Những sự kiện đáng nhớ không chỉ xảy ra. Tổ chức và tổ chức một sự kiện cần có kế hoạch. Cho dù đó là một hội nghị, hội thảo hay một ngày đánh giá cao khách hàng và cho dù bạn có ba tuần để lên kế hoạch hay cả năm, sự thành công của sự kiện của bạn là chi tiết. Chúng tôi đã thu thập được 42 lời khuyên lập kế hoạch cho sự kiện kinh doanh nhỏ từ các chuyên gia, bao gồm một số người tổ chức Giải thưởng Người ảnh hưởng Doanh nghiệp Nhỏ hàng năm.
$config[code] not foundKế hoạch tổ chức sự kiện doanh nghiệp nhỏ: Phải làm gì trước tiên
1. Quyết định đối tượng mục tiêu của bạn trước bất cứ điều gì khác. Bước đầu tiên - trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác - nên xác định rõ đối tượng mục tiêu của bạn là ai. Từ đó, tất cả các quyết định khác sẽ được đưa ra về định dạng, nội dung, giá cả, địa điểm, vv Cách tiếp cận có cấu trúc này cũng sẽ giúp bạn tập trung vào việc đạt được các mục tiêu cụ thể và không cho phép phạm vi trở nên quá rộng hoặc bị giảm xuống.
2. Lập danh sách các chi tiết - tất cả mọi thứ bao gồm ánh sáng và giao thông công cộng, đến nội dung và giải khát. Khi bạn quyết định có một sự kiện, mọi thứ đều quan trọng. Từ nội dung chương trình và ánh sáng đến giao thông vận tải và bãi đậu xe - mọi thứ đều có giá trị. Và khán giả của bạn sẽ quy tất cả mọi thứ cho bạn và thương hiệu của bạn. Lập danh sách sẽ đảm bảo bạn không bỏ qua những thứ khác.
3. Có một mục đích kinh doanh rõ ràng để tổ chức sự kiện. Trước khi bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện thành công, hãy rõ ràng về lý do tại sao bạn thực hiện nó ngay từ đầu, bởi vì mọi quyết định sau đó sẽ hỗ trợ cho mục tiêu chính của bạn. Có phải là thế hệ dẫn đầu? Là để tạo ra nhận thức về công ty của bạn hoặc một sản phẩm cụ thể? Là để phát triển lòng trung thành của khách hàng? Hay đơn giản là bạn muốn kiếm tiền (cũng không sao)? Và hãy chắc chắn rằng nhóm nhận thức được mục đích, để bạn có thể có phạm vi leo lên phạm vi.
4. Coi chừng các sự kiện khác của ngành khi lên lịch. Kiểm tra lịch. Hãy chắc chắn rằng bạn không lên lịch cho sự kiện của mình vào hoặc quá gần với ngày lễ hoặc thời gian nghỉ phổ biến. Nó cũng quan trọng không kém để kiểm tra các sự kiện khác mà những người tham dự mục tiêu của bạn có thể sẽ tham dự.
5. Linh hoạt với những thay đổi về kích thước, vị trí và các chi tiết khác. Khi bạn tham gia vào quá trình lập kế hoạch sự kiện, bạn có thể thấy rằng sự kiện của bạn thay đổi về quy mô, địa điểm và nhiều cách khác so với dự kiến ban đầu. Điều này là tự nhiên và hoàn toàn tốt, miễn là bạn không mất đi lý do bạn phải làm tất cả công việc này ngay từ đầu. Một số linh hoạt là cần thiết.
6. Biết giới hạn của bạn. Chúng ta đều biết mục tiêu là tổ chức một sự kiện trực tiếp tuyệt vời. Để đạt được điều đó, chúng ta cũng phải nhận thức được những gì chúng ta có thể hoặc không thể làm một cách thực tế - có thể là ngân sách hay thời gian. Nếu bạn quyết định tổ chức một sự kiện trực tiếp trong một tuần, hãy lên kế hoạch cho một cuộc tình thân mật hơn. Nếu nó là một sự kiện lớn, hãy chuẩn bị trước vài tháng. Nếu ngân sách nhỏ, bạn có thể phải đối trọng với sự sáng tạo và rất nhiều công việc tự làm.
