Mỗi doanh nghiệp nhỏ chấp nhận thẻ tín dụng đều biết về khoản bồi hoàn. Khoản bồi hoàn là khi giao dịch thẻ tín dụng bị đảo ngược. Một số (nhưng không phải tất cả) các lý do phổ biến cho các khoản bồi hoàn bao gồm:
- Khách hàng không nhận được dịch vụ hoặc vật phẩm đã mua.
- Dịch vụ hoặc mặt hàng đã mua không được như quảng cáo.
- Khách hàng bị tính sai số tiền hoặc bị tính phí hai lần.
- Khách hàng đã nhận ra phí trên bảng sao kê tín dụng của họ.
- Gian lận, là kết quả của hành vi trộm cắp danh tính hoặc thẻ tín dụng đã được sử dụng với mục đích cố ý để yêu cầu bồi hoàn sau đó.
Là một thương gia, nó trả tiền để biết công cụ của bạn và chủ động. Bạn càng biết nhiều và càng nỗ lực để dự đoán và tránh các vấn đề, bạn càng có thể giảm thiểu các khoản bồi hoàn.
Tin tốt là nhiều khoản bồi hoàn có thể tránh được. Một số lời khuyên sau đây có vẻ rõ ràng, nhưng chúng là những biện pháp ngăn chặn và giải quyết cơ bản mà các doanh nghiệp đôi khi không thực hiện được.
Giao tiếp rõ ràng và cung cấp thông tin liên hệ
Đôi khi, một khoản bồi hoàn có thể đến từ thông tin sai lệch hoặc thông tin liên lạc không rõ ràng.
Quảng cáo càng chính xác càng tốt và cung cấp các điều khoản dịch vụ rõ ràng. Cung cấp thông tin không đầy đủ có thể gây ra nhiều vấn đề như cung cấp thông tin không chính xác, đặc biệt nếu bạn đang bán hàng trực tuyến hoặc qua thư đặt hàng và khách hàng không có cơ hội kiểm tra thực tế mặt hàng. Err về phía đưa ra càng nhiều chi tiết càng tốt nếu bán trực tuyến.
Nếu có vấn đề, hãy cố gắng giải quyết trực tiếp với khách hàng và nhắc lại chính sách hoàn trả của bạn nếu cần thiết.
Đảm bảo các giao dịch từ doanh nghiệp của bạn dễ dàng được xác định trên bảng sao kê tín dụng của khách hàng. Nó cũng là một ý tưởng tốt để bao gồm số dịch vụ khách hàng hoặc trang web của bạn. Bằng cách này, nếu khách hàng không nhận ra phí, họ có thể liên hệ trực tiếp với bạn.
Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời và phản hồi nhanh chóng
Dịch vụ khách hàng tốt làm cho nhiều khả năng khách hàng sẽ đến với bạn trước nếu họ không hài lòng với dịch vụ hoặc mua hàng, cho bạn cơ hội khắc phục sự cố trước khi khoản bồi hoàn được nộp.
Đối với các đơn đặt hàng trực tuyến, giao hàng trước khi bạn gửi giao dịch. nếu một mặt hàng hết hàng hoặc có sự chậm trễ giao hàng, thông báo cho khách hàng để quản lý kỳ vọng.
Có một chính sách hoàn trả hào phóng và nêu rõ trên biên lai bán hàng hoặc trang web của bạn. Sau đó, khách hàng sẽ đến với bạn để được hoàn tiền có thể thay vì trải qua quá trình bồi hoàn.
Hoàn lại tiền hoặc thay thế là hai cách để giải quyết vấn đề, tất nhiên, nhưng sáng tạo cũng giúp. Giảm giá hào phóng cho việc mua hàng trong tương lai có thể làm hài lòng khách hàng. Đôi khi các hướng dẫn hoặc hỗ trợ để giải quyết vấn đề cài đặt hoặc vận hành một mục có thể được trả lời. Nhưng bạn đã thắng được cơ hội đó để kiếm được nhiều tiền, trừ khi bạn trả lời nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Tránh lỗi kỹ thuật
Sạc hai lần một giao dịch là một sự xuất hiện quá phổ biến trong thời đại công nghệ này. Hãy chắc chắn rằng bạn nhập một giao dịch vào thiết bị đầu cuối điểm bán hàng của bạn chỉ một lần và chỉ gửi một lần. Hãy chắc chắn để vô hiệu hóa bất kỳ biên lai bán hàng không chính xác và chỉ xử lý giao dịch một lần.
Nếu khách hàng có mặt, hãy cho họ biết rằng bạn đã hủy giao dịch và xé hóa đơn cũ trước mặt họ. Nếu bạn nhận thấy rằng một khách hàng bị tính phí hai lần hoặc không chính xác, hãy sửa ngay lập tức và hoàn trả lại tài khoản khách hàng. Gửi biên lai bán hàng và biên lai tín dụng tại người mua càng sớm càng tốt. Tạo bất kỳ dấu vết giấy nào có thể cần thiết để xác minh khách hàng được ủy quyền giao dịch và nhận giao dịch mua hàng của họ. Hãy chắc chắn rằng khách hàng đã ký biên nhận. Nếu bạn đang vận chuyển một mặt hàng, hãy chắc chắn để có được xác nhận giao hàng. Giữ một bản ghi các bản nháp bán hàng của bạn và không thay đổi chúng theo bất kỳ cách nào. Nó đã giúp ích rất nhiều cho bạn để hiểu các vấn đề có thể dẫn đến các khoản bồi hoàn và cách tránh chúng, nếu nhân viên của bạn không phá. Dành thời gian để không chỉ giải thích những gì nhân viên của bạn nên làm, nhưng tại sao. Bằng cách đó, bạn trao quyền cho nhân viên của mình để lường trước các vấn đề và đưa ra quyết định hàng ngày để làm hài lòng khách hàng. Suy nghĩ rộng ra, quá. Nó không chỉ là nhân viên bán hàng hay hỗ trợ khách hàng cần hiểu. Hãy xem xét các nhân viên như quản trị trang web của bạn, người có thể kiểm tra các khoản phí thẻ tín dụng trực tuyến trùng lặp bằng cách đặt thông báo trên trang web không nhấp vào nút quay lại trong khi giao dịch trực tuyến, vì điều đó có thể dẫn đến một khoản phí gấp đôi. Cũng xem xét nhân viên tiếp thị của bạn, những người đang ở trong một vị trí để tránh hiểu lầm bằng cách viết rõ ràng mô tả sản phẩm và điều khoản dịch vụ. Nói cách khác, hãy xem xét các quy trình tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ khách hàng từ đầu đến cuối của bạn. Có một số điều bạn có thể làm tại điểm bán để tránh gian lận và kết quả là các khoản bồi hoàn. Một số mẹo nhanh bao gồm: Bạn có thể đọc thêm về cách ngăn chặn gian lận tại điểm bán hàng tại đây Gian lận thẻ tín dụng gian lận tại điểm bán hàng. Chủ thẻ MasterCard đã tạo ra Hướng dẫn bồi hoàn rất tốt, dưới dạng PDF thuận tiện, bạn có thể tìm thấy cùng với các tài nguyên hữu ích khác tại: Quy tắc MasterCard để thịnh vượng Có thể không thể tránh mọi khoản bồi hoàn, nhưng tuân theo các thực tiễn và chính sách tốt nhất này chắc chắn sẽ giúp bạn giảm thiểu chúng. Ảnh tín dụng qua Shutterstock Để lại một dấu vết giấy
Nhân viên đào tạo - và giải thích tại sao
Thực hành kỹ thuật phòng chống gian lận tốt
