Trở lại năm 1917, Bankers Box® đầu tiên đã chuyển sang lưu trữ hồ sơ văn phòng. Như tên cho thấy nó được thiết kế cho nhân viên ngân hàng để quản lý hồ sơ ngân hàng. Tuy nhiên, ngay sau đó, nó đã được các doanh nghiệp thuộc mọi loại thông qua để tổ chức và lưu trữ hồ sơ.
$config[code] not foundChuyển tiếp nhanh 95 năm. Thế giới đã thay đổi, nhưng có một vài điều thiên đường. Một điều đã thay đổi là nhu cầu quản lý tài liệu và hồ sơ trong doanh nghiệp của bạn.
Trong thực tế, quản lý hồ sơ đã trở thành một mối quan tâm thậm chí còn lớn hơn trong thế giới hiện đại của chúng ta. Ví dụ, kiện tụng là một thực tế của cuộc sống trong kinh doanh ngày nay. Những lo ngại về kiện tụng đã tăng tiền cược khi nói đến việc lưu giữ hồ sơ - có một chính sách vững chắc để giữ lại và phá hủy các hồ sơ và có thể lấy lại chính xác chúng nếu cần, rất quan trọng. Và đó chỉ là một ví dụ.
Tuy nhiên, quá nhiều doanh nghiệp hoặc don don có một giải pháp quản lý tài liệu tốt và kết quả là không chắc chắn do hồ sơ được tổ chức kém - hoặc họ đang thuê ngoài vì nhận thức sai lầm, đó là một vấn đề đau đầu để xử lý các hồ sơ nội bộ.
Và điều đó thật đáng tiếc. Tại sao? Bởi vì quản lý hồ sơ thông qua một giải pháp nội bộ là có thể thực hiện được và có những lợi thế - nó không khó, nó có thể tiết kiệm tiền, nó tiện lợi, nó an toàn hơn và giúp bạn tổ chức.
Quản lý hồ sơ nội bộ nằm trong khả năng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Fellowes, một công ty được công nhận vì cam kết đổi mới tại nơi làm việc, gần đây đã khảo sát những người ra quyết định tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ với 1 - 1.000 nhân viên. Khảo sát đó cho thấy những lợi thế của việc quản lý hồ sơ nội bộ, như sau:
1) Tiết kiệm tiền - 52% những người sử dụng hệ thống quản lý tài liệu nội bộ nói rằng nó đã giúp họ tiết kiệm tiền / cắt giảm chi phí. Không chỉ vậy, 16% trong số họ nói rằng một hệ thống quản lý tài liệu nội bộ đã có tác động tích cực mạnh mẽ đến các chi phí hoạt động.
Trong thực tế, chi phí là một động lực chính để chuyển sang một giải pháp nội bộ. Gần 65% những người chuyển sang giải pháp quản lý tài liệu nội bộ nói rằng chi phí lưu trữ tài liệu ngoài công trường, băm nhỏ, ràng buộc và cán màng là một yếu tố quyết định của họ.
Để có được một ảnh chụp nhanh về công ty tiết kiệm tiềm năng của bạn, hãy thử Trình phân tích tiết kiệm Fellowes tại Savinganalyzer.fellowes.com.
2) Không còn chi phí bất ngờ và ẩn Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp sử dụng lưu trữ và truy xuất tài liệu ngoài trang web là các khoản phí bất ngờ có thể làm tăng chi phí chung của việc quản lý hồ sơ ngoài trang web. Ngoài phí lưu trữ và truy xuất cơ bản, còn có các khoản phụ phí cho phụ phí nhiên liệu, hộp kích thước lẻ, tái đấm bốc, thu hồi gấp, giao hàng gấp, giao hàng bên thứ ba, tối thiểu lưu trữ, phí xử lý, phí chương trình, phá hủy / lưu trữ, thanh toán chi tiết, và phí photocopy. Một giải pháp nội bộ có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ tất cả các chi phí này. Biểu đồ này cho thấy tác động tiêu cực của rất nhiều khoản phí:
Nhấn vào đây để xem hình ảnh biểu đồ lớn hơn
3) Thời gian truy xuất nhanh hơn - Thời gian là tiền bạc trong kinh doanh. Chỉ 14% nói rằng nhà cung cấp quản lý tài liệu ngoài trang web của họ đã lấy tài liệu cùng ngày theo yêu cầu. Gần một phần ba nói rằng phải mất ba ngày hoặc hơn để lấy lại hồ sơ - đôi khi hơn một tuần! Với một giải pháp trong nhà, tốc độ nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
4) Hiệu quả và tiện lợi được cải thiện - Theo khảo sát, 74% nói rằng việc quản lý tài liệu ngoài trang web không có tác động hoặc tác động tiêu cực đến hiệu quả.
Fellowes đã tạo Trình phân tích tiết kiệm để tính toán tiềm năng tiết kiệm của bạn. Chỉ mất 60 giây để chạy máy tính - hãy thử và xem.
7 Bình luận