7. Tạo mục tiêu THÔNG MINH. Luôn luôn bắt đầu với chiến lược. Cũng giống như xây dựng bất kỳ doanh nghiệp, các sự kiện lớn bắt đầu với một chiến lược mạnh mẽ, chu đáo và có thể đo lường được. Sự kiện trực tiếp là một cách tuyệt vời để chia sẻ thương hiệu của bạn, kết nối với thị trường mục tiêu của bạn, nhận phản hồi về sản phẩm của bạn (và hơn thế nữa!), Nhưng bạn cần biết những gì bạn đang cố gắng đạt được. Gắn bó với các mục tiêu SMART và phác thảo những gì bạn đang hướng tới. Sau đó, đảm bảo rằng bạn tiến hành phù hợp với việc đạt được các mục tiêu này.
$config[code] not found
Ngân sách: Cách thanh toán cho sự kiện của bạn
8. Phát triển một kế hoạch tài chính của người Viking cho sự kiện của bạn và ước tính các con số. Biết làm thế nào bạn sẽ trả tiền cho sự kiện này. Hầu hết các sự kiện được tài trợ bởi tài trợ, bán vé, ngân sách tiếp thị nội bộ - hoặc kết hợp cả ba. Khi bạn tạo ngân sách cho sự kiện, bạn sẽ cần ước tính số tiền bạn có thể tăng thực tế từ mỗi khu vực. Trước khi bạn đặt địa điểm hoặc ký bất kỳ hợp đồng nào, bạn nên bắt đầu ký hợp đồng với các nhà tài trợ trước hoặc bán vé trước để đảm bảo có đủ sự quan tâm trong ý tưởng của bạn để tài trợ cho nó.
9. Tạo ngân sách chi phí - và tiết kiệm tiền thông qua quyên góp của nhà tài trợ trực tuyến. Sự kiện có xu hướng chi phí nhiều hơn so với chủ doanh nghiệp nhỏ trung bình nghĩ - chủ yếu liên quan đến địa điểm và thực phẩm và đồ uống. Hãy nhớ giá cả tất cả các giấy phép và giấy phép bạn sẽ cần là tốt. (Đây là nơi một người lập kế hoạch sự kiện có thể giúp bạn tránh đau đầu.) Lập danh sách toàn diện về tất cả các chi phí và sau đó nêu bật các lĩnh vực mà bạn nghĩ rằng các nhà tài trợ có thể đóng vai trò để cung cấp một thứ gì đó bằng hiện vật. đối tác để tổ chức sự kiện của bạn, bạn càng có thể tiết kiệm.
10. Xem xét gây quỹ cộng đồng như một lựa chọn mới để quyên tiền cho một sự kiện. Nếu đây là lần đầu tiên bạn chạy các sự kiện, hãy sử dụng các nền tảng gây quỹ cộng đồng để giảm bớt rủi ro. Bằng cách xuất bản các sự kiện của bạn trên các nền tảng này, người tham dự sẽ cần phải cam kết mua vé cho sự kiện này. Nếu số lượng người tham dự tối thiểu không được đáp ứng thì sự kiện sẽ không diễn ra.
Tiếp thị: Thu hút mọi người tham dự
11. Bạn sẽ cần một kế hoạch tiếp thị CHI TIẾT. Tạo một kế hoạch tiếp thị cho sự kiện này. Bạn càng có tổ chức, sự kiện của bạn sẽ càng chuyên nghiệp hơn.
