Người quản lý và giám đốc điều hành có thể yêu cầu hỗ trợ khi hoàn thành nhiệm vụ công việc của họ, chẳng hạn như thiết lập các cuộc họp bán hàng. Một trợ lý điều hành cấp cao cung cấp hỗ trợ hành chính cho các chuyên gia này. Theo Hướng dẫn Văn bằng, các yêu cầu giáo dục cho vị trí này có thể bao gồm bằng cấp liên kết. Yêu cầu bổ sung có thể liên quan đến khả năng nghiên cứu, kỹ năng phần mềm máy tính và kỹ năng giao tiếp.
$config[code] not foundNhiệm vụ hành chính
Trợ lý điều hành cấp cao thực hiện các nhiệm vụ văn phòng thông thường khi làm việc trong một văn phòng nhỏ hơn. Chúng bao gồm gọi điện thoại, nghiên cứu ý tưởng quà tặng và chấp nhận các gói giao hàng. Trong một văn phòng lớn hơn, các trợ lý điều hành cấp cao có thể giám sát các công nhân thực hiện các nhiệm vụ này, chẳng hạn như nhân viên tiếp tân.
Quản lý hồ sơ tài chính
Quản lý hồ sơ tài chính bao gồm cập nhật tài khoản chi phí, kiểm tra tài khoản tín dụng doanh nghiệp và xử lý yêu cầu thanh toán. Trợ lý có trách nhiệm giữ các tài liệu tài chính này ở một vị trí an toàn. Khi thực hiện công việc này, trợ lý điều hành có quyền truy cập vào thông tin cá nhân nhạy cảm, như số An sinh xã hội và họ thấy thông tin cá nhân khi làm việc với hồ sơ tài chính. Thận trọng là phải.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingĐại diện tại các cuộc họp
Khi các nhà quản lý, giám đốc hoặc giám đốc điều hành bộ phận không thể tham dự một cuộc họp, trợ lý điều hành cấp cao có thể đại diện cho giám đốc điều hành. Các cuộc họp này có thể liên quan đến việc giao dịch với các nhà cung cấp, nhà cung cấp hoặc giám đốc điều hành khác. Trợ lý điều hành phải đại diện cho công ty một cách chuyên nghiệp. Một số trợ lý cần giải quyết tranh chấp và thông báo cho giám đốc điều hành khi vấn đề không được giải quyết nhanh chóng.
Sắp xếp chuyến đi
Một trợ lý sắp xếp việc đi lại cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành. Điều này bao gồm gọi bàn đặt phòng khách sạn và xử lý đặt phòng cho thuê xe. Một số giám đốc điều hành có yêu cầu đặc biệt, chẳng hạn như nhu cầu ăn kiêng, và trợ lý phải theo dõi chúng. Trợ lý điều hành cấp cao xác nhận lịch trình du lịch và thông báo cho giám đốc điều hành.
Kiểm soát tài liệu
Giấy tờ văn phòng yêu cầu xem xét, cập nhật và nộp đơn. Tạo tài liệu có thể liên quan đến bản ghi nhớ, mẫu thư và hóa đơn công ty. Một số tài liệu này yêu cầu chữ ký của người quản lý trước khi trợ lý có thể nộp chúng. Trợ lý điều hành cấp cao được đào tạo về cách xử lý các tài liệu khác nhau. Tài liệu được lưu trữ trong tủ hoặc chuyển vào máy tính.
