Để làm thư ký cho một hội đồng quản trị, bạn phải được bầu vào vị trí hoặc được bổ nhiệm bởi hội đồng quản trị hoặc thành viên chung của tổ chức. Thư ký là một vị trí đảm bảo tất cả các quy tắc và quy định của tổ chức được hội đồng quản trị tuân thủ trong các cuộc họp và việc thực hiện các quyết định của hội đồng. Thư ký cũng phụ trách tất cả các hồ sơ và tài liệu cho tổ chức.
$config[code] not foundBiên bản và hồ sơ
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của vị trí thư ký hội đồng quản trị là ghi lại biên bản của mỗi cuộc họp hội đồng. Thư ký ghi lại tất cả những gì xảy ra trong cuộc họp bao gồm những gì đã được thảo luận, những hành động nào đã được bỏ phiếu và kết quả là những hành động nào được thực hiện. Một thư ký hội đồng cũng giữ hồ sơ đầy đủ, chi tiết về tất cả các mối quan hệ kinh doanh của công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận. Trong suốt cả năm, thư ký được yêu cầu phân phát tài liệu cho hội đồng quản trị và các thành viên cũng như hoàn thành bất kỳ hồ sơ pháp lý nào thay mặt cho tổ chức đúng hạn. Thư ký cũng đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ được lưu trữ đúng cách và an toàn.
Nhiệm vụ hành chính
Một thư ký hội đồng thường đảm nhận các nhiệm vụ hành chính bên cạnh việc tham dự và ghi lại các cuộc họp của hội đồng. Trong khả năng này, thư ký hoàn thành việc trao đổi thư từ thay mặt cho hội đồng quản trị và tổ chức, trả lời và trả lại các cuộc gọi điện thoại và cung cấp hỗ trợ hành chính cá nhân cho các thành viên hội đồng khi cần thiết. Thư ký cũng có thể được ủy quyền để nhận thông báo pháp lý thay mặt cho tổ chức. Thư ký tại một tổ chức phi lợi nhuận có thể được chấp nhận quyên góp từ thiện và dự thảo thư khấu trừ thuế cho những người đóng góp.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingBước vào
Vai trò của thư ký trong một ban giám đốc là một vị trí bỏ phiếu. Thư ký có khả năng bỏ phiếu giống như các thành viên khác trong hội đồng quản trị mặc dù cô chịu trách nhiệm điều phối cuộc họp và lưu giữ hồ sơ. Trong trường hợp cả chủ tịch hoặc phó chủ tịch hội đồng quản trị không thể tham dự một cuộc họp hội đồng quản trị, thư ký có thể tạm thời bước vào vị trí của mình. Khi điều này xảy ra, thư ký có thể gọi cuộc họp để đặt hàng và chủ trì chức năng cho đến khi một thành viên hội đồng khác tạm thời được bổ nhiệm vào vị trí này.
Trách nhiệm giải trình
Một phần khác của vai trò của thư ký là duy trì trách nhiệm. Thư ký đảm bảo rằng các hành động của hội đồng quản trị phù hợp với các yêu cầu pháp lý và quy định của tổ chức. Thư ký cũng phải tự chịu trách nhiệm cho tất cả các nhiệm vụ của vị trí của mình. Cô ấy có thể được yêu cầu báo cáo về tiến trình của mình liên quan đến trách nhiệm với hội đồng quản trị hoặc các thành viên đã bổ nhiệm cô ấy. Trong trường hợp một số nhiệm vụ của thư ký được chuyển cho một thành viên hội đồng quản trị khác, thư ký vẫn chịu trách nhiệm về việc hoàn thành nhiệm vụ.
