Nếu bạn là một trong hàng triệu nhân viên dành trung bình 21% thời gian của họ trong các cuộc họp, bạn sẽ biết họ rất tốn thời gian và thường làm hỏng danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn.Bạn có thể không thể hủy bỏ tất cả chúng (mặc dù một số công ty nhắm đến những ngày không có cuộc họp), nhưng bạn có thể làm cho chúng hiệu quả hơn. Đây là cách dẫn dắt một cuộc họp sẽ không khiến đồng nghiệp của bạn ngủ hoặc lãng phí thời gian của bất kỳ ai.
$config[code] not foundĐặt chương trình nghị sự
Nghe có vẻ dễ phải không? Nhưng nếu bạn không có chương trình nghị sự liệt kê các mục cụ thể, rất có thể cuộc họp sẽ xoay chuyển chủ đề và các cuộc hội thoại sẽ xoay quanh mọi thứ từ điểm số trò chơi đến khiếu nại nhỏ. Kiểm soát bằng cách gửi chương trình nghị sự cho người tham gia trước thời hạn. Yêu cầu mọi người chuẩn bị để giải quyết các mục được bao gồm, đồng thời tạo cơ hội cho người tham dự thêm một mục chương trình nghị sự vào phút cuối nếu họ cảm thấy nó hoàn toàn quan trọng cho cuộc thảo luận.
Yêu cầu mọi người đóng góp
Ngoài việc thiết lập một chương trình nghị sự và yêu cầu mọi người phải chuẩn bị, hãy thực hiện thêm một bước và thực sự giao cho mọi người nhiệm vụ cụ thể của cuộc họp. Điều đó có thể đơn giản như việc mọi người dành một phút khi bắt đầu trình bày những điểm nổi bật chính của công việc / nhóm của họ trong tuần hoặc tháng trước. Đối với các cuộc họp giải quyết các dự án đang diễn ra, mọi người có thể cần phải sẵn sàng để thảo luận về các phát hiện hoặc đưa ra các bản sửa lỗi. Ví dụ, tôi đã từng làm việc cho một công ty nơi các nhân viên làm lộn xộn nhà bếp và không có lời nhắc nào từ HR giải quyết vấn đề. Đội ngũ quản lý đã gọi một cuộc họp để thảo luận về các giải pháp. Chúng tôi đều được bảo phải đi kèm với ít nhất hai ý tưởng. Bằng cách đó, chúng tôi đã có thể nói chuyện thông qua các ý tưởng cụ thể và chọn theo đuổi hai mục tiêu hàng đầu. Như một phần thưởng bổ sung, chúng tôi đã hoàn thành nhiệm vụ trong 45 phút thay vì toàn bộ thời gian được phân bổ.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingĐể máy tính xách tay ở bàn của bạn
Trừ khi bạn đang điều hành cuộc họp và đang trình bày tuyệt vời (không phải PowerPoint khác, xin vui lòng), hãy bỏ máy tính xách tay. Các chuyên gia mô tả chi tiết cách nhìn chằm chằm vào màn hình của chúng tôi cản trở sự tương tác và sự đồng cảm khiến cho việc đi đến thống nhất trở nên khó khăn hơn. Ngoài ra, làm xao lãng thời gian và làm cho những cuộc họp đó kéo dài hơn mức cần thiết. Nếu bạn muốn ghi chép, sử dụng bút và giấy, các nghiên cứu đã tìm thấy những người viết ra những thứ lỗi thời thực sự vẫn giữ được nhiều thông tin hơn.
Giữ danh sách người tham gia ngắn
Bạn không cần toàn bộ đầu vào của nhóm trong giai đoạn đầu lập kế hoạch. Mặc dù bạn không muốn loại bỏ những người quan trọng đối với quy trình, bạn cũng không cần 50 người. Quyết định về các bên liên quan quan trọng cho mỗi cuộc họp. Nếu đó là một dự án dài hạn, các bên liên quan đó sẽ chuyển sang dự án, nhưng hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau trước khi gửi lời mời: Người đó có phải là chuyên gia về vấn đề không, họ có đưa ra quyết định về ngân sách hoặc tài chính không và họ có cần trong giai đoạn này không của quá trình? Hãy nhớ rằng, chỉ vì ai đó không tham gia cuộc họp không có nghĩa là họ không nên được cập nhật. Chỉ định những người cụ thể chia sẻ thông tin bên ngoài nhóm cốt lõi để đảm bảo rằng các đội không cảm thấy như họ bị bỏ lại trong bóng tối.