12. Không mệt mỏi trong nỗ lực của bạn hoặc sự kiện của bạn sẽ thất bại. Nếu bạn không muốn một mình tham gia sự kiện của mình thì thị trường, thị trường, thị trường, thị trường và một số thị trường khác.
13. Xác định lý do chính đáng để mọi người xuất hiện. Những gì rút ra cho người tham dự? Bạn cần xác định NHỮNG GÌ bạn làm trong sự kiện sẽ đưa những người tham dự mục tiêu đến trước cửa. Đối với một sản phẩm tiêu dùng, nó có thể là một bữa tiệc với các bản giới thiệu sản phẩm và giải trí. Đối với đám đông doanh nghiệp, đó có thể là nội dung giáo dục hoặc một diễn giả chuyên gia nổi tiếng, thú vị. Dù đó là gì đi nữa, don lồng mất kết nối với lý do tại sao bạn muốn khán giả đặc biệt này kêu gọi tham gia.
14. Đặt ra bằng văn bản tại sao thị trường mục tiêu của bạn nên tham dự - không nên cho rằng lợi ích là rõ ràng. Khi quảng bá một sự kiện, hãy chắc chắn nói với thị trường mục tiêu của bạn những gì họ sẽ học, họ sẽ gặp ai và tại sao họ nên ở đó. Don mệnh cho rằng bạn bè của bạn sẽ nói với bạn bè của họ. Nếu bạn đang sử dụng loa, hãy đưa cho họ bản sao quảng cáo để họ có thể quảng bá sự kiện tới khán giả của họ.
15. Học cách nói chuyện với truyền thông. Các nhà báo rất bận rộn và luôn luôn đúng hạn, họ không có thời gian để nghe một cuộc bán hàng. Cho họ biết rằng thông tin tồn tại và - cho những câu chuyện trong tương lai - rằng bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực đó. Bao gồm thông tin đó khi bạn tiếp cận.
16. Sử dụng hashtag Twitter. Twitter là tuyệt vời để quảng bá các sự kiện và để tạo cảm giác cộng đồng trực tuyến xung quanh một sự kiện. Thiết lập một hashtag độc đáo từ sớm. Tìm kiếm Twitter trước để chắc chắn rằng nó chưa được sử dụng. Đặt hashtag ngay trên trang web sự kiện và nếu bạn sử dụng nút Tweet để chia sẻ trên trang web, hãy đưa hashtag ngay vào phần mở đầu. Khi mọi người tweet, nó sẽ tự động quảng bá sự kiện này trên Twitter.
$config[code] not found17. Sử dụng các sự kiện xã hội trực tuyến trước để quảng bá sự kiện chính. Để tạo sự quan tâm đến sự kiện của bạn, hãy thử tổ chức Google Hangout hoặc trò chuyện Twitter vài tuần trước sự kiện chính. Mời một vài diễn giả của bạn tham gia vào sự kiện xã hội trực tuyến. Đưa ra một bản xem trước về những gì sắp tới tại sự kiện chính, bằng cách thảo luận về những gì diễn giả sẽ trình bày hoặc làm nổi bật các hoạt động. Nó tạo ra dự đoán.
18. Mua quảng cáo trên các mạng truyền thông xã hội. Mua quảng cáo trên mạng xã hội thường bị bỏ qua bởi các sự kiện nhỏ. Các nền tảng quảng cáo xã hội (trên hết là Facebook, LinkedIn và Twitter) cung cấp các tùy chọn nhắm mục tiêu chuyên sâu có thể giúp tiếp cận đáng kể đối tượng mục tiêu của chúng tôi ở vị trí địa lý của chúng tôi. Tin tốt là không yêu cầu ngân sách lớn và doanh số bán vé có thể dễ dàng đo lường.
