Khi công ty của bạn phát triển, bạn thêm nhiều quy trình, phần mềm và con người. Nếu bạn thiên đường chủ động hợp lý hóa tất cả cùng, bạn có thể ngạc nhiên khi thấy rằng hệ thống của bạn phức tạp và dư thừa.
Hợp nhất quy trình làm việc sẽ giúp doanh nghiệp đang phát triển của bạn tiếp tục phát triển và giữ cho mọi người làm việc với những thứ quan trọng.
Cách hợp nhất hệ thống kinh doanh của bạn
Giảm thời gian nhập dữ liệu
Nếu bạn nhập dữ liệu giống nhau ở nhiều nơi, bạn sẽ lãng phí thời gian. Tích hợp ứng dụng phần mềm cho phép bạn nhập dữ liệu một lần và tự động đồng bộ hóa ở những nơi khác.
$config[code] not foundMột máy tiết kiệm thời gian khổng lồ? Tìm kiếm phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cung cấp tích hợp ứng dụng với các dịch vụ khác, chẳng hạn như tiếp thị qua email, kế toán và quản lý nội dung. Ví dụ: Insightly tích hợp với Evernote, Gmail, Lịch Google, Google Drive, MailChimp, Outlook 2013, Trích dẫn con lăn, Torpio và Zapier. Sắp tới, Insightly cũng sẽ tích hợp với QuickBooks Online.
Tích hợp cho phép bạn quản lý các tác vụ trong CRM hiệu quả hơn mà không cần sao chép công việc, chẳng hạn như liên kết thông tin dự án từ Evernote với một tổ chức trong CRM của bạn hoặc tạo các trích dẫn được cá nhân hóa với thông tin CRM qua Trích dẫn.
Làm việc trong đám mây
Những ngày không thể làm việc trên một dự án vì dữ liệu được lưu trữ trên máy tính để bàn mà bạn có thể truy cập được. Giờ đây, mọi người trong nhóm của bạn, khách hàng của bạn và bất kỳ ai khác cần cộng tác trong một dự án hoặc tài liệu, đều có thể xem và sử dụng thông tin quan trọng từ bất kỳ nơi nào thông qua Internet. Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây có khả năng chống tham nhũng do trục trặc máy tính vì nó không được lưu trữ trên bất kỳ một máy tính cá nhân nào.
Xin lưu ý rằng khi một số ứng dụng đám mây có thời gian ngừng hoạt động bất ngờ, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng làm việc của bạn. (Doanh nghiệp của bạn có bị ảnh hưởng khi Google Drive ngừng hoạt động vào tháng 3 không?)
Nếu bạn lo lắng về các vấn đề thời gian chết, hãy xem xét các ứng dụng kết hợp cho phép bạn làm việc từ dữ liệu sao lưu được lưu trữ cục bộ hoặc những ứng dụng có chế độ ngoại tuyến. Các ứng dụng đám mây phổ biến dành cho doanh nghiệp bao gồm Google Apps for Business, Office 365, Box và RebitPro. Ngoài ra, nhiều ứng dụng đám mây là lựa chọn thay thế chi phí thấp hơn để mua một khối giấy phép phần mềm cho công ty của bạn.
Chỉ sử dụng một lịch
Vài điều gây thất vọng hơn là bỏ lỡ thời hạn vì ai đó đã kiểm tra sai lịch. Cách tốt nhất để tránh điều này là chỉ sử dụng một lịch cho mọi người và mọi dự án.
Chọn lịch sẽ tích hợp với phần mềm bạn sử dụng cho CRM và quản lý dự án, cộng với các thiết bị di động mà nhóm của bạn thường xuyên sử dụng. Bạn không chỉ có thể đồng bộ hóa các thời hạn dự án quan trọng, mà nhóm của bạn có thể quản lý lịch trình của riêng họ trong cùng một ứng dụng di động trong khi vẫn theo kịp các thời hạn quan trọng của công ty.
Theo dõi các K.I.S.S. Quy tắc"
Giống như bạn đã học ở trường, Hãy đơn giản, Ngớ ngẩn.
Nếu bạn muốn tránh làm phức tạp các nhiệm vụ kinh doanh thông thường và tạo ra sự dư thừa trong quy trình làm việc của mình, hãy luôn tập trung vào sự đơn giản. Công nghệ mới nhất không phải là luôn luôn cải thiện những gì bạn đã có. Nếu bạn đang mua sắm cho các hệ thống kinh doanh tốt hơn, hãy chắc chắn rằng bạn đã nhân đôi thứ gì đó bạn đã có. Đây là một nơi mà các plugin, ứng dụng và tiện ích mở rộng thực sự hữu ích.
Bạn có thể tìm thấy phần mềm, chẳng hạn như CRM hoặc trình duyệt Web, đó là một điều thực sự tốt. Sau đó, có thể thêm một plugin tự động hóa một quy trình hoặc thêm chức năng mà bạn đã quản lý với một phần mềm không có nhiệm vụ. Điều đó giải phóng bạn và nhóm của bạn khỏi một chương trình nữa và một quá trình để học hỏi.
Nếu bạn đã bỏ bê việc hợp lý hóa các hệ thống kinh doanh của mình, thì lần đầu tiên bạn nhìn kỹ vào các tùy chọn có thể hơi quá sức. Khi bạn dành thời gian để tìm các ứng dụng phù hợp cho các công việc bạn cần tự động và xóa bỏ mọi hệ thống và phần mềm dư thừa, bạn sẽ được trao quyền để thường xuyên đánh giá các hệ thống của mình, giúp việc bảo trì trở nên đơn giản hơn nhiều.
Có thể thanh toán tốt nhất cho các hệ thống hợp lý hóa là giải phóng nhóm của bạn để làm việc trên các dự án - thay vì đốt thời gian thực hiện các nhiệm vụ dư thừa.
10 Bình luận
