Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn đã theo dõi chặt chẽ các nguồn lực của công ty bạn, bao gồm vốn, nhân viên và cơ sở vật chất. Nhưng còn nhân viên thì sao? Thời gian rất khó để định lượng và theo dõi, và như vậy, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã nhầm lẫn đối xử với thời gian như thể đó là một nguồn tài nguyên vô hạn. Tuy nhiên, đây không thể là sự thật.
Một nghiên cứu gần đây của McKinsey cho thấy chỉ có 9% giám đốc điều hành là người rất hài lòng với cách thức nhân viên hiện tại được phân bổ. Ngoài ra, gần một nửa số giám đốc điều hành cho biết việc phân bổ thời gian hiện tại của họ không phù hợp với mục tiêu của công ty. Và một nhân viên văn phòng trung bình có thể nói với bạn rằng có quá nhiều thời gian của công ty dành cho các nhiệm vụ tầm thường, chẳng hạn như trả lời email và tham dự các cuộc họp không cần thiết.
$config[code] not foundQuản lý thời gian hiệu quả là rất quan trọng đối với năng suất và lợi nhuận của doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, làm thế nào doanh nghiệp có thể cải thiện quản lý thời gian? Thật dễ dàng khi chỉ bảo nhân viên sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn. Thay vào đó, đội ngũ lãnh đạo cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả trong toàn bộ tổ chức.
Văn hóa hỗ trợ hiệu quả quản lý thời gian
Quyền riêng tư của nhân viên
Đa nhiệm là một từ thông dụng chính trong thế giới kinh doanh. Nhân viên dự kiến sẽ có thể tung hứng hiệu quả nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Vì vậy, các nhà quản lý lấp đầy giờ làm việc của họ với các dự án, cuộc họp và các hoạt động của công ty.
Tuy nhiên, các nghiên cứu đang ngày càng chứng minh rằng đa nhiệm là không hiệu quả. Trên thực tế, các nhà nghiên cứu của Stanford đã chứng minh rằng đa nhiệm có kỹ năng tổ chức kém, dễ bị phân tâm và thường thiếu tập trung.
Nếu đa nhiệm không phải là chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả, thì đó là gì?
Câu trả lời là dòng chảy. Theo định nghĩa của tác giả và nhà tâm lý học Mihaly Csikszentmihalyi, dòng chảy xảy ra khi bạn bước vào trạng thái tập trung cao độ và nỗ lực vào nhiệm vụ trong tầm tay. Nó thường được gọi là những người đang ở trong khu vực, và các nhân viên làm việc hiệu quả hơn rất nhiều trong khi ở trạng thái này hơn bất kỳ lúc nào khác.
Để cải thiện năng suất, nhà tuyển dụng nên làm mọi thứ có thể để giữ nhân viên ở chế độ dòng chảy. Điều này có nghĩa là thúc đẩy một môi trường doanh nghiệp của sự im lặng và riêng tư. Bất cứ khi nào có thể, các nhà quản lý nên tránh gánh nặng cho nhân viên của họ với nhiều nhiệm vụ hoặc làm họ mất tập trung với các email và cuộc gọi điện thoại không cần thiết.
Nhiều nhân viên cũng được hưởng lợi từ việc có văn phòng riêng, thay vì làm việc trong các trang trại hình khối ồn ào.
Ít hơn, các cuộc họp hiệu quả hơn
Một trong những tai họa lớn nhất để quản lý thời gian hiệu quả là cuộc họp của công ty. Cuộc họp trung bình chiếm thời gian quý báu và làm gián đoạn chế độ dòng nhân viên, trong khi tạo ra rất ít theo cách có kết quả có ý nghĩa.
Theo khảo sát của Microsoft, các cuộc họp không hiệu quả là một trong những lãng phí thời gian hàng đầu trong tuần làm việc trung bình. Ngoài ra, nhân viên dành gần sáu giờ mỗi tuần trong các cuộc họp và 69% nhân viên cảm thấy những cuộc họp này không hiệu quả.
Để quản lý tốt hơn thời gian của công ty, giám đốc điều hành chỉ nên lên lịch các cuộc họp là hoàn toàn cần thiết. Các cuộc họp nên có một mục đích cụ thể: Để đưa ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề. Cần có một chương trình nghị sự chi tiết về các vấn đề sẽ được thảo luận và theo thứ tự nào, và lượng thời gian được phân bổ cho mỗi vấn đề.
Nếu một cuộc họp chỉ được thiết kế để truyền đạt thông tin, hãy xem xét gửi email thay thế. Nhiều cuộc họp cũng có thể được thực hiện tùy chọn, vì vậy nếu một nhân viên ở chế độ luồng quan trọng đó, anh ta hoặc cô ta có thể từ chối sự gián đoạn.
Theo dõi thời gian
Mọi nhà điều hành đều biết rằng để một công ty tiến lên, cần phải có một bộ mục tiêu và mục tiêu được xác định rõ ràng cho tương lai. Tuy nhiên, chỉ cần đặt ra những mục tiêu này là đủ. Quá thường xuyên, các giám đốc điều hành và nhân viên của họ trở nên sa lầy trong các nhiệm vụ hàng ngày và không bao giờ tìm thấy thời gian để tiến tới các mục tiêu dài hạn. Đây là nơi tích hợp, theo dõi thời gian điện tử đến.
Các hệ thống theo dõi thời gian điện tử hiệu quả sẽ nắm bắt chi phí cũng như thời gian dành cho từng nhân viên và dự án, sau đó tích hợp thông tin này vào một cái nhìn toàn diện về phân bổ thời gian của công ty. Bằng cách này, bạn có thể xác định xem công ty của bạn có phân bổ thời gian hiện tại phù hợp với mục tiêu của công ty hay không. Như với bất kỳ nguồn lực nào, phân bổ thời gian chính xác sẽ giảm lãng phí và tạo điều kiện cho công ty phát triển.
Peter Druckers, nhà tư vấn quản lý huyền thoại, đã từng nói:
Thời gian là tài nguyên hiếm nhất, và trừ khi nó được quản lý, không có gì khác có thể được quản lý.
Trong thế giới kinh doanh, thời gian là quý giá. Đó là lợi ích tốt nhất cho mọi nhà tuyển dụng để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp đo lường, quản lý và coi trọng nó.
Cuộc họp không hiệu quả Ảnh qua Shutterstock
11 Bình luận