19. Sử dụng YouTube để quảng bá sự kiện của bạn. YouTube là công cụ tìm kiếm thứ hai trên toàn thế giới sau Google. Tải lên video từ các sự kiện trước đây hoặc các cuộc phỏng vấn với các diễn giả / người biểu diễn của chúng tôi là một cách tuyệt vời để thuyết phục những người tham dự trong tương lai nhấp vào mua. Video cung cấp tín hiệu hình ảnh quan trọng do đó ảnh hưởng lớn đến quá trình ra quyết định của chúng tôi. Với các sự kiện chúng tôi luôn cảm thấy nguy cơ không biết điều gì sẽ xảy ra, video làm giảm căng thẳng đó.
20. Tạo một video quảng cáo ngân sách thấp tuyệt vời. Một chút sáng tạo với một số bảng áp phích, clip nhạc miễn phí bản quyền và máy quay video trên điện thoại thông minh tốt sẽ tạo ra một video thú vị để giúp công khai những gì mà Lừa sẽ đến. Dưới đây, một ví dụ video hay, đã làm điều đó với ngân sách eo hẹp, để quảng bá cho một sự kiện kinh doanh nhỏ.
21. Nhận các blogger địa phương tham gia. Hãy thông minh với các blogger. Việc lôi kéo các blogger địa phương tham gia sự kiện này thường là một chiến lược tuyệt vời để thu hút khán giả trước, trong và sau sự kiện. Các blogger thường dựa trên một phạm vi rộng và thường không tuân theo các quy tắc truyền thông truyền thống.
22. Tận dụng các nền tảng đăng ký sự kiện như Meetup. Sử dụng các nền tảng hiện có. Nếu đây là nỗ lực đầu tiên của bạn trong việc điều hành một sự kiện và bạn thiếu các kỹ năng để quảng bá nó, hãy xem Meetup.com. Khác với việc cung cấp một bộ để quản lý các sự kiện trực tuyến, Meetup là một người giới thiệu tuyệt vời cho các đối tượng có liên quan trong khu vực của bạn. Nó cũng có tính năng đăng ký và khả năng quản lý RSVP đặc biệt tiện dụng nếu bạn không có kinh nghiệm.
23. Sử dụng đăng ký trực tuyến. Cách dễ dàng hơn để khiến mọi người sợ hãi là đăng ký tương tự (fax, hối phiếu ngân hàng hoặc chỉ ở cửa). Cung cấp đăng ký trực tuyến để bảo đảm càng nhiều người tham dự càng sớm càng tốt, điều đó sẽ giúp dự báo số lượng và giải phóng ngân sách sớm.
24. Được liệt kê trên các trang web phục vụ cho nhóm của bạn. Một khi bạn biết bạn muốn tham dự ai, bước tiếp theo là đặt mình trước mặt họ. Có những trang web chuyên liệt kê các sự kiện trên toàn quốc (ví dụ Meetup, Lanyrd) và tại địa phương, vì vậy hãy bắt đầu từ đó và nghiên cứu những thứ phù hợp nhất để được liệt kê.
25. Cung cấp các ưu đãi đối tác địa phương để thúc đẩy bạn. Thông cáo báo chí được gửi đến các phương tiện truyền thông có liên quan sẽ giúp tạo ra tin tức mới và bạn có thể xem việc đưa phương tiện (trực tuyến và ngoại tuyến) tham gia với tư cách là đối tác. Họ được tiếp xúc tại sự kiện của bạn để đổi lấy việc công khai nó. Nếu họ không muốn tham gia ở cấp độ đó, hãy tiếp cận họ với ý tưởng tổ chức một cuộc thi để độc giả của họ giành được vé.
26. Giúp người nói dễ dàng công khai với những người theo dõi họ. Nếu bạn có bất kỳ chuyên gia / diễn giả nào tham dự, hãy khuyến khích họ công khai sự tham dự của họ tới những người theo dõi phương tiện truyền thông xã hội / người đăng ký email của họ.
27. Ưu đãi chim sớm. Vé chim sớm với mức giá rẻ hơn là một cách tuyệt vời để có được đăng ký sớm bằng cách cho mọi người một động lực để hành động ngay bây giờ thay vì chờ đợi và quên đi.
