16 cách dịch vụ điện thoại ảo có thể giúp doanh nghiệp của bạn

Khi ra mắt doanh nghiệp nhỏ của bạn, bạn không nghĩ rằng mình sẽ khó khăn trong việc thiết lập một hệ thống điện thoại, nếu bạn nghĩ về nó.

Bạn không đơn độc trong việc này: trong số 25 danh sách kiểm tra khởi động mà chúng tôi đã xem trực tuyến trong khi nghiên cứu bài viết này, chỉ có một hệ thống điện thoại được liệt kê và nó còn khá xa về mức độ ưu tiên.

Điều này thật đáng ngạc nhiên. Hơn ba phần tư các doanh nghiệp nhỏ bắt đầu vào năm 2013 có bốn người hoặc ít hơn. Với một nhóm nhỏ như vậy, sử dụng điện thoại di động cá nhân chỉ có ý nghĩa.

$config[code] not found

Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp phát triển, cả về nhân viên và khách hàng, nhu cầu về một hệ thống điện thoại tinh vi hơn nhưng giá cả phải chăng trở nên rõ ràng. Rốt cuộc, bạn ghét bỏ lỡ dù chỉ một cuộc gọi, phải không?

Và đó, nơi mà hệ thống điện thoại ảo lọt vào bức tranh.

Dịch vụ điện thoại ảo là gì?

Trong nhiều thập kỷ, các hệ thống điện thoại kinh doanh đã cung cấp nhiều hơn một điện thoại trên mỗi bàn. Từ thư thoại đến định tuyến cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi và gọi hội nghị, các hệ thống điện thoại hiện đại đã thay đổi cách các doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, đối tác và trong các bức tường của chính họ.

Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, giá của một hệ thống điện thoại nội bộ là rất nghiêm ngặt. Ngoài thiết bị (bao gồm cả điện thoại), chi phí quản lý, khắc phục sự cố và bảo trì hệ thống là cao.

Tuy nhiên, vào cuối những năm 1990, một giải pháp mới đã xuất hiện: dịch vụ điện thoại ảo. Giống như các ứng dụng trực tuyến mà bạn sử dụng trên đám mây, các dịch vụ này cho phép các doanh nghiệp nhỏ có được nhiều tính năng hơn với ít tiền hơn bằng cách đảm nhận tất cả các chi phí phần cứng, quản lý và bảo trì và phổ biến chúng trên một số doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ điện thoại ảo có thể sử dụng các thiết bị điện thoại hiện có của họ, cho dù có dây với tường hoặc di động.

Kết quả? Các doanh nghiệp nhỏ hiện có quyền truy cập vào các dịch vụ điện thoại kinh doanh mạnh mẽ với mức giá thấp hơn nhiều.

16 cách dịch vụ điện thoại ảo có thể giúp doanh nghiệp của bạn

Kể từ khi được giới thiệu, các dịch vụ điện thoại ảo đã liên tục phát triển các dịch vụ của họ. Để giúp bạn nắm bắt được bề rộng của những gì có sẵn, hãy xem các tính năng phổ biến nhất, cũng như một số tính năng không phổ biến dưới đây.

Các tính năng phổ biến của dịch vụ điện thoại ảo

Dưới đây, một mẫu các tính năng phổ biến nhất được cung cấp bởi các dịch vụ điện thoại ảo:

Số điện thoại - Quảng cáo một số chính hoặc tạo bao nhiêu số quay số trực tiếp cục bộ và số 800 mà bạn cần (cảnh báo: nhiều số hơn có nghĩa là chi phí cao hơn). Thông thường, bạn có thể đặt ID người gọi mà bạn muốn sử dụng để người mà bạn gọi điện sẽ thấy tên công ty của bạn.
Lễ tân ảo và thực đơn tự phục vụ - Chào hỏi người gọi bằng một lời chào chuyên nghiệp và sau đó gửi cho họ trên đường đi hoặc cung cấp một menu với các tùy chọn bao gồm một thư mục mở rộng cũng như địa điểm và giờ làm việc.
Giữ nhạc - Bạn thậm chí có thể chọn của riêng bạn!
Định tuyến cuộc gọi - Giúp người gọi của bạn tiếp cận đúng người với các quy tắc tự động hóa mà bạn có thể thay đổi nhanh chóng. Xác định ai nhận được cuộc gọi bằng các tính năng như xếp hàng nhóm và đổ chuông đồng thời và nhận cuộc gọi của bạn trên đường với các tính năng theo dõi của tôi để chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi đến thiết bị di động của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập quy tắc sàng lọc để các cuộc gọi quan trọng được gửi cho bạn trong khi các cuộc gọi ít quan trọng hơn được gửi tới hộp thư thoại.
Các tính năng điện thoại khác - Hầu hết các dịch vụ điện thoại ảo đều cung cấp chuyển cuộc gọi, đỗ xe, ID người gọi, chờ cuộc gọi và không làm phiền. Một số thậm chí thông báo người gọi (tức là họ yêu cầu người gọi nói tên của họ, ghi lại và sau đó phát cho bạn trước khi bạn chấp nhận cuộc gọi) và chặn cuộc gọi.
Bấm để gọi - Hãy để khách hàng của bạn gọi cho bạn bằng cách nhấp vào nút trang web.
Gọi hội nghị - Nó giống như một bữa tiệc trực tuyến nơi bạn hoàn thành công việc.
Fax - Nhận fax và gửi chúng qua email.
Thư thoại - Nghĩ lớn hơn khả năng đơn giản để nhận thư thoại. Nhiều dịch vụ điện thoại ảo sẽ chuyển tiếp bản ghi thư thoại của bạn đến địa chỉ email của bạn, nơi bạn có thể phát chúng ngay lập tức.
Quản lý tài khoản - Thay đổi, quản lý và giám sát hệ thống điện thoại của bạn bằng bảng điều khiển trực tuyến dễ sử dụng. Không có hệ thống phức tạp để quản lý và không có phần cứng để đối phó.

