Lưu trữ hồ sơ là một phần thiết yếu của nhiều loại hình kinh doanh ngày nay. Cho dù bạn làm việc trong một văn phòng y tế, trường đại học, công ty pháp lý hoặc tổ chức khác, quản lý các hình thức giữ cho các doanh nghiệp này hoạt động thường là một công việc toàn thời gian. Đôi khi, số lượng giấy tờ do tổ chức tạo ra có thể xuất hiện quá nhiều. Các vấn đề phổ biến mà quản lý hồ sơ phải đối mặt có thể được giảm bớt bằng cách có các hệ thống để xử lý chúng.
$config[code] not foundMất hồ sơ
Hồ sơ bị mất có thể từ một bất tiện nhỏ cho các doanh nghiệp đến một rắc rối to lớn phải mất hàng tháng, hoặc thậm chí nhiều năm, để giải quyết. Chẳng hạn, nếu khách hàng yêu cầu tài liệu từ công ty một cách thường xuyên và bạn không thể cung cấp chúng kịp thời (hoặc hoàn toàn), bạn có nguy cơ mất doanh nghiệp của họ trong tương lai. Nếu các hồ sơ quan trọng là cần thiết cho một vấn đề pháp lý, chẳng hạn như bảo vệ công ty chống lại một vụ kiện, không cung cấp các tài liệu phù hợp có thể tiêu tốn một khoản tiền lớn, hoặc thậm chí có nghĩa là giải thể hoàn toàn doanh nghiệp. Một cách để tránh mất hồ sơ là có một quy trình tổ chức và lưu trữ chi tiết.
Tổ chức thu âm
Tổ chức tập tin thích hợp là một trong những nền tảng của quản lý hồ sơ tốt. Thông thường, các công ty tổ chức các tệp theo thời gian theo năm và sau đó theo thứ tự bảng chữ cái theo tên của khách hàng. Ngoài các bản sao cứng trong hồ sơ của công ty bạn, lưu trữ điện tử là một lựa chọn khả thi giúp tiết kiệm cả không gian và thời gian mà doanh nghiệp của bạn có thể đưa vào sử dụng khác. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn chọn lưu phần lớn các tệp có giá trị trên máy tính của tổ chức của mình, các bản sao cứng vẫn có vị trí của chúng trong kho lưu trữ và tổ chức. Các tài liệu gốc, chẳng hạn như những tài liệu có chữ ký công chứng, thường cần được lưu giữ trong một số năm nhất định hoặc, đôi khi, vô thời hạn.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingLưu trữ hồ sơ
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà bạn lưu giữ hồ sơ, cũng như thời gian công ty hoạt động, bạn có thể thấy mình hết dung lượng cho tất cả các tủ hồ sơ có giá trị của các biểu mẫu bạn phải giữ. Một giải pháp tiềm năng cho vấn đề này là không lưu giữ bất kỳ hồ sơ không liên quan nào. Xem xét bao lâu doanh nghiệp của bạn thực sự cần phải có các hình thức này trong tay. Đối với các mục đích thuế liên bang, phần lớn các tài liệu có thể được xử lý sau một khoảng thời gian xác định, theo chỉ dẫn của Dịch vụ doanh thu nội bộ (IRS), tùy thuộc vào loại lợi nhuận được nộp (xem phần Tài nguyên). Các doanh nghiệp khác nhau, chẳng hạn như văn phòng pháp lý và y tế, được yêu cầu giữ thông tin khách hàng chỉ trong một số năm nhất định, tùy thuộc vào tiểu bang mà họ hoạt động. Một giải pháp khác là lưu trữ hồ sơ tại một cơ sở riêng biệt, chẳng hạn như một đơn vị lưu trữ cho thuê. Bằng cách này, họ không chiếm không gian có giá trị trong khuôn viên doanh nghiệp của bạn mà bạn có thể sử dụng để điều hành tổ chức. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các đơn vị như vậy có thể tốn kém tùy thuộc vào số lượng hồ sơ bạn cần lưu trữ.
