Làm việc dưới sự quản lý mua hàng, trợ lý mua hàng phối hợp các hoạt động mua sắm, đảm bảo việc mua hàng hóa hiệu quả với giá cả hợp lý.Họ khuyên các nhà quản lý về các sản phẩm để mua, duy trì liên lạc với các nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng và duy trì hồ sơ mua hàng chính xác. Trợ lý mua hàng, những người thường cần bằng tốt nghiệp trung học và một số kinh nghiệm hỗ trợ hành chính hoặc văn thư để được thuê, có thể làm việc cho các doanh nghiệp, chính quyền địa phương, cơ quan chính phủ cũng như các tổ chức phi lợi nhuận. Theo Simply Hired, một trang web tài nguyên nghề nghiệp, trợ lý mua hàng đã kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 42.000 đô la vào tháng 2 năm 2014.
$config[code] not foundCung cấp lời khuyên
Để đảm bảo một tổ chức mua sản phẩm chất lượng, trợ lý mua hàng cung cấp thông tin về các nhãn hiệu sản phẩm khác nhau có sẵn trên thị trường. Ví dụ, tại một trường đại học, trợ lý có thể sử dụng kiến thức về các sản phẩm văn phòng phẩm của mình để tư vấn cho các giảng viên về các sản phẩm tốt nhất để sử dụng. Khi các phòng ban tổ chức đặt các yêu cầu mua hàng, anh ta xem xét chúng cho đầy đủ và chính xác. Nếu một yêu cầu không chính xác - có lẽ một bộ phận đặt hàng số lượng lớn máy photocopy giấy bất thường - đó là công việc trợ lý điều tra vấn đề trước khi liên hệ với các nhà cung cấp.
Sắp xếp hợp đồng
Sau khi nhận được đơn đặt hàng, trợ lý mua hàng điều phối việc mua và giao hàng tiếp theo. Nếu tổ chức muốn ký hợp đồng với nhà cung cấp, trợ lý yêu cầu nhà cung cấp thực hiện đấu thầu, hoàn thành với bảng giá của các sản phẩm được đặt hàng. Sau đó, cô ấy có thể hợp tác với người quản lý mua sắm để xem xét các hồ sơ dự thầu và chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy với giá tốt nhất. Trợ lý liên hệ với nhà cung cấp được chọn và lên lịch một cuộc họp nơi họ có thể đàm phán các điều khoản cung cấp và ký hợp đồng mua sắm.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingGiám sát hiệu suất nhà thầu
Trợ lý mua hàng theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp theo hợp đồng. Chẳng hạn, khi một nhà cung cấp giao văn phòng phẩm cho trường đại học, trợ lý kiểm tra chất lượng giấy photocopy, tập tin lò xo, dụng cụ viết và các mặt hàng khác để đảm bảo đáp ứng các thông số kỹ thuật của tổ chức. Nếu một số sản phẩm không đạt chất lượng theo yêu cầu, trợ lý sẽ hướng dẫn nhà cung cấp giao hàng thay thế. Trợ lý mua hàng giữ cho các nhà quản lý cập nhật về hiệu suất của các nhà cung cấp khác nhau, thường đề xuất các hành động thích hợp - chẳng hạn như chấm dứt hợp đồng - chống lại các nhà cung cấp hoạt động kém.
Duy trì hồ sơ mua hàng
Công việc của các trợ lý mua hàng là duy trì các hồ sơ cập nhật về các tài liệu mua sắm như đơn đặt hàng, đề xuất giá thầu và đánh giá của nhà cung cấp. Để làm điều này, họ phải phát triển và thực hiện một hệ thống nộp đơn phù hợp. Ví dụ, nếu các trợ lý này chọn tủ hồ sơ bằng thép trái ngược với hệ thống nộp đơn điện tử, họ có thể đặt các tài liệu tương tự hoặc được sử dụng thường xuyên trong cùng một ngăn kéo, để nếu người quản lý mua hàng yêu cầu đề xuất giá thầu được gửi bởi một số nhà cung cấp nhất định, thì các trợ lý có thể dễ dàng lấy chúng
Sử dụng các kỹ năng liên quan
Để có hiệu quả, các trợ lý mua hàng phải được tổ chức các cá nhân có con mắt tinh tường về các chi tiết nhỏ và các kỹ năng toán học mạnh mẽ. Chẳng hạn, họ sử dụng các kỹ năng tổ chức để làm việc hiệu quả với một số tài liệu mua hàng và kỹ năng toán học để tính toán chính xác tổng chi phí của các mặt hàng đặt hàng. Kỹ năng giao tiếp bằng lời cũng rất quan trọng, vì các trợ lý thường xuyên liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp và nhà cung cấp.
