Chức năng thư ký có thể bao gồm các nhiệm vụ văn thư khác nhau như trả lời điện thoại, đánh máy, nộp hồ sơ, mở thư và nhận cà phê. Một thư ký phục vụ như một trợ lý cho một người quản lý có chức năng tương tự. Tuy nhiên, loại thư ký này báo cáo trực tiếp cho người quản lý (trái ngược với mọi người khác trong công ty) và hỗ trợ người quản lý theo nhiều cách khác nhau để làm cho công việc của anh ta dễ dàng hơn cũng như giữ cho văn phòng được tổ chức.
$config[code] not foundChức năng giao tiếp
Là thư ký của người quản lý, bạn sẽ thường là người liên lạc đầu tiên cho những người cố gắng tiếp cận sếp của bạn cả trong và ngoài công ty. Không giống như một nhân viên tiếp tân hoặc tổng thư ký trả lời điện thoại cho toàn bộ nhân viên, bạn có thể chỉ chịu trách nhiệm trả lời các cuộc gọi đến cho người quản lý của bạn. Bạn sẽ phải sàng lọc các cuộc gọi để xác định xem bạn có thể giúp người gọi hoặc nếu sếp của bạn sẵn sàng nhận cuộc gọi. Hỗ trợ người quản lý bao gồm chào hỏi khách đến văn phòng của người quản lý của bạn và chỉ đạo họ theo hướng dẫn của người quản lý. Chức năng thư ký cho người quản lý của bạn cũng có thể bao gồm kết nối với các chuyên gia khác thay mặt cô ấy thông qua thư từ, gọi điện thoại và gửi email.
Chức năng tổ chức
Các nhà quản lý mong muốn thư ký của họ được tổ chức. Bạn sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo các tệp văn phòng được giữ trật tự và bất kỳ tài liệu bí mật nào được đặt trong một khu vực an toàn. Bạn có thể phải sắp xếp qua thư đến để xác định những gì được đưa cho người quản lý của bạn, đã nộp hoặc loại bỏ. Hỗ trợ người quản lý thường bao gồm giữ lịch trình của mình. Anh ấy sẽ mong bạn theo dõi các cuộc hẹn của anh ấy, lên lịch các cuộc họp và sắp xếp chuyến đi của họ khi cần thiết. Các chức năng bổ sung có thể bao gồm thiết lập các cuộc gọi hội nghị và tham dự các cuộc họp cũng như cung cấp chương trình nghị sự và mất vài phút.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingChức năng quản lý
Mặc dù bạn là thư ký của người quản lý, một số trách nhiệm của bạn có thể bao gồm quản lý. Hỗ trợ người quản lý đôi khi có thể có nghĩa là tự mình làm người quản lý. Sếp của bạn có thể giao cho bạn nhiệm vụ giám sát một số dự án nhất định như quản lý cơ sở dữ liệu hoặc tạo và cập nhật báo cáo. Nếu có các nhân viên văn thư khác trong văn phòng, bạn có thể chịu trách nhiệm quản lý họ và phân công công việc hàng ngày của họ. Họ có thể báo cáo trực tiếp cho bạn thay vì người quản lý của bạn và bạn có thể đóng vai trò là người giám sát trực tiếp của họ. Bạn cũng có thể được yêu cầu đào tạo nhân viên khác và thậm chí hướng dẫn người giám sát của bạn về những vấn đề như dạy họ cách vận hành máy văn phòng hoặc sử dụng các gói phần mềm.
