Các công việc văn thư hành chính được biết là sử dụng hơn 4,8 triệu lao động trong năm 2008, theo Cục Thống kê Lao động. Nhân viên trong dòng công việc này điều hành và hỗ trợ các công việc văn phòng hàng ngày dưới các cấp độ giám sát khác nhau và thường xuyên đảm nhận trách nhiệm và nhiệm vụ, trước đó chỉ được hoàn thành bởi nhân viên quản lý. Các vị trí văn thư hành chính đòi hỏi một loạt các kỹ năng và kiến thức, cho phép nhiều công nhân bắt đầu ở các vị trí nhập cảnh và có được các cơ hội thăng tiến bao gồm vai trò quản lý giám sát và điều hành.
$config[code] not foundNhiệm vụ sơ cấp
Những người tham gia vào các vị trí văn thư hành chính có trách nhiệm thực hiện, chỉ đạo hoặc trả lời các cuộc gọi điện thoại; quản lý và xem xét các hồ sơ và hồ sơ văn phòng khác nhau; xử lý thư tín bao gồm đánh máy và phân phối thư (cả thủ công và email); và quản lý và sử dụng các máy văn phòng như máy photocopy, fax và máy quét cùng với máy tính để thực hiện các tác vụ nhập dữ liệu. Các nhiệm vụ khác bao gồm sắp xếp các cuộc họp, cuộc hẹn và lịch trình du lịch, quản lý tiền lẻ, tạo ra các bài thuyết trình và báo cáo và điều phối dòng công việc. Tuy nhiên, nhiệm vụ công việc cụ thể phụ thuộc vào kinh nghiệm của cá nhân và chỉ định tại nơi làm việc.
Yêu cầu về kỹ năng và giáo dục
Các công việc và vị trí văn thư hành chính đòi hỏi những người trong lĩnh vực này phải có kỹ năng giao tiếp bằng số, giữa cá nhân và văn bản. Kiến thức sâu rộng về xử lý văn bản có liên quan và phần mềm máy tính khác như bảng tính, xuất bản trên máy tính để bàn và quản lý dự án cũng được yêu cầu. Học sinh tốt nghiệp trung học có kỹ năng văn phòng cơ bản phù hợp cho các vị trí đầu vào, trong khi bằng đại học là cần thiết để hỗ trợ các chuyên gia quản lý hàng đầu như giám đốc điều hành và CEO.
Đào tạo chính thức trong máy tính có thể cần thiết cho một số vị trí văn thư hành chính. Các tài năng khác như khả năng giải quyết vấn đề tổ chức và giải quyết vấn đề cùng với kiến thức về công nghệ văn phòng mới thường đủ điều kiện để một người làm việc trong vai trò văn thư hành chính.
Mức lương và loại việc làm
Dịch vụ của các vị trí văn thư hành chính là cần thiết trong các trường học, bệnh viện, cơ quan chính phủ và thậm chí các văn phòng công ty, y tế hoặc pháp lý, nơi họ có thể làm việc như một nhân viên bán thời gian hoặc toàn thời gian. Mức lương cho các cá nhân trong công việc văn thư hành chính dao động từ 35.000 đến 65.000 đô la một năm và phụ thuộc vào loại vị trí văn thư hành chính cũng như nhiều năm kinh nghiệm. Một số loại vị trí văn thư hành chính là trợ lý hành chính, thư ký lợi ích, trợ lý nhân sự và thư ký pháp lý.
Ý nghĩa
Các tổ chức dựa vào tài năng của các chuyên gia văn thư hành chính để xử lý các thủ tục giấy tờ, khách hàng / khách hàng và lên lịch trình. Nhiều nhân viên văn thư hành chính đóng vai trò là trợ lý cho các chuyên gia cao cấp hơn và theo kịp các cuộc họp và sắp xếp du lịch sắp tới. Những người làm việc trong lĩnh vực này nhiều khả năng là một trong những chuyên gia đầu tiên mà khách hàng sẽ gặp khi đến thăm một công ty và có thể được công nhận trong các vai trò như nhân viên tiếp tân và thư ký.
Triển vọng việc làm
Theo Cục Lao động và Thống kê, các công việc văn thư hành chính dự kiến sẽ tăng nhanh hơn so với vị trí trung bình. Cơ hội việc làm sẽ lớn hơn đối với các chuyên gia có kiến thức sâu rộng về lập trình máy tính, vì nhiều công ty đang trở thành tổ chức không giấy tờ. Vị trí văn thư hành chính trong lĩnh vực y tế và pháp lý sẽ tiếp tục có nhu cầu nhiều hơn so với vị trí văn thư nói chung do tính chất chuyên môn của công việc.
