Nghi thức kinh doanh ảnh hưởng đến cách người khác nhìn nhận bạn ở nơi làm việc - bao gồm đồng nghiệp, người giám sát và khách hàng. Nếu bạn được yêu cầu dành vài phút cho một cuộc họp, điểm quan trọng nhất là giữ họ rõ ràng, súc tích và chính xác.
Chuẩn bị và cơ bản
Bất cứ khi nào bạn tham dự một cuộc họp kinh doanh, hãy đến đó sớm và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi nhiệm vụ mà bạn có thể sẽ thực hiện tại cuộc họp. Nếu bạn đang giữ những phút bạn nên có máy tính xách tay hoặc máy tính đã sẵn sàng, cùng với các vật dụng cần thiết khác như bút hoặc thiết bị ghi âm. Tham dự được ghi lại trong biên bản, vì vậy chuẩn bị một tấm đăng nhập trước thời hạn. Bảng đăng nhập phải có tên của mỗi người tham dự và một khoảng trắng để đánh dấu thời gian đến.
$config[code] not foundMặc dù nó chống lại nghi thức kinh doanh để làm gián đoạn các diễn giả khác tại một cuộc họp kinh doanh, nhưng người làm phút này dự kiến sẽ ghi chú chính xác những gì đã nói và thực hiện tại cuộc họp. Bất kỳ chuyển động chính thức phải được ghi lại nguyên văn. Nói lên và đặt câu hỏi làm rõ nếu bạn không nghe hoặc hiểu một cái gì đó đủ tốt để ghi lại chính xác.
Đó là công việc của người điều hành cuộc họp để tạo ra một chương trình nghị sự và theo dõi cuộc họp. Nếu cuộc họp trôi xa khỏi chương trình nghị sự được thiết lập, biên bản sẽ phản ánh điều này. Luôn có khả năng một ngày nào đó bạn sẽ được yêu cầu làm rõ chính xác những gì đã xảy ra tại một cuộc họp. Không có vấn đề gì, bạn nên đảm bảo phút của bạn mô tả chính xác những gì đã thực sự xảy ra và theo thứ tự nào.
Nghi thức xã giao phút
Biên bản cuộc họp không chỉ là ghi chú cho sự thuận tiện của những người tham dự cuộc họp. Biên bản cuộc họp là một hồ sơ pháp lý về những gì đã được thực hiện tại cuộc họp đó theo một bài viết của nghị sĩ đã đăng ký, bà Nancy Sylvester.
Bạn không cần phải ghi lại mọi chi tiết của những gì đã nói. Ngoại trừ các chuyển động chính thức, chỉ cần tóm tắt nội dung. Chỉ bao gồm các chi tiết sẽ vẫn còn quan trọng trong tương lai cho bất cứ ai nhìn qua phút. Sử dụng các từ khóa để tổng hợp ý chính của mỗi cuộc thảo luận.
Tránh mọi bình luận, ý kiến cá nhân hoặc ngôn ngữ mô tả trong vài phút. Những điều này không chỉ chủ quan mà còn có thể gây bối rối cho chủ đề bình luận của bạn sau này. Ví dụ: bạn có thể thêm một ghi chú ghi "Ông Smith rời cuộc họp lúc 2:45 chiều", nhưng bạn không nên diễn đạt nó là "Ông Smith trở nên tức giận với bà Jones và xông ra khỏi cuộc họp."
Để tránh những bình luận không cần thiết, đừng cố mô tả giai điệu cảm xúc của cuộc họp bằng mọi cách. Chẳng hạn, "Bà Jones nhấn mạnh rằng số liệu bán hàng sẽ cải thiện trong quý tới" là quá chủ quan và sẽ được diễn đạt tốt hơn vì "Bà Jones nói rằng số liệu bán hàng sẽ cải thiện trong quý tới." Hãy để sự thật đối mặt với chính họ.
