Giữ tổ chức là cơ bản trong việc đảm bảo văn phòng chạy trơn tru. Là một trợ lý điều hành, bạn thường được tìm cách để giữ cho văn phòng hiệu quả và nếu bạn chưa sẵn sàng, mọi thứ có thể trở nên bận rộn. Bạn đang được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Không có tổ chức, rất dễ bị nhầm lẫn và quên thời hạn quan trọng.
Khu vực để làm
Chỉ định một phần của bàn làm việc của bạn là khu vực cần làm thay vì có giấy ghi chú và giấy ở khắp mọi nơi. Đặt các mục trong một hộp hoặc thư mục trên bàn của bạn và kiểm tra định kỳ trong suốt cả ngày. Khi các tác vụ được hoàn thành, hãy xóa các mục từ bàn làm việc vào "thư mục đã hoàn thành" hoặc vào hộp để nộp. Vào đầu mỗi ngày, hãy lập một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ trong ngày và đặt nó vào thư mục "việc cần làm". Cào các nhiệm vụ khi chúng được hoàn thành. Thêm các nhiệm vụ khi chúng đến với bạn và vào cuối ngày, đảm bảo mọi thứ được hoàn thành.
$config[code] not foundĐặt ngày
Chỉ định ngày cho các nhiệm vụ hàng tuần. Bạn có thể sắp xếp tuần của mình để bạn biết, dù ở mức độ nào đó, bạn sẽ làm gì, Victoria nói trên Tạp chí OfficePRO. Ví dụ, chọn Thứ tư là ngày xé nhỏ và giữ các giấy tờ cần xé nhỏ trong hộp cho đến khi hết giờ. Hoặc, kiểm đếm tiền mặt vào thứ Sáu. Điều này cũng có thể làm việc với các hoạt động hàng ngày. Moran đề nghị trả lại giọng nói và email vào những thời điểm nhất định mỗi ngày. (REF1) Bằng cách đó, bạn đã giành chiến thắng phải ngăn chặn những gì bạn làm thường xuyên trong ngày.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingMã màu
Sử dụng mã màu có thể giúp bạn sắp xếp những gì cần phải làm và khi nào. Hãy luôn nghĩ về những nhiệm vụ bạn thực hiện và tần suất bạn thực hiện chúng, đó là Judith Allen của Bí mật quản trị. (REF2) Mã hàng tuần thực hiện một màu như đỏ; nhiệm vụ hàng ngày màu xanh, nhiệm vụ hàng tháng màu vàng và như vậy. Đặt các tác vụ trong các thư mục mã sau đó lấy lịch của bạn và đánh dấu những gì cần được thực hiện với một hình vuông màu phía sau nó. Trên lịch điện tử, hãy gõ các từ trong màu nhiệm vụ nếu bạn có thể tạo một hộp.
Chia sẻ trách nhiệm
Chia sẻ trách nhiệm là một phần thiết yếu trong việc tổ chức. Có vẻ khó vì bạn là người mà hầu hết các nhiệm vụ được giao, nhưng nó có thể được thực hiện. Đôi khi, sự kịp thời trong nhiệm vụ của bạn phụ thuộc vào hành động của người giám sát và đồng nghiệp của bạn. Nếu bạn chịu trách nhiệm về việc cân bằng cuốn sách, hãy cho đồng nghiệp của bạn một thời hạn để bật sơ khai của họ. Cũng có họ đăng xuất mỗi kiểm tra mà họ lấy từ cuốn sách. Nếu ông chủ của bạn đang đi trên một chuyến đi, hãy để anh ấy viết ra hoặc đưa ra một danh sách kiểm tra những gì cần phải làm. Sau đó đưa cho anh ta một bản sao của danh sách để đảm bảo bạn là cả hai trên cùng một trang. Ngoài ra, cung cấp cho các đồng nghiệp các thư mục đặc biệt để biến tất cả các biên lai tiền mặt nhỏ thành một thư mục. Bằng cách đó, bạn đã thắng được việc phải đi săn lùng bất cứ ai khi đến lúc phải hòa giải ngăn kéo.
