Đo lường thời gian của nhân viên đã đi một chặng đường dài kể từ ngày nhân viên tự đóng dấu thời gian và đưa chúng vào.
Thông qua sự kỳ diệu của công nghệ đám mây, giờ đây, có thể theo dõi hoạt động của nhân viên của bạn, ghi lại thông tin về thời gian đầu tư vào một số dự án nhất định và tạo ra các báo cáo có ý nghĩa để cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng về những gì xảy ra trong doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Phần mềm theo dõi thời gian rất hữu ích cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các doanh nghiệp lớn. Những ứng dụng này là một khoản đầu tư tuyệt vời cho nhiều loại hình kinh doanh, cho dù bạn đang làm kế toán và kế toán, xây dựng, khách sạn, dịch vụ vệ sinh, hệ thống ống nước và sưởi ấm, bán lẻ hoặc bất kỳ ngành nào khác trong đó theo dõi hoạt động của nhóm và chi phí xử lý là tối quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.
$config[code] not foundCác ứng dụng theo dõi thời gian rất hữu ích cho cả nhóm để theo dõi thời gian, xử lý bảng lương và xử lý các quy trình hành chính quan trọng. Một ứng dụng theo dõi thời gian tốt có thể mở rộng và có thể được sử dụng ở các cấp độ khác nhau (ví dụ: nhân viên tại chỗ hoặc nhân viên nội bộ, quản lý nhóm, nhân sự, tính lương) để tiết kiệm thời gian và tiền bạc và hiểu rõ hơn về các dự án. Nhà tuyển dụng được hưởng lợi bằng cách biết thời gian được sử dụng như thế nào, trong khi nhân viên có thể thư giãn khi biết rằng họ sẽ được trả tiền cho mỗi phút họ làm việc.
Các loại phần mềm theo dõi thời gian
Phần mềm theo dõi thời gian có nhiều hình dạng và kích cỡ. Một số đến dưới dạng các mô-đun trong các ứng dụng kế toán và hóa đơn như FreshBooks, nơi nhân viên có thể đăng nhập hàng giờ từ bất cứ nơi nào và sau đó tự động tạo hóa đơn thông qua phần mềm.
Tương tự như vậy, phần mềm quản lý dự án trực tuyến toàn diện thường sẽ bao gồm các tính năng theo dõi thời gian. Mavenlink, ví dụ, cung cấp hỗ trợ theo dõi và phê duyệt thời gian, cho phép ghi nhật ký hoạt động và thanh toán dễ dàng trong môi trường tập trung vào dự án.
Nếu bạn không có một mô-đun theo dõi thời gian trong phần mềm kinh doanh hiện tại của bạn, có rất nhiều ứng dụng theo dõi thời gian độc lập. Nhiều người trong số này có các bản dùng thử miễn phí, vì vậy họ rất lý tưởng nếu bạn muốn mua sắm những thứ phù hợp với ngân sách của mình.
Chọn phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất
Khi bạn đang nghiên cứu ứng dụng nào sẽ sử dụng, có một số chức năng cần chú ý. Tất nhiên, bạn sẽ cần phải suy nghĩ về những tính năng nào trong số những tính năng này dư thừa so với yêu cầu của bạn, nhưng phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất sẽ phục vụ hầu hết hoặc tất cả các chức năng sau:
Theo dõi thời gian
Khả năng giám sát thời gian của cả nhân viên làm việc theo giờ và lương là mục đích chính của ứng dụng theo dõi thời gian. Nếu bạn có nhân viên trong lĩnh vực này, hãy tìm một dịch vụ cung cấp đồng hồ đa thiết bị vào / ra. Một số giải pháp, chẳng hạn như Vericlock, cung cấp khả năng đột nhập qua tin nhắn văn bản hoặc SMS hoặc qua ứng dụng điện thoại thông minh chẳng hạn.
Hỗ trợ ngoại tuyến là bắt buộc nếu bạn có nhân viên đang làm việc tại các địa điểm nơi truy cập Internet bị hạn chế hoặc không có sẵn. Một số công cụ theo dõi thời gian, bao gồm TSheets, cung cấp các tính năng GPS, do đó bạn có thể theo dõi thực tế những gì nhân viên hiện trường của bạn đang làm.
Nhiều công cụ sẽ cung cấp cho bạn khả năng thiết lập cảnh báo để nhắc nhở nhân viên của bạn đồng hồ vào và ra, và một tính năng bảo vệ để tự động theo dõi những nhân viên mà Aren được cho là đồng hồ.
