Câu hỏi phỏng vấn cho vị trí thư ký

Thư ký thực hiện các chức năng văn phòng quan trọng, bao gồm chuẩn bị báo cáo kinh doanh, thuyết trình và ngân sách và tương tác với khách hàng và giám đốc điều hành doanh nghiệp. 10% thư ký và trợ lý hành chính hàng đầu kiếm được 49.370 đô la hàng năm trở lên tính đến tháng 5 năm 2013, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Các nhà quản lý đặt câu hỏi thăm dò trong các cuộc phỏng vấn có thể tăng cơ hội tuyển dụng thư ký với các kỹ năng dự án, tổ chức và giao tiếp phù hợp với nhu cầu quản trị của công ty họ.

$config[code] not found

Kỹ năng quản lý dự án

Yêu cầu thư ký tương lai mô tả các dự án mà cô ấy làm việc. Tập trung vào các dự án mà thư ký tạo ra và quản lý cũng như các dự án mà cô đóng vai trò hỗ trợ. Ví dụ, một người quản lý tài chính có thể yêu cầu một thư ký tương lai mô tả cách cô ấy chuẩn bị các slide trên cao hoặc các bài thuyết trình PowerPoint cho một cuộc họp ngân sách hàng quý. Hỏi về các bước mà thư ký đã thực hiện khi dự án bị đình trệ do các nhà quản lý hoặc các đồng nghiệp khác không gửi dữ liệu đúng hạn. Hỏi xem liệu thư ký có đưa ra khuyến nghị cho các nhà quản lý cấp cao đã giúp dự án trở lại đúng hướng hay không. Những câu hỏi này kiểm tra khả năng lãnh đạo thư ký và kỹ năng tư duy độc lập.

Kỹ năng tin học

Thảo luận về kinh nghiệm thư ký tiềm năng làm việc với các ứng dụng phần mềm máy tính. Ví dụ: thư ký thường cần có kinh nghiệm với MAC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint và ứng dụng thư điện tử. Nếu bạn cần một thư ký với các kỹ năng nâng cao trong một ứng dụng phần mềm khác, chẳng hạn như Quark Express hoặc Photo Shop, hãy lấy các ví dụ về các công việc mà anh ta đã sử dụng các ứng dụng này. Yêu cầu thư ký mô tả một thời gian khi anh ta tạo bảng xoay vòng, trộn thư hoặc trình bày PowerPoint nhiều trang bằng đạn, bảng và ghi chú. Điều này sẽ giúp bạn khám phá trình độ chuyên môn của thư ký trong việc sử dụng các ứng dụng phần mềm máy tính.

Video trong ngày

Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi Sapling

Kinh nghiệm trước ngành

Hỏi về các vị trí thư ký trước đây mà thư ký điền vào một tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm tương tự như các công ty của bạn. Ví dụ, một thư ký cho một công ty bảo hiểm có thể cần kiến ​​thức làm việc về ngành bảo hiểm để hoàn thành các báo cáo hàng tháng. Một thư ký tương lai chỉ làm việc tại một trường cao đẳng hoặc đại học có thể không có kiến ​​thức và kinh nghiệm cần thiết để làm việc cho một giám đốc công ty bảo hiểm cao cấp. Khám phá lý do tại sao thư ký rời bỏ công việc trước đây của cô. Bạn có thể hỏi, Tại sao bạn lại tìm kiếm công việc mới? Điều gì khiến bạn quyết định rời bỏ công việc cuối cùng của mình? Người quản lý cần một thư ký để đọc chính tả nên hỏi cô thư ký quen thuộc với từ vựng của doanh nghiệp cụ thể như thế nào. Ví dụ, các chuyên gia y tế có thể yêu cầu các thư ký có hai năm kinh nghiệm trở lên với thuật ngữ y khoa.

Nhận đào tạo

Hỏi thư ký về quản lý văn phòng hoặc đào tạo hành chính mà anh ta nhận được, bao gồm đào tạo tại chỗ hoặc đào tạo trong lớp. Một thư ký đã theo học tại một trường sau trung học để lấy chứng chỉ hoặc bằng cấp có thể xem xét ngành hành chính trong lĩnh vực nghề nghiệp của mình. Nghiên cứu trên lớp có thể chứng minh sự cam kết trong tương lai của thư ký.

Thông tin lương năm 2016 cho Thư ký và Trợ lý hành chính

Thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 38.730 đô la trong năm 2016, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Ở cấp thấp, các thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương phần trăm thứ 25 là 30.500 đô la, nghĩa là 75% kiếm được nhiều hơn số tiền này.Mức lương phần trăm thứ 75 là 48.680 đô la, nghĩa là 25 phần trăm kiếm thêm. Trong năm 2016, 3.990.400 người đã được tuyển dụng ở Hoa Kỳ làm thư ký và trợ lý hành chính.