Hãy tưởng tượng bạn bị buộc phải rình rập trong tủ hồ sơ để tìm kiếm một thư mục cũ với một tài liệu quan trọng mà bạn cần để giải quyết một cuộc điều tra của khách hàng.
Chà, việc tìm kiếm thông tin như vậy trong tài liệu giấy đã nộp có thể bị đánh thuế, gây khó chịu và không nghi ngờ gì làm bạn chậm lại. Tuy nhiên, khi bạn quét các tài liệu cũ của mình và lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu điện tử, nó có thể giúp việc quản lý tài liệu trở nên đơn giản và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn.
$config[code] not foundQuét tài liệu là gì?
Quét tài liệu, còn được gọi là hình ảnh tài liệu, được định nghĩa đơn giản là quá trình chụp ảnh kỹ thuật số của tài liệu giấy (hoặc microfilm).
Vượt qua cách thức các tài liệu giấy của bạn được chuyển đổi thành hình ảnh có thể tìm kiếm điện tử, điều này có thể giúp ích rất nhiều cho quá trình kinh doanh của bạn, Mitch Neil McKeever, một chuyên gia hình ảnh tài liệu với dịch vụ quét và quản lý tài liệu có trụ sở tại Vương quốc Anh, đã trả lời email của Small Business Trends.
Toàn bộ quá trình chuyển đổi tài liệu vật lý sang định dạng kỹ thuật số cũng bao gồm quét và chụp ảnh bằng phần mềm Nhận dạng ký tự quang học (OCR). OCR nhận dạng thông minh các hình ảnh kỹ thuật số và biến chúng thành tài liệu văn bản để cho phép từ khóa tìm kiếm trong tài liệu.
Khi được thực hiện một cách chính xác, quét tài liệu có thể thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh của bạn tốt hơn và tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc của bạn.
Lợi ích kinh doanh của tài liệu quét
Theo McKeever, công việc được tuyên bố là giúp khách hàng nhỏ và doanh nghiệp thực hiện và duy trì hệ thống quản lý thông tin của họ theo cách hiệu quả và kịp thời nhất, có một số lý do quét tài liệu (hoặc hình ảnh) có thể có giá trị cho doanh nghiệp của bạn.
Ông giải thích sáu lợi ích chính của việc quét tài liệu cho các doanh nghiệp:
1. Quét tài liệu giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Với quyền truy cập dễ dàng vào tất cả các tệp và tài liệu của bạn chỉ bằng một nút bấm, bạn hoặc nhân viên của bạn đã giành được phải tiết kiệm thời gian tìm kiếm qua các hộp và tệp để cố gắng xác định vị trí tài liệu bạn cần. Bạn đã giành được một đội ngũ thanh toán cho một nhiệm vụ có thể mất hàng giờ khi hoàn thành trong vài giây.
2. Quét tài liệu cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn
Với hình ảnh tài liệu, bạn có thể số hóa mọi phần của tệp và lập chỉ mục cho nó với một loạt siêu dữ liệu. Điều đó có nghĩa là nếu bạn yêu cầu một thông tin cụ thể - chẳng hạn như số hóa đơn - bạn có thể tìm thấy nó ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn đáp ứng nhu cầu của khách hàng càng nhanh càng tốt.
3. Quét tài liệu giúp giảm dung lượng lưu trữ
Bằng cách chuyển đổi tất cả các tài liệu vật lý của bạn thành các tệp kỹ thuật số, bạn sẽ không còn phải lưu trữ chúng ở nơi chúng gần kề. Chúng có thể được đóng hộp và vận chuyển đến các trang web an toàn, chuyên dụng, giải phóng không gian trong văn phòng của bạn cho những điều quan trọng hơn và giảm chi phí liên quan đến lưu trữ tệp giấy.
4. Quét tài liệu cải thiện bảo mật
Vì bạn đã giành được các tập tin giấy trên trang web, bạn có thể giữ chúng trong các cơ sở lưu trữ chuyên dụng có các giao thức bảo mật nổi bật. Bạn đã giành chiến thắng, bạn cũng cần phải lo lắng về bảo mật tại văn phòng của mình, vì tất cả các tệp kỹ thuật số và bản sao lưu có thể được lưu trữ từ xa trên các máy chủ có độ an toàn cao.
5. Quét tài liệu cho phép bạn chia sẻ và cộng tác
Một lợi ích tuyệt vời khác của các tệp kỹ thuật số so với các tệp giấy là chia sẻ tài liệu. Nhiều đồng nghiệp có thể truy cập cùng một tài liệu khi được yêu cầu, giảm thời gian lãng phí một lần nữa khi các tệp giấy phải được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác.
6. Quét tài liệu giúp bạn đáp ứng các quy định tuân thủ
Cuối cùng, bạn có thể thấy rằng các quy trình tuân thủ trong ngành của bạn yêu cầu bạn giữ một số tài liệu kỹ thuật số, cũng như về thể chất. Đặt một giải pháp hình ảnh tài liệu an toàn và hiệu quả ngay bây giờ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Quét ảnh qua Shutterstock
3 Bình luận