Bảng chấm công
Xử lý bảng chấm công là một phần quan trọng của ứng dụng theo dõi thời gian. Phần mềm cho phép bạn phân chia bảng thời gian theo dự án là lý tưởng, bởi vì nó giúp quá trình thanh toán dễ dàng hơn. Khi chọn một giải pháp, hãy chú ý đến quy trình phê duyệt của nó.
Lý tưởng nhất, bạn muốn một giải pháp cho phép người quản lý dự án hoặc bộ phận nhanh chóng và dễ dàng phê duyệt hoặc từ chối bảng chấm công. Timesheets.com là một ví dụ về giải pháp cho phép bạn làm điều này. Nhiều ứng dụng gửi cho bạn thông báo qua email khi bảng chấm công hoặc chi phí đã được gửi.
Kiểm soát làm thêm giờ là một khía cạnh khác của phần mềm theo dõi thời gian có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và tiết kiệm tiền cho bạn. Nhiều ứng dụng tốt nhất cung cấp các cảnh báo ngoài giờ, có thể thông báo cho người quản lý khi nhân viên đang xem giờ. Điều này có thể giúp bạn tránh phải trả tiền cho việc làm thêm giờ tốn kém trong trường hợp không cần thiết.
Quản lý dự án
Phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất sẽ cho phép bạn giám sát các tài nguyên dự án và theo dõi các nhiệm vụ, và một số cho phép bạn thêm ghi chú dự án vào các nhiệm vụ để mọi người tham gia đều ở trên cùng một trang.
Hỗ trợ ghi lại các chi phí có thể tính hóa đơn và không có hóa đơn và để tạo hóa đơn là các tính năng tiện dụng khác mà một số công cụ theo dõi thời gian - ví dụ như Replicon - bao gồm và giúp thu hẹp khoảng cách giữa quản lý dự án và bảng lương.
Báo cáo
Báo cáo là một lợi thế quan trọng của một ứng dụng theo dõi thời gian tự động. Một phần mềm tốt như Toggl cho phép bạn tạo ra nhiều báo cáo khác nhau để giúp người quản lý hiểu rõ hơn về những thứ như thời gian làm việc, chi phí và hóa đơn. Các báo cáo thường có thể được tùy chỉnh, cho phép người dùng xác định chính xác thông tin họ muốn đưa vào báo cáo. Mặc dù phần mềm có thể thu thập tất cả dữ liệu này, nhưng điều rất quan trọng là các nhà quản lý phải được đào tạo phù hợp để có thể phân tích và giải thích dữ liệu theo cách hiệu quả nhất.
Hãy chắc chắn rằng ứng dụng theo dõi thời gian bạn chọn bao gồm khả năng xuất hoặc in báo cáo để sau đó chúng có thể được chia sẻ dễ dàng với sếp hoặc nhân viên.
Giúp đỡ và hỗ trợ
Mặc dù điều đó bắt buộc là bạn phải chọn giải pháp theo dõi thời gian đáng tin cậy và dễ sử dụng bởi mọi người trong công ty, nhưng điều đó cũng rất quan trọng khi bạn nghiên cứu dịch vụ hỗ trợ khách hàng của ứng dụng trước khi chọn.
Những người giỏi nhất nên cung cấp email, điện thoại và hỗ trợ trò chuyện trực tiếp để bạn có thể nhanh chóng giải quyết các sự cố với phần mềm trong giai đoạn tích hợp và nhanh chóng xóa tan mọi vấn đề phát sinh.
Tích hợp
Một yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn ứng dụng theo dõi thời gian là chú ý đến sự tích hợp của nó. Tích hợp là chìa khóa vì chúng cho phép bạn đồng bộ hóa ứng dụng theo dõi thời gian của mình với dữ liệu từ phần mềm kinh doanh khác mà bạn đã sử dụng.
Hãy tìm một phần mềm theo dõi thời gian có tích hợp với các gói bạn đang sử dụng để tính lương, CRM, kế toán, quản lý nội dung, quản lý dự án và ERP, và bạn có thể đưa chức năng theo dõi thời gian của mình vào các gói này.
Dành thời gian để nghiên cứu tất cả các yếu tố này khi chọn phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất và mức chi trả sẽ là tăng năng suất của nhân viên, kiểm soát tiền lương tốt hơn và độ chính xác thanh toán được cải thiện. Điều này có nghĩa là gì, nói một cách đơn giản, là tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Hình ảnh đồng hồ thời gian của nhà máy qua Shutterstock
15 Bình luận
