Trong nhiều công ty, bộ phận nhân sự xử lý tất cả các hồ sơ nhân sự của từng nhân viên, quá khứ và hiện tại. Các hồ sơ này theo truyền thống được lưu giữ trên giấy, tạo ra các vấn đề về lưu trữ, khả năng xác định vị trí hồ sơ và tuổi thọ. Thay đổi hệ thống nhân sự trên máy vi tính có thể giúp giải quyết một số vấn đề này.
Không gian
Giữ hồ sơ giấy chiếm rất nhiều không gian. Công ty càng có nhiều nhân viên, càng cần nhiều không gian để lưu trữ tất cả các hồ sơ, đặc biệt nếu công ty lưu giữ hồ sơ cho các nhân viên trước đây. Một hệ thống máy tính cho phép một công ty chuyển tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số, chỉ chiếm không gian cho máy tính. Hầu hết các máy tính có nhiều dung lượng ổ cứng để lưu trữ tất cả các hồ sơ nhân viên cần thiết. Một công ty sau đó được tự do sử dụng không gian lưu trữ cũ cho hồ sơ giấy cho một văn phòng khác hoặc một số loại lưu trữ khác.
$config[code] not foundKhả năng tiếp cận
Hồ sơ giấy, cho dù chúng được nộp tốt đến đâu, có thể mất vài phút để tìm kiếm thông tin cụ thể. Bạn phải tìm tệp cho đúng nhân viên, thường dễ dàng miễn là các tệp được giữ theo thứ tự bảng chữ cái tốt, nhưng vẫn có thể mất thời gian tùy thuộc vào số lượng tủ hồ sơ bạn phải đi bộ để có được. Sau đó, bạn vẫn phải xác định vị trí tài liệu cụ thể mà bạn cần, việc này có thể mất thời gian, đặc biệt nếu tệp của nhân viên dày. Tuy nhiên, nếu hệ thống nhân sự được lưu trữ trên máy tính, việc tìm kiếm thông tin bạn đang tìm kiếm thông qua các tính năng tìm kiếm của máy tính chỉ mất vài giây. Nhà tuyển dụng cũng có thể xem các tập tin từ nhiều máy tính và thậm chí cả các văn phòng ở nhiều thành phố.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingThời gian
Ngoài việc tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm các tài liệu cụ thể trong các tập tin giấy, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm thời gian theo những cách khác. Nếu chủ lao động yêu cầu tệp giấy của ai đó do hành động kỷ luật hoặc để xem xét hiệu suất, cô ấy sẽ phải đợi ai đó xác định vị trí tệp và giao nó cho cô ấy. Khi hệ thống được vi tính hóa, cô ấy có thể chỉ cần tra cứu thông tin trên máy tính mà không phải chờ đợi. Nộp hồ sơ đi cũng được thực hiện nhanh hơn, tiết kiệm thời gian nộp đơn.
Số liệu thống kê
Nhà tuyển dụng đôi khi dựa vào số liệu thống kê để đánh giá nhân viên của họ và nhu cầu của công ty. Khi hồ sơ nhân sự được vi tính hóa, một nhà tuyển dụng có thể hướng dẫn máy tính thu thập số liệu thống kê cụ thể, chẳng hạn như mức sản lượng, sự vắng mặt hoặc tỷ lệ doanh thu, để tìm cách cải thiện công ty. Những thống kê này có thể cung cấp cho một nhà tuyển dụng rất nhiều thông tin quan trọng. Nếu quản lý cấp trên yêu cầu các số liệu thống kê này, máy tính giúp bạn dễ dàng biên dịch thông tin và có thể nhanh chóng tạo một biểu đồ để minh họa rõ hơn các số liệu thống kê.
Xu hướng
Một số nhân viên thể hiện xu hướng trong thói quen làm việc của họ có thể gợi ý cho chủ nhân về các vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ, một nhân viên có thể có thói quen gọi ốm mỗi vài tuần một lần vào cùng một ngày trong tuần. Một số nhân viên chọn Thứ Hai hoặc Thứ Sáu để kéo dài một ngày cuối tuần, trong khi những người khác chọn một tuyến đường kín đáo hơn bằng cách sử dụng một ngày vào giữa tuần. Một hệ thống nhân sự được vi tính hóa có thể giúp chủ nhân xác định các xu hướng như thế này dễ dàng hơn là dựa vào hồ sơ giấy và bộ nhớ.
