Email là phước lành và suy nghĩ của kinh doanh hiện đại. Một công cụ tự tay có thể thay đổi tiếp thị, truyền thông, dịch vụ khách hàng và quản lý dự án của bạn cho một công ty. Đồng thời, email đã trở thành cuộc diễu hành không ngừng nghỉ không ngừng kết thúc và trở thành một gánh nặng không thể có trong việc kinh doanh.
Nhân viên văn phòng trung bình hiện dành 28% thời gian của họ để chuyển qua email. Do đó, điều đó chỉ có nghĩa là chúng ta nên giúp các doanh nghiệp giảm bớt sự lộn xộn của email trong hộp thư đến của họ.
$config[code] not foundGiảm sự lộn xộn email ngay hôm nay
Có thời gian cụ thể trong ngày để kiểm tra email
Nếu bạn kiểm tra email mọi lúc, bạn sẽ không bao giờ hoàn thành công việc.
Timothy Ferriss, tác giả của Tuần làm việc 4 giờ, là bậc thầy của việc này. Anh ta kiểm tra email mỗi tuần một lần. Mặc dù điều đó có thể hơi cực đối với hầu hết các doanh nhân, hãy nhớ rằng bạn không cần phải ngồi trước email cả ngày. Đó là một sự phân tâm lớn.
Tạo phản hồi nồi hơi
Nhiều khả năng bạn có một vài email mà bạn cần liên tục gửi qua email. Tạo một số mẫu soạn sẵn mà bạn có thể dễ dàng thay thế, do đó bạn không phải liên tục viết cùng một thông tin.
Ví dụ, là một nhà văn tự do, khách hàng liên tục hỏi tôi về danh mục đầu tư bằng văn bản của tôi. Tôi có một email trong bản nháp mà tôi sử dụng nhiều lần với các liên kết đến các bài đăng trên blog khác nhau mà tôi đã viết trong nhiều năm qua. Điều này tiết kiệm cho tôi những rắc rối để liên tục viết lại chúng, và khách hàng có được một đại diện tốt cho công việc của tôi. Nhưng xin lưu ý: Đảm bảo tùy chỉnh email đủ cho mỗi người nhận. Mặc dù một số phần của email có thể là tiêu chuẩn, những phần khác nên giải quyết các câu hỏi cụ thể mà người nhận của bạn có.
Một ý tưởng khác là thay vì tạo các mẫu soạn sẵn, hãy biến một số các mẫu này thành video hoặc bài đăng trên blog. Bằng cách này, bạn thậm chí có thể đặt ra một vài câu hỏi chung chung và những khách hàng tiềm năng mới đến blog hoặc kênh YouTube của bạn để tìm hiểu thêm về doanh nghiệp của bạn.
Thiết lập một vài tài khoản email
Một trong những thách thức lớn nhất của hầu hết các doanh nhân là họ có một email cho tất cả mọi thứ. Tuy nhiên, khi bạn phát triển, bạn muốn tách email, dựa trên nhiệm vụ. Mặc dù bạn có thể có email chuyển tiếp đến một email dễ hiểu, cuối cùng bạn có thể sử dụng các địa chỉ email khác nhau để ủy thác nhiệm vụ cho trợ lý.
Ngoài ra, bạn nên có một tài khoản spam để bảo vệ email của mình. Tôi sử dụng Gmail, vì tôi chặn các email không mong muốn thông qua Unroll (xem bên dưới).
Dừng chuỗi email
Bạn có ghét những chuỗi email nhỏ với một vài từ trong mỗi email. Một lần nữa, 4 giờ làm việc, là tuyệt vời trong việc giảm thời gian hút email. Gửi email chi tiết với nhiều tùy chọn để giảm số lượng chuỗi email. Một email dài có thể mất ít thời gian hơn so với 5-10 email ngắn.
Bỏ kiểm soát
Thật đáng ngạc nhiên khi một sản phẩm có thể thay đổi cuộc sống của bạn. UnRoll là một sản phẩm Gmail cho phép bạn cuộn tất cả các đăng ký email vào một email hàng ngày. Thay vì nhận email trong suốt cả ngày, bạn có thể chọn email nào bạn muốn cuộn thành email hàng ngày.
Đối với những người xử lý các quy trình email của họ, như đã thảo luận ở trên, thì đây là một công cụ lý tưởng để bạn xử lý tất cả các email cùng một lúc. Bạn nhận được một email hàng ngày, nơi bạn có thể chọn và chọn email nào phù hợp với nhu cầu của bạn.
Tuy nhiên, tôi sẽ không sử dụng điều này để liên lạc cá nhân với khách hàng, nhưng điều này rất tốt cho đăng ký thường xuyên và nhắc nhở sự kiện.
Email thần đèn
Plugin Outlook này sử dụng thuật toán để xác định xem thông tin có quan trọng hay không. Về cơ bản, Email Genie sắp xếp các email quan trọng để bạn đọc trước bằng cách làm nổi bật những email quan trọng, để bạn biết nên đọc email nào trước.
Thách thức lớn với plugin này là nó chỉ hoạt động trên Microsoft Outlook Exchange, không phải ai cũng sử dụng.
Sử dụng Email cho doanh nghiệp của bạn
Email là một công cụ tuyệt vời để giúp bạn tăng năng suất của bạn. Tuy nhiên, bạn phải quản lý nó đúng cách để xây dựng doanh nghiệp của bạn. Như họ nói, làm việc trong đấu với làm việc trên doanh nghiệp của bạn, email hoạt động trong một tĩnh mạch tương tự.
Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng nó để cải thiện công việc kinh doanh của mình và không bị choáng ngợp khi sử dụng nó quá thường xuyên. Các ý tưởng được thảo luận ở trên sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với việc sử dụng email của bạn.
Ảnh máy tính qua Shutterstock
6 Bình luận
