Thực thi nhập cư ngày càng tăng hiện là một dấu hiệu của chính quyền ở Washington. Trong 100 ngày đầu tiên sau khi ông Trump nhậm chức, các vụ bắt giữ nhập cư của Cơ quan Di trú và Thực thi Hải quan Hoa Kỳ (ICE) đã tăng gần 40% so với năm 2016. Ngoài ra, chính quyền đang bổ sung 10.000 đại lý mới vào ICE.
Với việc thực thi tăng cường như thế này, các nhà tuyển dụng nên chuẩn bị cho một sự đột biến trong kiểm toán ICE và điều tra nhập cư.
$config[code] not foundBây giờ là thời điểm tốt để kiểm tra lại các chính sách để đảm bảo công ty của bạn tuân thủ các yêu cầu lưu trữ hồ sơ I-9. Nó cũng quan trọng hơn bao giờ hết để luôn cập nhật về những thay đổi trong luật lao động nhập cư.
Nếu bạn don lồng, tác động có thể là lớn. Ngay cả các lỗi lưu trữ hồ sơ nhỏ dường như có thể có hậu quả đắt tiền bao gồm tiền phạt, gián đoạn kinh doanh hoặc tệ hơn.
Dưới đây là ba điều bạn nên làm để bảo vệ doanh nghiệp của mình:
1. Sử dụng Mẫu I-9 mới bắt đầu từ ngày 18 tháng 9
Bạn có biết rằng tất cả các nhà tuyển dụng đều phải có nhân viên hoàn thành và ký vào mẫu đơn I-9 khi thuê? Nó đã là luật trong nhiều thập kỷ. Đó là một yêu cầu cho dù nhân viên được sinh ra ở Hoa Kỳ.
Ở đây, những gì đã thay đổi. Vào ngày 17 tháng 7 năm 2017, một mẫu I-9 mới đã được ban hành. Tất cả các nhà tuyển dụng là bắt buộc sử dụng Mẫu I-9 mới bắt đầu từ ngày 18 tháng 9 năm 2017hoặc đối mặt với các khoản tiền phạt có thể có khi sử dụng một hình thức lỗi thời.
Vào ngày 18 tháng 9, bạn sẽ cần bắt đầu sử dụng mẫu I-9 với ngày sửa đổi là 17/07/2017.
Vậy làm thế nào để bạn luôn cập nhật để đảm bảo bạn sử dụng các mẫu I-9 chính xác trong quy trình lên máy bay của bạn? Một cách dễ dàng là sử dụng Ứng dụng thông minh HRdirect I-9 và W-4.
2. Tự kiểm tra tuân thủ
Mặc dù có ý định tốt nhất, nhưng tất cả các công ty đều dễ dàng vượt qua việc lưu trữ hồ sơ I-9 của họ cho các nhân viên hiện tại và trong quá khứ - với những hậu quả đắt giá.
Số tiền phạt tăng gấp đôi trong năm qua. Tiền phạt cho các vi phạm lưu trữ hồ sơ hiện ở mức $ 2,156 cho mỗi lần vi phạm. Tiền phạt nhảy lên tới 4.313 đô la cho những người cố tình thuê nhân công không có giấy tờ. Trong trường hợp phạm tội nhiều lần, hình phạt có thể vượt quá 20.000 đô la và thậm chí bao gồm cả hình phạt tù.
Bằng cách tiến hành tự kiểm tra I-9, bạn có thể hành động đủ sớm để giảm thiểu hoặc tránh hậu quả nghiêm trọng. Tự kiểm tra I-9 giúp công ty của bạn:
- xác định và sửa chữa sai lầm,
- loại bỏ hồ sơ công ty của bạn không còn cần phải lưu giữ, và
- đảm bảo bạn không vô tình sử dụng lao động không có giấy tờ.
Thời gian để tự kiểm tra I-9 là trước khi ICE ở trước cửa yêu cầu hồ sơ của bạn.
ComplyRight có một hướng dẫn hữu ích về cách tiến hành tự kiểm toán. Nhận hướng dẫn tự kiểm toán I-9 miễn phí tại đây.
3. Chuẩn bị trước về cách trả lời kiểm toán ICE
Các nhà điều tra ICE liên bang có quyền xuất hiện tại một doanh nghiệp không được báo trước với Thông báo kiểm tra để kiểm tra các mẫu I-9 cho nhân viên hiện tại. Sử dụng lao động trong các thành phố tôn nghiêm, và những người trong các ngành công nghiệp như cảnh quan, khách sạn và nhà hàng, có thể được xem xét kỹ lưỡng. Không quan trọng là doanh nghiệp nhỏ như thế nào - doanh nghiệp của bạn có thể được chọn ngẫu nhiên.
Mặc dù ICE có quyền tiến hành kiểm toán, có những điều mà nhà tuyển dụng có thể làm để giới hạn phạm vi của bất kỳ hành động nào như vậy:
- Giữ tài liệu I-9 ở một nơi, tách biệt với hồ sơ nhân viên khác.
- Giới hạn các hồ sơ bạn cung cấp chỉ những gì được yêu cầu.
- Không đồng ý với bất kỳ tìm kiếm nào trong khu vực không công khai mà không có lệnh khám xét hợp pháp.
- Donith bị áp lực từ bỏ thời gian thông báo được phép của bạn. Thông thường các doanh nghiệp được hưởng ba ngày thông báo.
Ngoài ra, chỉ định một nhân viên để điều phối phản hồi của công ty đối với kiểm toán ICE. Nhân viên đó nên được đào tạo kỹ lưỡng trước, bao gồm cả khi tìm kiếm tư vấn pháp lý.
Bằng cách tuân theo các thực tiễn tốt nhất như thế này, kiểm toán ICE có thể được giữ trong một mối phiền toái kinh doanh nhỏ, thay vì một sự gián đoạn lớn với tiền phạt dốc và các hình phạt khác.
Trong môi trường ngày nay, nó rất quan trọng hơn bao giờ hết để thực hiện các bước đúng, như ba hành động trên. ComplyRight chuyên giúp đỡ các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô điều hướng sự phức tạp của việc tuân thủ việc làm nhập cư và có nhiều tài nguyên trên trang web của mình có thể giúp đỡ.
Hình: Cơ quan Thực thi Di trú và Hải quan
Thêm trong: Được tài trợ
