Có một trách nhiệm mà hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ có lẽ muốn quên đi. Nhưng nó bắt buộc đối với bất cứ ai điều hành bất cứ điều gì lớn hơn một quyền sở hữu duy nhất. Đây là trách nhiệm của bạn để giữ hồ sơ về nhân viên của bạn. Mặc dù điều này có thể không phải là phần thú vị nhất của việc điều hành một doanh nghiệp, nhưng nó rất quan trọng.
Yêu cầu lưu giữ hồ sơ nhân viên
Chính phủ liên bang, tiểu bang và địa phương đều có những yêu cầu khác nhau khi nói đến việc giữ tài liệu chính xác về việc tuyển dụng và các chức năng nhân sự khác để bảo vệ cả nhân viên và doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp, việc không giữ những hồ sơ này trong tay có thể khiến bạn bỏ ngỏ những vụ kiện chấm dứt sai trái hoặc những hậu quả tương tự mà không có bất kỳ giấy tờ nào để tự bảo vệ mình. Dưới đây là một số yêu cầu mà doanh nghiệp của bạn có thể phải đáp ứng khi lưu giữ hồ sơ nhân viên.
$config[code] not foundGiữ hồ sơ tuyển dụng trong một năm
Khi bạn đang tuyển dụng cho một vị trí mới, các đạo luật liên bang như Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ và Tiêu đề VII yêu cầu bạn không được phân biệt đối xử trong quá trình tuyển dụng của mình. Vì vậy, bạn nên giữ tất cả các ứng dụng, sơ yếu lý lịch và các tài liệu khác từ quá trình tuyển dụng trong ít nhất một năm sau khi công việc được điền trong trường hợp bất kỳ bên nào không nhận được công việc quyết định nộp đơn kiện.
Giữ hồ sơ biên chế trong ba năm
Hồ sơ tiền lương rất cần thiết để đảm bảo nhân viên được đền bù tương đối cho số giờ họ làm việc và đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ mọi yêu cầu lương làm thêm và tối thiểu. Luật pháp yêu cầu bạn giữ những hồ sơ này trong tay cho những nhân viên không được miễn thuế trong ba năm. Tuy nhiên, nhân viên cũng có thể chọn nộp đơn kiện nếu họ cảm thấy họ nợ tiền trả cho bất kỳ thời gian làm việc ngoài giờ nào. Vì vậy, nó có thể có lợi cho bạn để giữ chúng trong tay đến năm năm sau khi chấm dứt.
Giữ các mẫu đơn I-9 trong một năm sau khi chấm dứt
Các mẫu đơn I-9 được yêu cầu cho các doanh nghiệp cho thấy rằng họ đã xác minh một nhân viên đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ. Theo luật, bạn phải yêu cầu giữ các mẫu này trong ba năm sau khi thuê nhân viên hoặc một năm sau khi nhân viên bị chấm dứt, bất cứ ngày nào đến sau. Bạn cũng cần phải lưu trữ các biểu mẫu này riêng biệt với các hồ sơ nhân sự khác.
Giữ giấy tờ tách biệt trong năm năm sau khi chấm dứt
Giữ giấy tờ liên quan đến chấm dứt hoặc tách cũng là điều cần thiết trong trường hợp bạn phải đối mặt với bất kỳ vấn đề chấm dứt sai trái nào. Giữ thư từ chức và thoát khỏi giấy tờ phỏng vấn trong tay trong ba năm sau khi nhân viên rời khỏi và tách giấy tờ trong năm năm.
Giữ FMLA để lại báo cáo trong ba năm sau khi chấm dứt
Đạo luật nghỉ phép y tế gia đình có mặt để đảm bảo nhân viên đủ điều kiện được nghỉ phép không lương trong khi công việc của họ được bảo vệ trong trường hợp có vấn đề về y tế hoặc gia đình. Nếu một nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép FMLA, bạn nên giữ thông tin đó trong hồ sơ của mình trong ít nhất ba năm sau khi nhân viên đó chia tay với doanh nghiệp của bạn, bất kể nghỉ phép có được cấp hay không.
Giữ các hình thức phúc lợi hưu trí trong sáu năm
Nếu bạn cung cấp trợ cấp hưu trí cho nhân viên, bạn nên giữ thông tin đó trong tay ít nhất sáu năm sau khi nhân viên nghỉ việc hoặc bị chấm dứt, theo Đạo luật Bảo đảm Thu nhập Nghỉ hưu của Nhân viên. Ngoài ra, các tòa án đã xác định rằng Công ty phải có trách nhiệm với công ty, để chứng minh rằng họ cung cấp đủ bảo hiểm và lợi ích trong trường hợp nhân viên kiện, thay vì trách nhiệm của nhân viên để chứng minh bảo hiểm là không đủ.
Giữ hồ sơ kiểm tra ma túy trong năm năm
Trong một số trường hợp, thông tin kiểm tra lý lịch và kiểm tra thuốc có thể nằm trong tiêu chuẩn của thông tin tuyển dụng khác. Tuy nhiên, nếu công việc liên quan đến vận chuyển, thì bạn phải lưu giữ hồ sơ về bất kỳ xét nghiệm ma túy nào được thực hiện trong năm năm như một phần của quy định an toàn của Bộ Giao thông Vận tải.
Giữ hồ sơ thuế nhân viên trong bốn năm
Khi nói đến các khoản thuế liên quan đến nhân viên, IRS khuyên bạn nên lưu giữ hồ sơ trong bốn năm trong trường hợp kiểm toán. Điều này nên bao gồm tất cả tiền lương, thanh toán lương hưu, thông tin tiền boa, mẫu W-2 và W-4 và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
Giữ hồ sơ sức khỏe và an toàn của nhân viên trong năm năm
Đạo luật Sức khỏe và An toàn Lao động yêu cầu bạn lấy và lưu giữ hồ sơ về bất kỳ thương tích và bệnh tật nào của nhân viên tại nơi làm việc, với một mô tả ngắn gọn và bất kỳ thông tin thích hợp nào khác. Điều này là để đảm bảo rằng nhân viên được cung cấp một môi trường làm việc an toàn và mọi vấn đề đều được xử lý tương ứng.
Giữ thông tin bảo hiểm thất nghiệp trong tối đa bảy năm
Hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp yêu cầu khác nhau tùy theo tiểu bang. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể phải giữ những hồ sơ đó trong khoảng từ bốn đến bảy năm. Cụ thể, Washington D.C. yêu cầu các doanh nghiệp giữ những hồ sơ đó trong bảy năm.
Giữ hợp đồng cho đến năm năm
Nếu bạn làm việc với các nhà thầu độc lập hoặc bên thứ ba, bạn cũng có thể cần phải đáp ứng một số yêu cầu lưu trữ hồ sơ nhà nước. Ở Virginia, các doanh nghiệp được yêu cầu giữ hợp đồng trong vòng năm năm sau khi thỏa thuận được đưa ra. Và một số tiểu bang khác cũng có yêu cầu tương tự trong khoảng từ ba đến bốn năm.
Ảnh qua Shutterstock
2 Bình luận
