Cách một lá thư bắt đầu ra lệnh. Thư chính thức khác với thư cá nhân ở chỗ chúng được sử dụng chủ yếu trong bối cảnh chuyên nghiệp. Ý định của một bức thư chính thức có thể khác nhau, nhưng điều luôn luôn mong muốn, đó là bạn với tư cách là nhà văn, có vẻ nghiêm túc với cả bản thân và người nhận bức thư. Có một bộ các quy ước liên quan đến cả ngôn ngữ và định dạng đưa thông tin này đi qua.
$config[code] not foundHãy suy nghĩ về những gì bạn muốn nói. Thể hiện bản thân rõ ràng và ngắn gọn cho thấy người nhận được bức thư mà bạn chắc chắn về những gì bạn đang nói. Nó cũng chứng tỏ rằng bạn rất quan tâm đến những hạn chế về thời gian mà anh ấy có thể sẽ phải chịu. Viết một bản nháp của bức thư, nêu bật những gì bạn tin là thông tin quan trọng nhất và tìm cách thể hiện nó theo cách đơn giản và trực tiếp nhất có thể.
Bật máy tính của bạn và mở chương trình xử lý văn bản của bạn. Viết bằng phông chữ Times New Roman cỡ 12 và sử dụng khoảng cách dòng đơn. Xác minh văn bản ở bên phải để ở góc trên bên phải của trang, bạn có thể nhập thông tin liên hệ của mình: tên trên một dòng và địa chỉ trên ba dòng. Sau đó thêm bất kỳ thông tin liên hệ bổ sung nào, chẳng hạn như số điện thoại hoặc địa chỉ email, đảm bảo cung cấp cho mỗi liên hệ riêng biệt dòng riêng trong văn bản. Để lại một khoảng trống của một dòng và sau đó viết ngày.
Để lại một khoảng trống từ hai đến ba dòng và chứng minh văn bản ở bên trái. Bắt đầu bức thư với "Kính gửi" và sau đó là tiêu đề của người đó: Bà, Bà, Ông hoặc Tiến sĩ và sau đó là tên của họ theo sau là dấu phẩy. Nếu bạn không biết ai sẽ nhận được bức thư, "Kính gửi ông hoặc bà", có thể được sử dụng hoặc "Người mà nó có thể quan tâm". Nhấn enter trên bàn phím của bạn hai lần, để lại một dòng khoảng trắng trước phần thân của chữ cái, điều này làm cho chữ cái có vẻ dễ đọc hơn.
Đi thẳng vào trọng tâm. Nếu bạn đã gặp người mà bạn đang gửi thư đến, thì thông thường là thông báo cho cô ấy biết nó đã ở đâu; "Thưa cô X, chúng tôi đã gặp nhau tại hội nghị cọ vẽ ở Tuscaloosa." Nếu không, tốt nhất là đi thẳng đến thông tin bạn muốn chuyển tiếp hoặc đã trả lời. Đây là nơi bạn đề cập đến dự thảo ban đầu của bạn: sắp xếp nội dung bức thư của bạn xung quanh tầm quan trọng của thông tin bạn có, tức là đặt mối quan tâm cấp bách nhất lên hàng đầu và đặt các mối quan tâm còn lại theo thứ tự ưu tiên. Các quy ước về hình thức được mô tả ở trên cho phép người đọc biết loại thư mà cô ấy đang nhận, do đó không cần phải có một lời mở đầu dài.
tiền boa
Hãy tưởng tượng bạn nhận được thư bạn đang viết. Điều gì sẽ cho bạn biết rằng bức thư là chính thức?
Sử dụng một tiêu đề thư cho một bức thư nhiều gravitas hơn và có thể tiết kiệm thời gian để chỉnh sửa khó khăn.
Cảnh báo
Đã tuân theo các quy ước để bắt đầu một bức thư chính thức, đừng để ngôn ngữ của bạn trở nên không chính thức, vì điều này sẽ gây nhầm lẫn cho người đọc.