Nhóm: Ai sẽ giúp đỡ?
28. Đại biểu trách nhiệm. Bất kể quy mô kinh doanh của bạn, luôn cố gắng giao phó trách nhiệm. Có một người phụ trách mọi chi tiết thường không hoạt động tốt. Bất cứ khi nào có thể, hãy để mọi người kiểm soát các khu vực họ thích nhất. Ví dụ, hãy để người ăn trong công ty bạn xử lý các chi tiết phục vụ. Càng nhiều người thích trách nhiệm của họ, họ càng có nhiều khả năng thực hiện chúng với thành công.
29. Theo dõi - và theo dõi lại. Kiểm tra sớm và thường xuyên. Mặc dù không ai muốn bị vi mô, nhưng hãy chắc chắn rằng nhân viên và nhà cung cấp đang đi đúng hướng với nhiệm vụ sự kiện của họ. Miễn là mọi người biết bạn mong đợi cập nhật theo thời gian, họ sẽ ít có khả năng trở nên thất vọng khi bạn gọi điện hoặc gửi email cho một.
30. Nhà tài trợ là hoàng gia - hãy chắc chắn rằng họ cảm thấy thích nó. Nếu bạn có nhà tài trợ - đối xử với họ như những vị vua. Họ tài trợ cho sự kiện của bạn và cho phép bạn thực hiện nó (nếu đó là mô hình kinh doanh của bạn). Hãy rất rõ ràng trước sự kiện những gì họ sẽ nhận được với tư cách là nhà tài trợ.
31. Luôn đánh giá thấp doanh thu, cho các nhà tài trợ. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể nhận được 100 người tham dự, hãy căn cứ vào mức tài trợ của bạn theo ước tính thấp hơn - đặc biệt nếu đây là sự kiện đầu tiên của bạn. Nó tốt hơn để cung cấp cho các nhà tài trợ một bất ngờ thú vị hơn là một thất vọng.
32. Hỏi mọi người họ nghĩ gì, và sẵn sàng cho phản hồi tốt hay xấu. Yêu cầu phê bình. Nếu bạn đã hoàn thành một nửa công việc tử tế, bạn sẽ nhận được rất nhiều danh tiếng. Nói lời cảm ơn, nhưng sau đó yêu cầu CRITIITE và sẵn sàng cho nó.
33. Có một đội ngũ truyền thông xã hội lành nghề bao gồm sự kiện của bạn. Don lời quên một đội phương tiện truyền thông xã hội. Mặc dù không bắt buộc đối với mọi sự kiện hoặc ngành công nghiệp, ngày càng có nhiều sự kiện tập trung vào việc khai thác sức mạnh lan truyền của khán giả. Nếu khán giả của bạn đang tweet, Facebooking và chụp ảnh trên Instagram - bạn nên làm như vậy và bạn sẽ cần một đội ngũ được đào tạo để thực hiện.
34. Tìm kiếm các nhà cung cấp phục vụ thích hợp của bạn và sẵn sàng tham gia. Các nhà cung cấp tốt nhất bạn có thể làm việc với là những người quen thuộc với văn hóa doanh nghiệp nhỏ. Tìm kiếm các nhà cung cấp làm việc với các doanh nghiệp nhỏ thường xuyên hoặc những người sẽ tham gia ở cấp độ lớn hơn vai trò của họ.
Ngày sự kiện: Kéo nó đi
35. Đặt kỳ vọng một cách cẩn thận - sau đó giao hàng. Đảm bảo rằng khán giả có trải nghiệm TUYỆT VỜI (không tốt); và rằng bạn cung cấp cho họ những gì họ mong đợi từ việc tham dự.
36. Thái độ là truyền nhiễm. Khách hàng của bạn phần lớn sẽ thể hiện thái độ và sự năng động của bạn trong sự kiện này. Dẫn bằng ví dụ và có một thời gian tốt.
