Bạn có thể hoàn thành những điều tuyệt vời trong kinh doanh khi bạn có các công cụ phù hợp, cả về công nghệ và xã hội. Điều này đặc biệt đúng đối với việc quản lý các dự án của công ty.
Với một số công cụ tuyệt vời trong kho vũ khí của bạn, chẳng hạn như những công cụ tiếp theo, bạn sẽ có thể giải quyết tất cả các nhu cầu quản lý dự án của mình.
Bạn có tất cả bảy trong số này?
Phần mềm quản lý dự án
Nhờ công nghệ hiện đại, phần mềm quản lý dự án đã trở nên dễ sử dụng hơn bao giờ hết. Các chương trình tốt nhất cho phép bạn giữ tất cả các cộng tác viên của mình trên cùng một trang, với các mốc thời gian tương tác, theo dõi dữ liệu, dập thời gian, chi tiêu cho từng công việc, thu thập nội dung và khả năng ủy quyền.
$config[code] not foundTheo Tom Treanor, Giám đốc Marketing của Wrike, một công ty phần mềm quản lý dự án, Bạn cần một tùy chọn quản lý dự án giúp dễ dàng tạo các tác vụ, liên quan đến các thành viên trong nhóm thông qua việc gắn thẻ dễ dàng và tích hợp với các nền tảng chia sẻ email và tệp. Sử dụng phần mềm quản lý dự án tuyệt vời là một trong những chìa khóa để đạt được thành công các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Nền tảng có thể chia sẻ
Mọi dự án đều cần quyền truy cập vào các khả năng chia sẻ tệp để giữ cho các thành viên có liên quan của nhóm luôn luôn làm việc. Điều này cho phép truy cập vào các tệp từ người quản lý dự án cho các thành viên trong nhóm và giúp giảm thiểu các vấn đề của dự án và quản lý thời gian không hiệu quả.
Các chương trình chia sẻ tốt nhất sẽ có những phẩm chất sau:
- Trực tuyến và có thể được truy cập bất cứ nơi nào có kết nối Internet
- Chức năng chỉnh sửa đơn giản
- Khả năng gắn dự án vào nhiệm vụ
- Khả năng chia sẻ giữa các cộng tác viên
- Các tính năng bảo mật bảo vệ và sao lưu công việc của bạn
- Tích hợp với phần mềm quản lý dự án của bạn
Trong số các nền tảng chia sẻ được sử dụng phổ biến nhất là Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive và Communifire.
Phân tích dự án
Để giữ cho công việc của bạn chạy trơn tru nhất có thể, bạn cần một công cụ phân tích dự án sẽ thu thập dữ liệu từ phần mềm quản lý dự án. Dữ liệu đó sẽ cải thiện hiệu quả và xử lý của bạn.
Các tùy chọn quản lý dự án tốt nhất sẽ có các phân tích được lập trình ngay trong phần mềm, nhưng bạn cũng có thể tìm các giải pháp thay thế riêng biệt thu thập dữ liệu cho bạn. Báo cáo kết quả sẽ cho bạn thấy thời gian và tiền dành cho từng dự án, số lượng người tham gia, lượng giao tiếp cần thiết và bất kỳ thông tin nào khác bạn cần biết để hợp lý hóa các quy trình và cải thiện điểm mấu chốt của bạn.
Chuẩn giao tiếp
Trước khi bắt đầu một dự án với bất kỳ cộng tác viên nào, bạn phải xác định các tiêu chuẩn giao tiếp của mình. Hầu hết các công ty sử dụng email cho tất cả các giao tiếp, nhưng điều đó đã giành được công việc cho mọi công ty và mọi dự án.
Hãy để các cộng tác viên của bạn biết các kênh thích hợp để đi qua khi họ cần đặt câu hỏi, tham gia các cuộc họp nhóm, thảo luận về ý tưởng sáng tạo và tương tác với các đồng đội.
