Ngày càng có nhiều nhà cung cấp giới thiệu các nền tảng đám mây và các dịch vụ phần mềm (SaaS) để kết nối mọi người trực tuyến với nhau.
Tuy nhiên, Don Patrick cho phép các thuật ngữ trong ngành như nền tảng đám mây của Đám mây và SaaS làm bạn bối rối. Tất cả điều này có nghĩa là mọi người đang sử dụng các ứng dụng phần mềm dựa trên Web để làm việc cùng nhau.
Mục đích của các hệ thống phần mềm hợp tác này là bắt chước môi trường làm việc mà chúng tôi có kể từ văn phòng được tổ chức đầu tiên.
$config[code] not foundHãy nghĩ về môi trường làm việc mà mọi người đã sử dụng kể từ khi văn phòng có tổ chức trở nên phổ biến. Chúng ta thấy nó hay nhất trong các bộ phim cũ bây giờ (hoặc trong các tập của Mad Men) - mỗi bộ phận ở một tầng khác nhau, các hàng thư ký ngồi ở máy đánh chữ IBM Chọn, giám đốc điều hành cấp dưới trong các tủ, người cao niên trong văn phòng.
Trong những ngày đầu của tôi tại AT & T, chúng tôi liên tục sắp xếp lại mọi người để tất cả các thành viên của nhóm tài khoản quốc gia ngồi cạnh nhau. Chúng tôi thậm chí treo biển hiệu đội từ trần nhà. Các cuộc họp được tổ chức tại một thời điểm thông báo, và để chia sẻ một tài liệu, tôi chỉ cần đặt một thư mục tệp trên bàn của đồng nghiệp.
Ngày nay môi trường làm việc đã thay đổi đáng kể. Nhiều người làm việc từ xa từ nhà. Chúng tôi có các đội ảo, nhiều chuyên gia tư vấn và nhân viên thuê ngoài. Giá xăng tăng và tình hình kinh tế sẽ khiến văn phòng ảo càng trở nên cần thiết.
Mỗi người có một mô tả khác nhau về văn phòng ảo. Tôi đã điều hành các công ty ảo từ những năm 1980. Tôi nhớ mình đã rất vui mừng khi có một tài khoản email MCI và nhận ra rằng tôi đã phải xử lý thư thoại để liên lạc với mọi người.
Kể từ đó, tôi đã có rất nhiều kinh nghiệm với những gì hoạt động và những gì không. Hãy để tôi chia sẻ các yêu cầu mà tôi nghĩ rằng các ứng dụng phần mềm phải có để giúp mọi người làm việc cùng nhau trong văn phòng ảo ngày nay.
Đơn giản và quen thuộc
Mọi người tự nhiên chống lại (một số nói ghét) thay đổi. Một ứng dụng phần mềm Giao diện của ứng dụng phần mềm phải giống với những gì mọi người rất quen thuộc. Nó cũng phải trực quan nhất có thể.
Điều này nghe có vẻ cơ bản, nhưng nếu bạn nhìn vào các cầu thủ trong không gian cộng tác ngay bây giờ, chỉ có một số ít đã làm điều này rất tốt. Một số ứng dụng phần mềm rất khó sử dụng và khó sử dụng đến nỗi bạn nhanh chóng bỏ cuộc sau một vài lần thử để tìm ra những điều cơ bản. Để vượt qua giới hạn và trở nên thống trị trên thị trường, trải nghiệm người dùng phải quen thuộc và đơn giản.
Hiện diện / Trò chuyện
Tôi cảm thấy rằng sự hiện diện của trực tiếp và khả năng giao tiếp ngay lập tức và trực tiếp là khía cạnh quan trọng nhất. Biết được tình trạng của mọi người bạn đang làm việc là nền tảng của một hệ thống thành công.
Trong mô hình văn phòng thông thường cũ hơn, chúng ta có thể lướt qua căn phòng hoặc dựa vào bức tường hình khối để trò chuyện về thời tiết hoặc phát hành sản phẩm mới. Thay thế ngày hôm nay là trò chuyện tức thời hoặc hội nghị điện thoại. Các dịch vụ như VOIP hoặc dịch vụ cuộc gọi hội nghị miễn phí đã giúp cho các hội nghị ad hoc nhanh chóng và dễ dàng để thiết lập.