37. Hãy để phản ứng đám đông là phong vũ biểu của bạn. Đọc khán giả trong sự kiện. Hỏi mọi người họ đang làm như thế nào. Nếu mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp, và nếu không, bạn sẽ biết.
38. Luôn tự hỏi: Làm thế nào điều này có liên quan đến người tham dự? Hãy chắc chắn rằng bạn đang cung cấp nội dung có liên quan đến hơn 80% đối tượng. Khán giả phải bỏ đi bằng những chiến thuật hữu hình để cải thiện công việc kinh doanh và sự nghiệp của họ và họ phải cảm nhận được năng lực của người nói. Nói về doanh nghiệp của bạn và những gì bạn làm - mà không cung cấp cho khán giả những gì HỌ cần - là một sự lãng phí thời gian và tiền bạc cho tất cả.
39. Là bậc thầy của các nghi lễ hoặc một diễn giả - thực hành. Bạn biết doanh nghiệp của mình, nhưng đừng cho rằng bạn biết cách trình bày. Thực hành trình bày của bạn, trả lời các câu hỏi và xử lý các thành viên khó khăn và đối đầu của khán giả. Bạn càng chuẩn bị tốt thì càng tốt.
$config[code] not found40. Nhìn tốt nhất của bạn. Nhìn một phần thì hãy thoải mái nhưng thời trang. Ngay cả khi bạn là một kế toán viên hoặc luật sư, hãy chọn bộ đồ hoặc cà vạt đặc biệt nhất của bạn. Mọi người nhớ bạn cảm thấy thoải mái như thế nào trong làn da của chính bạn.
Kế hoạch dự phòng: Phải làm gì khi mọi thứ trở nên sai lầm
41. Tưởng tượng sự kiện, từng bước một và lập danh sách 2 cột: điều gì có thể sai trong một cột và kế hoạch dự phòng của bạn trong lần thứ hai. Hãy chuẩn bị cho những bất ngờ. Có thể hệ thống âm thanh bị lỗi. Có thể bài thuyết trình chính của bạn bails. Bạn có thể đối phó và di chuyển trên?
42. Hãy sẵn sàng giúp một tay để lấp đầy những khoảng trống. Mặc dù lập kế hoạch trước là một công thức tuyệt vời để thành công, nhưng nó không bao giờ là đủ. Một cái gì đó bất ngờ luôn luôn xuất hiện. Vì vậy, nó trả tiền để đặt thêm một chút mỡ khuỷu tay cho các tình huống giảm nhẹ. Điều này áp dụng cho sắp xếp phục vụ, yêu cầu in ấn, chỗ ở của khách, dự báo thời tiết, giải trí và nhiều hơn nữa.
Xin chân thành cảm ơn các chuyên gia đóng góp cho các mẹo lập kế hoạch sự kiện doanh nghiệp nhỏ ở trên:
- Matt Telfer, Giám đốc Tiếp thị cho Internet Internet và blogger tại Marketing Nerd Mẹo 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Giám đốc điều hành, Tư vấn nghi ngờ Mẹo 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Nhà hoạch định sự kiện và chủ sở hữu, Sản xuất sự kiện L2 Mẹo 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Internet Marketing và Quản lý chương trình liên kết, In 2 ngày Mẹo 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, Giám đốc điều hành, Chuyên gia sự kiện trưởng, Sự kiện Liz King Mẹo 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, diễn giả ngành công nghiệp sự kiện và biên tập viên của Blog quản lý sự kiện Mẹo 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, nhà truyền giáo công nghệ và biên tập viên của công nghệ Biz nhỏ Mẹo 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, người sáng lập và CEO của xu hướng kinh doanh nhỏ Mẹo 16, 17, 20
Shutterstock: Kế hoạch, Ngân sách, Trống rỗng, Tiệc, Đội, Xấu hổ
109 Bình luận
