Gần hai phần ba, hoặc 64 phần trăm, của các doanh nghiệp nhỏ có thể theo dõi các thiết bị in của họ có giá bao nhiêu và họ cũng không thể theo dõi việc sử dụng của họ. Và nếu bạn không thể theo dõi các số liệu thống kê cơ bản này trong doanh nghiệp của mình, bạn sẽ không biết mình đang lãng phí bao nhiêu.
Báo cáo Cách tối ưu hóa ngân sách CNTT của bạn với báo cáo Quản lý tài liệu thông minh hơn (PDF) và khảo sát Quản lý tài liệu SMB của Xerox (NYSE: XRX) cung cấp những hiểu biết và giải pháp có giá trị để in trong thế giới kỹ thuật số.
$config[code] not foundLợi ích của việc theo dõi máy in của bạn
Cuộc khảo sát
Cuộc khảo sát được thực hiện tại Mỹ, Pháp, Đức và Anh, với hơn 1.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia. Mục tiêu là tìm hiểu làm thế nào các công ty này đang quản lý in ấn và tài liệu. Sự cố sử dụng máy in đại diện cho những gì đang diễn ra trong các doanh nghiệp nhỏ. Trong số các doanh nghiệp được phỏng vấn, 56% báo cáo hóa đơn và hóa đơn là quy trình thâm dụng giấy trong tổ chức, 53% cho biết báo cáo tài chính và kinh doanh cũng tương tự như giấy, và 51% cho biết các mẫu nhân sự và hồ sơ nhân viên đã bay ra khỏi máy in của họ với số lượng lớn.
Bốn mươi bảy phần trăm nhân viên phàn nàn in email đã thêm vào một phần khá lớn trong việc sử dụng máy in của họ, và tỷ lệ tương tự được cho là chữ ký pháp lý là một sự tiêu tốn lớn đối với việc sử dụng giấy và máy in. Hơn 40 phần trăm doanh nghiệp báo cáo phê duyệt mua hàng, tài liệu tiếp thị và báo giá của khách hàng chiếm một lượng lớn tài nguyên giấy và in ấn.
Đối với các công ty y tế, pháp lý, kiến trúc và thiết kế nhỏ, sản lượng in có thể cao hơn nhiều so với khảo sát cho thấy. Và thường xuyên hơn không, các doanh nghiệp này không có nhà cung cấp Dịch vụ in được quản lý đảm nhiệm công việc đòi hỏi nhiều lao động này.
Một thống kê rõ ràng khác từ cuộc khảo sát là lượng thời gian lãng phí với các quy trình liên quan đến in ấn? Chờ đợi công việc tại máy in, hết nguồn cung cấp hoặc đến các cửa hàng máy in để lấy tài liệu thêm vào một khoảng thời gian đáng kể. Chi phí, tất nhiên, có thể không nhìn thấy, nhưng nó ở đó.
Xerox cho biết ở Mỹ thời gian chờ đợi cho một tài liệu tại một doanh nghiệp với một máy in trung tâm dùng chung là khoảng ba phút cho mỗi nhân viên. Điều này đi ra đến 13 giờ mỗi năm cho mỗi nhân viên. Vì vậy, ngay cả một doanh nghiệp nhỏ với 10 nhân viên cũng có thể trải qua 130 giờ lãng phí.
Báo cáo
Cách thức tối ưu hóa ngân sách CNTT của bạn với Quản lý tài liệu thông minh hơn Báo cáo của Google có các giải pháp mà các doanh nghiệp nhỏ có thể triển khai để tránh các vấn đề nổi bật trong khảo sát.
Việc đầu tiên là tìm một đối tác Dịch vụ in được quản lý để giúp họ quản lý việc sử dụng máy in của họ hiệu quả hơn. Trong một bài đăng trên blog chính thức của Xerox, Giám đốc tiếp thị kênh Xerox Lisa Graham viết về sự cần thiết của các doanh nghiệp để trở nên chủ động hơn trong việc đánh giá việc sử dụng máy in. Đánh giá của bản in có thể nhanh chóng xác định tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả, theo Graham Graham.
Tất cả mọi thứ từ các tài liệu bị bỏ rơi trên khay máy in đến mua vật tư, in màu không cần thiết và các sự thiếu hiệu quả khác đều khiến bạn phải trả giá.
Với số hóa chuyển đổi gần như mọi bộ phận trong doanh nghiệp của bạn, Dịch vụ in được quản lý đáng tin cậy hoặc đối tác khác có thể kết hợp số hóa, quy trình làm việc tài liệu, in di động, công nghệ đám mây và bảo mật.
Là một vấn đề riêng biệt nhưng có liên quan, báo cáo cho thấy 90 phần trăm doanh nghiệp đã bị vi phạm vì in ấn không an toàn.
Phần kết luận
Cuối báo cáo, Xerox khuyến nghị các công ty thuộc mọi quy mô tìm đối tác Dịch vụ in được quản lý phù hợp, nhưng điều này có thể không thực hiện được đối với các doanh nghiệp nhỏ. Báo cáo cung cấp thông tin có giá trị cho những người có thể đủ khả năng để thuê các dịch vụ như vậy.
Bằng cách chọn các máy in mới nhất với các giải pháp theo dõi và giám sát, thực hiện các thực tiễn tốt nhất với quản trị tốt và giáo dục lực lượng lao động của bạn, bạn có thể quản lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến việc sử dụng máy in không được kiểm soát. Một số giải pháp bao gồm cài đặt tiêu chuẩn hóa để tất cả các bản sao có màu đen và trắng, tích hợp với quy trình công việc trên đám mây và di động, tự động hóa quy trình công việc và điều phối việc mua vật tư.
Hình: Xerox
Thêm trong: Tiện ích 1