Kiểm soát / Chia sẻ tệp và Cộng tác trong thời gian thực
Tại trung tâm của doanh nghiệp là các tài liệu và tập tin. Chúng vừa là sản phẩm làm việc vừa là quá trình làm việc. Với sự gia tăng theo cấp số nhân của các chuyên gia tư vấn, thuê ngoài và cộng đồng đối tác, khả năng áp dụng các cấp thẩm quyền tài liệu có ý nghĩa là một trong những mệnh lệnh quan trọng hiện nay.
Ngày xưa, bạn có thể kiểm soát điều này bằng cách chỉ sao chép một số trang nhất định cho một số người nhận nhất định hoặc bạn sẽ giới hạn danh sách phân phối. Ngày nay, trong một ứng dụng phần mềm hợp tác tốt, bạn có thể gán các cấp thẩm quyền khác nhau với một vài lần nhấn phím.
Thêm một bản kiểm toán chi tiết về bảo mật, kiểm soát, thuận tiện và pháp y và bạn có các thành phần của một hệ thống quản lý tệp và tài liệu khả thi. Công nghệ cộng tác và đẩy thời gian thực tự động hóa hầu hết các nhiệm vụ quản lý này. Kết hợp lại, các công cụ quản lý này làm cho lỗi thời - và loại bỏ - nhu cầu đính kèm email.
Đầu tôi đã đề cập đến những người kháng chiến thay đổi. Có nhiều giải pháp mạnh mẽ trên thị trường để kiểm soát tài liệu, sao lưu và cộng tác tệp. Thách thức mà tất cả họ phải đối mặt là (1) dễ sử dụng và (2) giảm thiểu nhu cầu thay đổi hành vi. Để áp dụng đại trà, bạn phải bắt chước cách mọi người làm việc ngày nay và tự động hóa càng nhiều chức năng càng tốt - không cố gắng thay đổi hoàn toàn mô hình công việc của họ.
Hội nghị
Hội nghị là một phạm trù rộng - tôi có xu hướng nghĩ về nó trong các thùng.
- Hiển thị và kể sự kiện là các phiên theo lịch trình có người dẫn chương trình được chỉ định và đối tượng nhóm. Hiện tại có một số sản phẩm trên thị trường xử lý việc này rất tốt với các mô hình định giá và mức độ tính năng / chức năng khác nhau, ví dụ như Webex.
- Tôi tin rằng chia sẻ quảng cáo là một trong những tính năng có thể sử dụng nhất trong thế giới cộng tác. Khả năng chia sẻ ngay lập tức một màn hình hoặc sản phẩm làm việc mà không cần thiết lập cũng gần như chúng ta sẽ có được những người dựa vào bức tường hình khối. Có hai cách để làm điều này: (1) các sản phẩm cho phép chia sẻ màn hình tức thì (thường là trên cơ sở một-một) hoặc (2) sản phẩm cung cấp chia sẻ và cập nhật tài liệu theo thời gian thực giữa nhiều người dùng. Tôi sử dụng cả hai cách rộng rãi và thấy chúng là vô giá trong Văn phòng ảo ảo
Thay đổi
Mỗi thế hệ bước vào nơi làm việc đều mang đến những bộ kỹ năng và thành kiến khác nhau. Công ty phần mềm thực sự đầu tiên tôi làm việc có một hệ thống email máy tính lớn được trồng tại nhà. CFO sẽ có trợ lý hành chính của mình in các bản sao cứng của email. Anh ta sẽ viết thư trả lời, và cô phải là người chốt trong tin nhắn của anh ta và gửi email trả lời.
Vô lý như âm thanh đó bây giờ, trong một thập kỷ hoặc lâu hơn, ý tưởng rằng chúng tôi giữ các ứng dụng phần mềm và tệp trên PC cục bộ của chúng tôi sẽ nghe có vẻ lố bịch.
Trong khi đó, chúng tôi cần một giải pháp lai để phù hợp với thói quen làm việc của chúng tôi. Tăng tốc sử dụng đám mây cho các ứng dụng và dữ liệu, nhưng cung cấp cho mọi người tùy chọn làm việc từ máy tính để bàn của họ.
Bằng cách làm cho công việc trực tuyến trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, máy tính để bàn truyền thống sẽ trở nên hoạt động như amidan của bạn - vẫn còn đó nhưng không cần thiết.
* * * * *
Thông tin về các Tác giả: George Langan là CEO của eXpresso Corporation, một dịch vụ phần mềm hợp tác. George mang đến bảng kinh nghiệm sâu rộng chạy các doanh nghiệp phần mềm. Blog của anh ấy có thể được tìm thấy tại:
17 Bình luận
