Trong nhiều năm, bảng tính Excel đã là một yếu tố chính trong cả giới chuyên môn và cá nhân để tổ chức, tính toán và trình bày dữ liệu.
Chúng đã là một công cụ chức năng phổ biến cho nhiều ứng dụng, chẳng hạn như giữ các tab về tài chính công ty và quản lý hàng tồn kho.
Đã có một sự phát triển công nghệ duy nhất mà Vĩ có thể thay thế các bảng tính như một nền tảng văn phòng (ngoài các bản cập nhật đang diễn ra từ Microsoft Office và các đối thủ tương tự như Google Docs), vì vậy các bảng tính vẫn được lưu hành.
$config[code] not foundĐối với nhiều mục đích sử dụng, bảng tính vẫn có giá trị, nhưng có một số sự thiếu hiệu quả khiến chúng không thể trở thành cường quốc mà chúng từng có.
Lý do tại sao bạn nên ngừng sử dụng bảng tính
Nếu bạn là một người hâm mộ bảng tính khó tính, có lẽ bạn sẽ phải lắc đầu trước ý nghĩ từ bỏ chúng. Tuy nhiên, có một số lý do chính khiến bạn nên giảm sự phụ thuộc vào bảng tính nói chung:
1. Bảng tính dễ bị lỗi. Theo ID hệ thống, gần 90 phần trăm của tất cả các bảng tính có lỗi. Đây có thể là một công thức không phù hợp, một con số không đúng hoặc định dạng không hiệu quả dẫn đến giải thích sai. Tất nhiên, đây không phải là lỗi của bảng tính vốn có - đó là lỗi của những người quản lý chúng. Tuy nhiên, một số tính năng của bảng tính - chẳng hạn như tính đơn giản, dễ uốn, thiếu kiểm tra và số dư và thiếu giao tiếp - giúp mọi người dễ dàng mắc phải những lỗi đó. Bởi vì bảng tính thường được sử dụng cho thông tin có giá trị hoặc nhạy cảm, thậm chí một lỗi duy nhất có thể tốn kém ở đây, do đó, nó không đáng để mạo hiểm.
2. Không có quy tắc định dạng rõ ràng. Excel cung cấp cho bạn vô số tùy chọn khi nói đến cách định dạng ô, hàng, cột và thậm chí cách trình bày số và dữ liệu trong trang tính. Nhìn bề ngoài, đây có vẻ như là một tính năng tuyệt vời - nhưng số lượng tùy chọn tuyệt vời đó có nghĩa là không có quy tắc rõ ràng nào đối với những gì mà Cameron thực hiện đúng hay một cách sai cho các ứng dụng cụ thể. Có một số mẫu có sẵn trong Excel, nhưng một lần nữa, không có định dạng chuẩn nào mà tất cả nhân viên, đối tác và khách hàng của bạn có thể làm theo. Định dạng có ý nghĩa với bạn có thể không có ý nghĩa với người khác, dẫn đến sự nhầm lẫn và các vấn đề tương thích khi bạn cố gắng truyền đạt dữ liệu cho một bên khác.
3. Nó quá chung chung để phù hợp với hầu hết các nhiệm vụ. Sức mạnh của bảng tính là tính linh hoạt của chúng - nhưng đó cũng có thể là một điểm yếu. Bảng tính là một loại jack của tất cả các giao dịch, không thành thạo. Không có gì họ thực hiện trong một số ứng dụng khác nhau, nhưng chúng là giải pháp lý tưởng cho bất kỳ chức năng cụ thể nào. Do tính đa dạng của các công cụ công nghệ được thiết kế dành riêng cho các chức năng riêng lẻ, bảng tính được xếp ngoài hầu hết mọi ứng dụng bạn có thể nghĩ tới. Nó giống như đi đến một nhà hàng đặc sản, chứ không phải là một nơi cung cấp một chút của mọi món ăn - sự chuyên môn đó làm cho sản phẩm hoàn thành vượt trội.
4. Mỗi lần chỉ có một người có thể sử dụng bảng tính. Đây là một điểm yếu tinh tế, nhưng mạnh mẽ của bảng tính. Chỉ một người có thể làm việc trên bảng tính tại một thời điểm nhất định. Ngay cả trong các tùy chọn bảng tính dựa trên đám mây, nói chung, chỉ một người có thể thực hiện các chỉnh sửa hoạt động, trong khi những người khác làm việc với một bản sao chỉ xem. Điều này làm cho nhóm của bạn cực kỳ khó khăn trong việc duy trì liên lạc tích cực, liên tục hoặc cộng tác trên một sản phẩm hoàn chỉnh. Trong thế giới hiện đại của chúng ta, với những người làm việc từ xa và công nghệ tinh vi hơn, bạn cần nhiều giải pháp hơn để quản lý hợp tác dễ dàng.
5. Cập nhật thời gian thực là không thể. Theo nghiên cứu của Forrester, truyền phát và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực là một số công nghệ tiên tiến quan trọng nhất trong bán lẻ (cũng như một số ngành công nghiệp khác). Với khối lượng thông tin có sẵn và sự gia tăng nhu cầu của người dùng, những thứ như theo dõi hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng đang hướng đến việc truyền phát theo thời gian thực để cung cấp thông tin nhanh hơn, chính xác hơn. Bảng tính không có lợi cho việc cập nhật theo thời gian thực, chúng có thể được tích hợp vào bất kỳ hệ thống nào khác để cập nhật tự động và như chúng tôi đã thấy, chỉ một người dùng có thể thay đổi tại một thời điểm. Cập nhật thời gian thực có giá trị hơn nhiều.
Dùng gì thay thế
Vì vậy, có rất nhiều lý do tốt để ngừng sử dụng bảng tính, nhưng điều đó không làm cho nhu cầu của bạn mất đi. Bạn vẫn cần theo dõi hàng tồn kho. Bạn vẫn cần báo cáo tài chính và rất có thể bạn cần một cách dễ dàng để chuyển đổi các tài liệu cũ của mình sang một hệ thống mới. Điều gì có thể thay thế bảng tính?
Câu trả lời đơn giản là phần mềm chuyên dụng. Có hàng ngàn loại phần mềm theo dõi và quản lý ngoài kia, một số trong đó đáp ứng nhiều nhu cầu nói chung (như phần mềm cộng tác nhóm) và một số trong đó thu hẹp vào một phân khúc tập trung (như phần mềm kế toán). Đặt cược tốt nhất của bạn là chọn một bộ dịch vụ phần mềm, la carte, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu cụ thể của công ty bạn. Không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả mọi người (đó là lý do tại sao bảng tính đang trở nên lỗi thời), vì vậy hãy mua sắm xung quanh và xem xét các lựa chọn của bạn một cách cẩn thận.
Ảnh bảng tính qua Shutterstock
4 Bình luận
