Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp của bạn có thể được tạo ra hoặc phá vỡ bởi hệ thống viễn thông hoặc nhà cung cấp của bạn. Doanh số bị mất do cuộc gọi bị rơi hoặc thư thoại bị bỏ lỡ. Và vì tất cả các doanh nghiệp, lớn và nhỏ, phụ thuộc vào điện thoại và máy tính làm việc, quyết định về loại hệ thống nào và nhà cung cấp nào sẽ đi cùng là những hệ thống lớn.
Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi lựa chọn một hệ thống viễn thông, bởi vì chi phí chỉ là một yếu tố. Vậy những cân nhắc khi lựa chọn một hệ thống và nhà cung cấp viễn thông là gì? Hãy cùng xem.
$config[code] not foundTự phân tích
Bước đầu tiên trong việc lựa chọn một hệ thống viễn thông là xem xét những gì bạn có nguy cơ mất nếu hệ thống của bạn bị lỗi hoặc có trục trặc. Có một số tiền bạn có thể đặt tên nếu điều này xảy ra? Số lượng khách hàng bị mất? Nhân viên thất vọng? Nhìn một cách thực sự tốt về những gì mà nhóm đang bị đe dọa là điểm khởi đầu tốt để đưa ra quyết định.
Bước tiếp theo sẽ là xem xét hệ thống hiện tại của bạn và tìm hiểu tại sao nó được chọn ở nơi đầu tiên. Hệ thống đó có đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp không? Có phải nó vẫn đáp ứng nhu cầu và mục tiêu? Nếu không, đã đến lúc tìm kiếm một hệ thống hoặc nhà cung cấp mới.
Thiết kế một kế hoạch tổng thể theo yêu cầu
Vì có được một hệ thống viễn thông là một nhiệm vụ chính đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể mức độ quan trọng của nó, bạn cần phải ngồi xuống và đưa ra một chiến lược về số lượng kết nối bạn cần và các tính năng nên có với mỗi kết nối. Do tính chất công việc khác nhau, một số thành viên trong đội ngũ nhân viên của bạn sẽ cần điện thoại với tất cả các tính năng trong khi một số sẽ chỉ cần các kết nối cơ bản. Liệt kê các yêu cầu của họ và đưa ra quyết định hiệu quả về chi phí.
Số lượng kết nối hoặc dòng bạn cần
Số lượng dòng mà bạn có thể cần phụ thuộc hoàn toàn vào bản chất của doanh nghiệp của bạn. Nếu chúng ta đang nói về một trung tâm cuộc gọi, bạn sẽ cần tỷ lệ 1: 1 của các đường dây điện thoại. Tuy nhiên, nó có thể ít hơn cho các doanh nghiệp trong một dòng công việc khác nhau.
Các tính năng mà nhân viên của bạn sẽ yêu cầu
Với sự tiến bộ trong công nghệ viễn thông hiện đại, danh sách các tính năng đi kèm với kết nối điện thoại đã trở nên rất dài. Trong số các dịch vụ như vậy, việc chọn ra các dịch vụ mà bạn sẽ cần tại nơi làm việc là một nhiệm vụ khó khăn. Suy nghĩ thấu đáo về tính chất công việc đa dạng mà nhân viên của bạn bắt buộc phải làm; nó sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quyết định dòng điện thoại nào sẽ cần những tính năng nào.
Hợp lý hóa hệ thống của bạn
Khi bạn đã tìm ra số lượng đường dây điện thoại và phạm vi các tính năng sẽ được yêu cầu bởi nhân viên của bạn, nhiệm vụ quan trọng nhất tiếp theo là hợp lý hóa các hệ thống của bạn để giảm thiểu chi phí liên lạc hàng tháng. Tony Campbell, người sáng lập và đối tác quản lý của whichVoip gợi ý, hãy ngồi xuống với nhà cung cấp dịch vụ của bạn để thảo luận về các lựa chọn của bạn. Nếu nhà cung cấp dịch vụ của bạn không thể cung cấp cho bạn những gì bạn cần, bạn sẽ cần mua sắm xung quanh để kiểm tra so sánh nhà cung cấp, đánh giá của người dùng và tài liệu giáo dục.
Tiết kiệm chi phí truyền thông
Phân tích những cách mới để giảm thiểu hóa đơn của bạn; Một số cách để làm như vậy bao gồm giảm số lượng kết nối hoặc đường dây bạn có tại nơi làm việc, nghỉ hưu mạch điểm, sử dụng trung kế IP để bạn có thể cắt giảm việc sử dụng đường dài, sử dụng các tùy chọn quay số thông minh và nhận nâng cấp phần cứng hoặc phần mềm định kỳ của hệ thống của bạn.
Quan niệm sai về hệ thống VoIP và điện thoại IP
Một số người đang tìm kiếm các kết nối điện thoại giá cả phải chăng đã sai lầm cho rằng một hệ thống điện thoại IP cần phải có điện thoại VoIP đi kèm với kết nối. Quan niệm này là sai, nếu hầu hết người dùng điện thoại của công ty bạn cần kết nối cơ bản để tiếp tục công việc của họ, bạn có thể chỉ cần lấy điện thoại analog khi cần và tiết kiệm chi phí cho các tính năng bổ sung.
Ngoài các mẹo được đề cập ở trên để chọn hệ thống viễn thông, bạn cũng cần đảm bảo rằng thiết bị bạn đã mua tương thích với kết nối điện thoại của bạn. Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo điều này, do chi phí liên quan đến việc thay thế hoặc nâng cấp hệ thống.
Tổng đài hình ảnh qua Shutterstock
6 Bình luận
