Nghề nghiệp như một người lập kế hoạch hội nghị cung cấp cho bạn cơ hội để đi đến những điểm đến thú vị trong khi làm việc trên nhiều hoạt động kinh doanh. Bạn có thể làm việc như một nhân viên nội bộ cho một công ty, tổ chức phi lợi nhuận hoặc một công ty tổ chức sự kiện và tổ chức sự kiện hoặc giao dịch với tư cách là một nhà tư vấn độc lập. Phần lớn công việc của một người lập kế hoạch hội nghị đến sau khi sự kiện được lên kế hoạch; tổ chức và chú ý đến chi tiết là những đặc điểm chính của các chuyên gia cuộc họp thành công.
$config[code] not foundLập kế hoạch
Các nhà hoạch định hội nghị giúp phát triển các cuộc họp, ngay cả khi khách hàng có ý tưởng chi tiết. Tại cuộc họp lập kế hoạch ban đầu, người lập kế hoạch thảo luận về các mục tiêu của khách hàng; những mục tiêu này có thể bao gồm tạo ra lợi nhuận, tạo ra lợi ích tuyển dụng và duy trì thành viên hoặc thưởng cho các thành viên tích cực hoặc các chuyên gia chủ chốt trong ngành nói chuyện. Nhóm lập kế hoạch thảo luận về các địa điểm có thể thu hút nhiều người tham dự nhất, ngày tốt nhất, chủ đề cho cuộc họp, lịch sử sự kiện trong quá khứ, chương trình nghị sự và nhu cầu hậu cần.
Ngân sách
Sau cuộc họp ban đầu, một nhà hoạch định hội nghị tạo ra bản thảo đầu tiên của ngân sách, bao gồm các dự báo chi tiết về thu nhập và chi phí. Khi khách hàng đã phê duyệt ngân sách, người lập kế hoạch tiến lên phía trước với việc đàm phán và đặt địa điểm cũng như nhà cung cấp và nhà cung cấp. Đàm phán giá phòng, phí ăn uống, giá nghe nhìn và các chi phí khác là trách nhiệm chính của một nhà hoạch định hội nghị. Khả năng tìm các giao dịch tốt nhất và giảm các chi phí này là một điểm bán hàng quan trọng cho nhiều cuộc họp chuyên gia. Trong một số trường hợp, người lập kế hoạch được ủy quyền ký hợp đồng thay mặt khách hàng; trong các trường hợp khác, người lập kế hoạch chuẩn bị cho họ xem xét và chữ ký của khách hàng.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingHậu cần
Khi các hợp đồng được thực hiện, người lập kế hoạch quản lý nhiều chi tiết liên quan đến hội nghị. Điều này bao gồm tiếp thị, đăng ký, làm huy hiệu, đặt phòng loa, bán quảng cáo, gian hàng và tài trợ, sắp xếp thực phẩm và đồ uống, tạo ra các hoạt động của trẻ em và vợ / chồng, và tổ chức các sự kiện bên ngoài như giải đấu golf và tennis. Công việc này cần có sự giám sát và theo dõi đáng kể, với công việc chi tiết là trách nhiệm chính của người lập kế hoạch hội nghị. Việc quên đặt hàng phù hiệu, ví dụ, có thể làm hỏng toàn bộ cuộc họp.
Chấp hành
Trong sự kiện này, người lập kế hoạch hội nghị thường có mặt tại chỗ, xuất hiện sớm để gặp gỡ nhân viên trang web. Người lập kế hoạch giám sát các thiết lập phòng hội thảo, khu vực gian hàng triển lãm thương mại, bàn đăng ký và khu vực ăn uống và nhật ký trong tất cả các lô hàng đến địa điểm. Công cụ lập kế hoạch hội nghị phải có sẵn vào tất cả các giờ để xử lý bất kỳ vấn đề nào xảy ra. Các nhà hoạch định có kinh nghiệm luôn có sẵn các kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố. Nếu khách hàng trả tiền cho thực phẩm và đồ uống theo số lượng người tham dự, người lập kế hoạch xác nhận số lượng người tham dự với người quản lý phục vụ tại mỗi sự kiện.
Theo sát
Sau sự kiện, người lập kế hoạch xem xét tất cả những gì đã xảy ra trong hội nghị và chuẩn bị báo cáo sau hội nghị. Người lập kế hoạch xem xét và phê duyệt tất cả các hợp đồng, người tham gia khảo sát và tổng hợp kết quả, và gửi hóa đơn cho bất kỳ gian hàng, quảng cáo, tài trợ hoặc đăng ký chưa được thu thập. Điều quan trọng, người lập kế hoạch gặp gỡ khách hàng để thảo luận về đánh giá của họ về sự kiện này.
