lại định kỳ này để đánh giá xem bạn có đang tiến bộ hay không.
Nhưng việc sàng lọc thông qua số lượng lớn dữ liệu Google Analytics cần có thời gian. Và bạn có thể trì hoãn.
Thay vào đó, hãy dành thời gian - một lần - để thiết lập báo cáo về số liệu thống kê quan trọng. Sau đó, những (các) báo cáo đó được gửi qua email cho bạn và / hoặc những người khác trong nhóm của bạn mỗi tuần một lần. Bạn có thể gửi chúng dưới dạng PDF hoặc dưới dạng bảng tính CSV.
Các báo cáo lưu lượng truy cập Google Analytics định kỳ này sẽ tiết kiệm thời gian rất lớn trong thời gian dài. Thay vì truy cập bảng điều khiển Google Analytics và sàng lọc dữ liệu theo cách thủ công (khi bạn nhớ!), Bạn sẽ có một báo cáo được gửi mỗi tuần mà bạn có thể nhanh chóng lướt qua hoặc xem trong các cuộc họp nhóm.
Xử lý thông tin hỗ trợ khách hàng
Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng đạt đến điểm xử lý các vấn đề của khách hàng thông qua email thông thường trở nên khó sử dụng. Cuối cùng, bạn sao chép và dán thông tin từ email vào các hệ thống phần mềm khác, chẳng hạn như hệ thống nhập đơn hàng hoặc cơ sở dữ liệu danh bạ.
Thậm chí tệ hơn, các thông tin liên lạc quan trọng bị chôn vùi trong một hộp thư đến của nhân viên. Những người khác trong công ty không có khả năng hiển thị, trừ khi bạn nhớ gửi email cho đồng nghiệp theo cách thủ công để giữ họ trong vòng lặp.
Phần mềm trợ giúp như Groove có thể là cứu cánh. Bàn trợ giúp hoặc hệ thống bán vé nhận thông tin liên lạc của khách hàng vào một vị trí trung tâm, tự động thông báo cho tất cả các thành viên trong nhóm phù hợp.
Sau đó, hãy làm tốt hơn - sử dụng một công cụ như Zapier để tích hợp liên lạc hỗ trợ khách hàng với các hệ thống khác mà bạn sử dụng. Sử dụng Zapier để gửi thông tin liên lạc đến phần mềm kế toán của bạn (chẳng hạn như để cập nhật thông tin liên hệ của khách hàng). Hoặc gửi nó đến hệ thống quản lý dự án của bạn (chẳng hạn như nếu cần bảo trì tài khoản đặc biệt).
Bằng cách tích hợp với các hệ thống khác, bạn sẽ tránh được việc nhập dữ liệu trùng lặp hoặc tệ hơn là lãng phí thời gian ảnh hưởng của sự nhầm lẫn và sai lầm.
Tự động hóa email tiếp thị tiếp theo
Các chương trình tự động hóa tiếp thị như Infusionsoft có thể giúp các nhóm nhỏ có được đòn bẩy. Bạn có thể thiết lập các chiến dịch tiếp thị với một loạt các thông tin liên lạc cho từng bước.
Chẳng hạn, hãy nói với một khách hàng tiềm năng đến trang web của bạn và điền vào một biểu mẫu để tải về whitepaper miễn phí của bạn. Bạn có thể gửi một loạt các liên lạc tiếp theo để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đó - mà không phải tự khởi tạo email mỗi lần. Đó là đòn bẩy!
Điền vào mẫu đơn trực tuyến
Bất cứ khi nào bạn đang cố gắng đăng ký một nền tảng trực tuyến mới, dịch vụ, bản tin hoặc bất cứ điều gì cần đăng ký, bạn có thể điền vào một biểu mẫu.Điền vào một hình thức ở đây hoặc có một vấn đề lớn. Nhưng cùng nhau, họ thêm vào một trong những nhiệm vụ lãng phí thời gian trong cuộc sống của bạn.
Các chương trình phần mềm như Roboform có thể tự động điền vào các biểu mẫu này. Bạn đã giành chiến thắng phải nhập cùng một thông tin.
Sao lưu dữ liệu của bạn
Dữ liệu của bạn là một trong những tài sản quan trọng nhất mà doanh nghiệp của bạn có. Đó là lý do tại sao sao lưu thường xuyên rất quan trọng. Nhưng mọi người quên hoặc đơn giản là don hiến dành thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này thường xuyên.
Các dịch vụ dựa trên đám mây như Carbonite và Dropbox cung cấp các giải pháp sẽ tự động sao lưu các tệp của bạn lên đám mây.
Với Google Drive và Microsoft OneDrive, bạn có thể chỉ định rằng tất cả các tài liệu của bạn mặc định để tự động lưu vào đám mây. Và bạn cũng có thể thiết lập sao lưu tự động cục bộ thông qua Windows hoặc Apple Time Machine.
Tự động hóa 10 nhiệm vụ lãng phí thời gian này, và sau đó tìm thêm 10 nhiệm vụ để tự động hóa. Một vài phút giải phóng ở đây và cuối cùng có thêm hàng giờ. Đó là những giờ bạn có thể sử dụng để đá lại và tận hưởng cuộc sống.
Mệt mỏi tại Work Photo qua Shutterstock
5 Bình luận