Các tính năng không phổ biến của dịch vụ điện thoại ảo

Tiếp viên trực tiếp - Không có gì tốt hơn là có một người trực tiếp trả lời điện thoại doanh nghiệp của bạn. Một số dịch vụ điện thoại ảo cho phép bạn cung cấp trải nghiệm đó mà không phải thuê nhân viên tiếp tân.
Phiên âm thư thoại - Có một bản ghi âm của mỗi thư thoại được gửi cho bạn qua email là tốt, tuy nhiên, bạn có thể nghe một trong những cuộc họp. Điều đó khi một thư thoại được sao chép, tin nhắn của bạn trong văn bản, thực sự có ích.
Gọi lật - Cần rời khỏi văn phòng khi bạn ở giữa cuộc gọi? Lật cuộc gọi cho phép bạn chuyển cuộc gọi sang thiết bị di động để bạn có thể tiếp tục nói chuyện khi đang di chuyển.
Hội thảo qua web và video - Một số dịch vụ điện thoại ảo cung cấp khả năng lưu trữ web và hội nghị truyền hình khi cần thiết.
Hội nhập - Tích hợp dịch vụ điện thoại ảo của bạn với các ứng dụng thường được sử dụng cho phép bạn thiết lập các quy trình hiệu quả. Ví dụ: với RingCentral, bạn có thể gửi các bản fax gửi đến các thư mục Box cụ thể và kích hoạt tính năng nhấp chuột để gọi cuộc gọi của Cameron từ trong giải pháp dịch vụ khách hàng của Zendesk.
Thu âm cuộc gọi - Nếu bạn cần ghi lại một cuộc gọi, cho mục đích hợp pháp hoặc đào tạo, một số dịch vụ điện thoại ảo cung cấp tính năng đó.

Quyết định bằng giọng nói qua IP (VOIP)

Dịch vụ điện thoại ảo có thể được cung cấp theo một trong hai cách:

Dịch vụ điện thoại truyền thống sử dụng tổng đài (tổng đài nhánh riêng) sử dụng cùng một dòng mà điện thoại nhà và điện thoại di động của bạn sử dụng; hoặc là
VOIP, một phương pháp định tuyến các cuộc gọi của bạn qua Internet.

Mặc dù VOIP thường ít tốn kém hơn, nhưng có hai sự thật quan trọng cần xem xét trước khi chọn dịch vụ điện thoại ảo sử dụng phương pháp đó:

độ tin cậy - VOIP yêu cầu kết nối Internet ổn định và mạnh mẽ. Nếu điều đó không có sẵn, bạn sẽ nhìn vào các cuộc gọi bị cắt xén và bị hủy.
Các dịch vụ khẩn cấp - Dịch vụ khẩn cấp được tích hợp hoàn toàn với các dịch vụ điện thoại truyền thống sử dụng tổng đài nhưng không có dịch vụ VOIP. Điều đó có nghĩa là các dịch vụ như 911 không thể theo dõi các cuộc gọi VOIP, một hạn chế nghiêm trọng nếu bạn đã gặp rắc rối. Trong khi vấn đề này đang được giải quyết, nó vẫn là một mối quan tâm thực sự.

Danh sách các dịch vụ điện thoại ảo

Để giúp bạn tìm một dịch vụ điện thoại ảo phù hợp với yêu cầu và ngân sách của bạn, chúng tôi đã biên soạn danh sách dưới đây để giúp bạn bắt đầu.

Lưu ý: các tính năng và giá cả khác nhau giữa các dịch vụ, vì vậy hãy chắc chắn để thực hiện nghiên cứu của bạn.

8×8
AccessDirect
máy bay
Điện thoại liên minh
Thư thoại của Mỹ
Truyền hình
điện tử
Tự do800
FreedomVoice
Châu chấu
Haloo
Jive
Kall8
Dòng 2
MightyCall
Nextiva
Một hộp
Onsip
Ooma
com
Phonebooth
RingCentral
Sonetel
đồng
Giải quyết
Nói chuyện
Telzio
Giọng nói của UniTel
VirtualPBX
Lồng tiếng
VoiceShot
VOIPstudio
Vonage
Vonjour
Làm việc dễ dàng
Zaplee

Phần kết luận

Tại một số điểm, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ sẽ thấy mình đang xem xét một dịch vụ điện thoại ảo.

Nó không phải lúc nào cũng có quy mô của doanh nghiệp thúc đẩy tìm kiếm giải pháp, nhưng sự tiện lợi và khả năng trông giống như một doanh nghiệp lớn hơn mà các giải pháp này cung cấp.

Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm, hãy tự làm quen với các tính năng được liệt kê ở trên và sau đó sử dụng danh sách các dịch vụ điện thoại ảo để tiến hành tìm kiếm của bạn.

Nữ doanh nhân trên điện thoại Ảnh qua Shutterstock

3 Bình luận