Ví dụ, bạn có thể muốn tất cả các câu hỏi đơn giản và tương tác nhóm diễn ra trong tính năng nhận xét phần mềm quản lý dự án của bạn; và tất cả các cuộc họp nhóm sẽ diễn ra thông qua trò chuyện video nhóm, chẳng hạn như Google Hangout.
Xác định các tiêu chuẩn này ngay từ đầu sẽ giảm lãng phí thời gian và thông tin sai lệch và giúp bạn cung cấp công việc hiệu quả hơn.
Mẫu
Hầu hết các dự án của bạn có thể sẽ thuộc cùng loại. Ví dụ: nếu bạn chuyên về SEO, bạn sẽ làm việc với các chiến dịch PPC, tín hiệu xã hội và nội dung trang web, trong tất cả khả năng.
Để làm cho các dự án trôi chảy hơn, bạn có thể phát triển các mẫu cho từng loại này. Nó có thể mất thêm một chút thời gian lúc ban đầu, nhưng sẽ có giá trị khi các khía cạnh khác nhau của mỗi dự án chạy hiệu quả hơn và công việc được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm của bạn kết thúc đòi hỏi phải sửa đổi ít hơn.
Trách nhiệm được ủy quyền
Một lời nguyền phổ biến của các nhà quản lý dự án là mong muốn tự làm mọi thứ vì bạn tin rằng bạn sẽ có thể làm điều đó đúng. Thông thường, nó chỉ đơn giản là không thể tự làm mọi thứ và đảm nhận quá nhiều sẽ chỉ dẫn đến công việc kém chất lượng khi bạn chạy đua để hoàn thành mọi thứ đúng hạn.
Một dự án được phân chia hợp lý giữa mỗi thành viên trong nhóm của nó là một dự án mà nhiều khả năng thành công. Chỉ cần nhớ rằng việc ủy thác một nhiệm vụ có nghĩa là bạn tin tưởng các thành viên khác trong nhóm thực hiện công việc một cách chính xác và bạn cần thể hiện sự tin tưởng đó bằng cách chỉ thỉnh thoảng kiểm tra và không vi mô hóa mọi yếu tố của công việc.
Ủy thác trách nhiệm và sau đó tin tưởng các thành viên trong nhóm của bạn để hoàn thành nhiệm vụ sẽ không chỉ làm giảm khối lượng công việc của bạn, mà còn cải thiện hiệu suất của nhân viên theo thời gian.
Lãnh đạo được xác định
Thành công của hầu hết các dự án phụ thuộc vào một nhà lãnh đạo xác định, người sở hữu những đặc điểm của một chuyên gia. Nếu bạn không có một người lãnh đạo rõ ràng, điều này sẽ gây ra sự nhầm lẫn và làm chậm quá trình khi các thành viên trong nhóm của bạn loại bỏ nó trong quá trình ra quyết định vì không ai khác được chỉ định để đưa ra quyết định cuối cùng.
Một nhà lãnh đạo vững chắc có thể đưa những ý tưởng tốt nhất từ các thành viên trong nhóm của bạn vào thực tiễn và đưa ra lời cuối cùng về các quyết định dự án. Trưởng nhóm cũng nên:
- Biện hộ cho tầm nhìn,
- Giao tiếp tốt,
- Giao tiếp cởi mở và trung thực với tất cả các cộng tác viên,
- Tỏ ra nhiệt tình về dự án,
- Đại biểu không có vi mô,
- Thể hiện sự tự tin và kỹ năng ra quyết định mạnh mẽ,
- Biết cách giải quyết vấn đề khi chúng nổi lên,
- Cung cấp thông tin phản hồi và khen ngợi khi xứng đáng,
- Lắng nghe ý kiến của người khác và khuyến khích sự sáng tạo và ý tưởng.
Một nhà lãnh đạo có thẩm quyền là một trong những công cụ quan trọng nhất trong vành đai quản lý dự án của bạn. Với một nhà lãnh đạo được xác định, người sẵn sàng làm việc với tất cả các cộng tác viên của bạn, việc quản lý dự án thành công không chỉ có thể xảy ra.
Quản lý dự án Ảnh qua Shutterstock
7 Bình luận
