Chỉ có tám giờ trong ngày làm việc truyền thống và để doanh nghiệp của bạn duy trì lợi nhuận cao nhất có thể, bạn cần tận dụng tối đa những giờ đó. Năng suất thường được định nghĩa là bao nhiêu công việc, hoặc bao nhiêu nhiệm vụ, bạn và nhân viên của bạn có thể làm trong một khung thời gian nhất định.
Các doanh nghiệp cố gắng tối ưu hóa điều này bằng cách thuê nhiều công nhân tài năng hơn, mua các công cụ và thiết bị tốt hơn và cải thiện các quy trình nội bộ. Nhưng có bao nhiêu trong số những giờ hàng ngày đó bị lãng phí, và điều gì khiến cho nhân viên của bạn lãng phí chúng?
$config[code] not foundWasters thời gian hàng đầu tại nơi làm việc
Mặc dù các tổ chức và cá nhân khác nhau, đây là những lãng phí thời gian phổ biến nhất mà bạn sẽ cần phải đề phòng:
1. Email
Có bao nhiêu email dường như không ngừng hoạt động, không có thông tin có ý nghĩa trong đó? Bạn dành vô số phút mỗi ngày để lướt qua những thông tin không cần thiết, như tất cả đồng nghiệp của bạn, và trên hết, những người gửi ban đầu của bạn đang dành nhiều thời gian hơn để viết những email đó. Phần lớn nhân viên bất cẩn với cách họ tổ chức, viết và gửi email, và cuối cùng, điều này làm tăng thêm hàng giờ lãng phí mỗi ngày.
Sửa vấn đề này bắt đầu với việc hiểu nó. Sử dụng công cụ phân tích email như Gmail Metrics để phân tích việc sử dụng email của công ty bạn và đưa ra kế hoạch hành động để cải thiện nó.
2. Truyền thông xã hội
Sẽ không có gì ngạc nhiên khi nhân viên của bạn có khả năng sử dụng phương tiện truyền thông xã hội tại nơi làm việc, cho dù đọc tin tức hoặc nhắn tin cho bạn bè và thành viên gia đình của họ. Theo một nghiên cứu gần đây, hai phần ba nhân viên Mỹ đăng nhập vào phương tiện truyền thông xã hội ít nhất một lần mỗi ngày khi làm việc, với 20 phần trăm người tham gia khảo sát dành một giờ hoặc hơn một ngày làm việc của họ trên phương tiện truyền thông xã hội.
Xem xét xu hướng tự báo cáo có thể được chơi ở đây, con số có thể còn cao hơn mức này. Điều gì tệ hơn, có một cách không dễ dàng để ngăn chặn điều này. Bạn có thể chặn các trang web truyền thông xã hội trên internet của công ty, nhưng sẽ rất khó để chặn nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân của họ để truy cập phương tiện truyền thông xã hội.
3. Các cuộc họp
Các cuộc họp ban đầu có thể không giống như lãng phí thời gian. Chúng có vẻ như là thành phần quan trọng của sự thành công trong kinh doanh. Nhưng họ rất nguy hiểm vì nhiều lý do, bao gồm cả việc họ bao gồm nhiều người cùng một lúc và thường yêu cầu thời gian chuẩn bị trước cuộc họp. Để làm ví dụ minh họa, hãy xem xét một trường hợp nghiên cứu của Bain, của một công ty lớn (chưa được đặt tên), trong đó một cuộc họp hàng tuần kết thúc đã khiến công ty mất 300.000 giờ mỗi năm.
Các con số tăng lên nhanh chóng, đặc biệt là khi các cuộc thảo luận trong cuộc họp của bạn có thể được thay thế bằng email hoặc khi bạn bao gồm những người không cần phải tham dự. Kiểm soát các cuộc họp của bạn, bằng cách giảm tổng số lượng và thời gian họp của bạn, có thể giúp bạn tránh lãng phí này. Các cuộc họp, đối với nhiều tổ chức, là một điều ác cần thiết, vì vậy thay vì loại bỏ chúng, bạn có thể làm việc để làm cho chúng hiệu quả nhất có thể. Hãy chắc chắn rằng bạn có một chương trình nghị sự rõ ràng trước mỗi cuộc họp.
4. Nói chuyện và nhắn tin
Giao tiếp không liên quan đến công việc là một nguyên nhân chính khác gây lãng phí thời gian tại nơi làm việc. Nhân viên buôn chuyện và trò chuyện với đồng nghiệp của họ, và dành thời gian nói chuyện và nhắn tin trên điện thoại của họ, có lẽ là với bạn bè và những người thân yêu. Theo khảo sát của Harris, nói chuyện và nhắn tin trên điện thoại trên điện thoại là nguyên nhân hàng đầu tự báo cáo về việc lãng phí thời gian, với 50% số người được hỏi cho rằng đó là nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Nguyên nhân cao thứ hai là tin đồn, với 42 phần trăm số người được hỏi thừa nhận nó một cách thường xuyên.
Một lần nữa, hãy xem xét xu hướng tự báo cáo ở đây, có nghĩa là con số thực có thể còn cao hơn. Đây là một chế độ lãng phí thời gian khác mà rất khó để sửa. Bạn không muốn ngăn chặn sự giao tiếp của nhân viên, hoặc bạn có thể làm hỏng tính năng động và tinh thần làm việc nhóm của tổ chức. Bạn cũng có thể dễ dàng tịch thu nhân viên điện thoại của bạn khi họ đi làm.
Tại sao thời gian lãng phí không phải là một điều xấu
Sau khi đọc bài viết này, bạn có thể coi lãng phí thời gian là một trong những mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Bạn có thể bị cám dỗ để bắt đầu kiểm soát nhân viên của mình, giám sát việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội và thiết bị cá nhân của họ và đảm bảo họ vẫn làm việc hiệu quả nhất có thể. Tuy nhiên, don liên doanh vào quản lý vi mô. Các nghiên cứu cho thấy vi mô nhân viên của bạn có ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và cũng làm giảm tinh thần.
Bên cạnh đó, một số lãng phí thời gian thực sự có thể có hiệu quả trong thời gian dài. Ví dụ, nghỉ năm phút trên phương tiện truyền thông xã hội có thể giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng và cảm thấy gần gũi hơn với gia đình và bạn bè của họ. Cách tiếp cận đúng đắn, sau đó, là nhận thức được những kẻ lãng phí thời gian tiềm năng này và bảo vệ chống lại chúng - nhưng không quá nghiêm ngặt.
Năng suất có thể là một chút của một trò chơi số, nhưng không phải mọi thứ về hiệu quả của nhân viên đều có thể giảm xuống thành số.
Ảnh qua Shutterstock
4 Bình luận
