Quản lý hồ sơ cho phép các công ty giữ lại và tối đa hóa giá trị của thông tin bằng cách lưu trữ chính xác, bảo vệ thông tin đó và đảm bảo thông tin có sẵn và có thể truy cập được trong tương lai. Người quản lý hồ sơ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin là tài sản trong công ty được an toàn và được quản lý tốt. Ứng viên yêu cầu một chuyên ngành đại học về thư viện và quản trị lưu trữ, hoặc một lĩnh vực liên quan chặt chẽ. Công việc cũng đòi hỏi tư duy phê phán, kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng chủ động theo dõi và điều phối khối lượng thông tin lớn.
$config[code] not foundThiết kế và triển khai hệ thống quản lý hồ sơ
Các công ty tạo ra rất nhiều thông tin liên quan đến bán hàng, tiếp thị, nguồn nhân lực và chứng khoán. Nếu không có một hệ thống quản lý phù hợp, việc xác định, lưu trữ, lưu hành và xử lý hồ sơ có thể là một thách thức khó khăn và tẻ nhạt. Các nhà quản lý hồ sơ giám sát việc thiết kế và triển khai các hệ thống quản lý hồ sơ điện tử và in ấn, chẳng hạn như lưu trữ các tệp của nhân viên theo thứ tự bảng chữ cái. Người quản lý hồ sơ cũng có thể thiết kế một hệ thống tham chiếu để giúp người dùng truy cập vào hồ sơ và đảm bảo rằng nhân viên lưu hồ sơ in ở định dạng điện tử hoặc hệ thống sao lưu khác trước khi xử lý chúng.
Giám sát thực hiện chính sách
Một người quản lý hồ sơ xác định và phân loại hồ sơ theo khả năng tiếp cận và mức độ phù hợp của họ với các bên liên quan bên trong và bên ngoài. Ví dụ, các cổ đông có thể có quyền truy cập vào báo cáo tài chính hàng năm của công ty nhưng không phải là dữ liệu của nhân viên. Trong một tổ chức chính phủ, người quản lý đảm bảo rằng công chúng chỉ truy cập thông tin không ảnh hưởng đến an ninh hoặc đổi mới của bang. Một người quản lý hồ sơ cũng phác thảo các thủ tục thông qua đó nhân viên phát hành hồ sơ cho các bên bên ngoài như kiểm toán viên, cơ quan liên bang và cổ đông.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingĐào tạo
Một người quản lý hồ sơ thiết kế và thực hiện các chương trình đào tạo và nâng cao nhận thức để soi sáng cho nhân viên về cách xử lý hồ sơ theo các chính sách và hướng dẫn của công ty. Ông thấy rằng nhân viên hiểu các chính sách quản lý hồ sơ như bảo mật, chính xác và xác thực. Việc không tuân thủ các quy tắc dẫn đến hậu quả, mà một người quản lý hồ sơ giải thích cho các nhân viên trong bộ phận của mình. Trách nhiệm của anh ta là đưa nhân viên mới thông qua định hướng và xác định phạm vi công việc của họ trong bộ phận hồ sơ. Người quản lý hồ sơ cũng xác định các nhu cầu ở nhân viên Kỹ năng, như khả năng triển khai các công nghệ mới trong việc quản lý hồ sơ điện tử và sắp xếp các giải pháp đào tạo giúp cập nhật các kỹ năng của họ.
Hồ sơ an toàn và lưu trữ
Một trách nhiệm quan trọng khác của người quản lý hồ sơ là đảm bảo tính bảo mật và khả năng tiếp cận của hồ sơ. Người quản lý giám sát việc lưu trữ an toàn các hồ sơ bằng cách thực hiện các hệ thống bảo mật. Ví dụ, cô ấy có thể lập ngân sách và triển khai lắp đặt camera để theo dõi hoạt động trong thư viện hồ sơ. Người quản lý cũng có thể đảm bảo rằng các nhân viên cụ thể có mật khẩu vào cơ sở dữ liệu để đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền truy cập hồ sơ.
