Trong bất kỳ văn phòng nào, có những nhiệm vụ cần phải hoàn thành để giữ cho doanh nghiệp tiến lên. Những nhiệm vụ này, nằm dưới sự bảo trợ của công tác văn thư, nhìn chung khá đơn giản và dễ làm chủ, và thường được giao cho những người lao động mới vào nghề. Mặc dù thực tế là các nhiệm vụ văn thư như đánh máy và nộp đơn là tương đối cơ bản, nhưng chúng mất nhiều thời gian - và trong nhiều trường hợp, các giám đốc điều hành và nhân viên midlevel tập trung vào các ưu tiên khác và không thể theo kịp mọi thứ cần phải làm. Vì lý do đó, nhiều công ty thuê nhân viên hỗ trợ văn thư, những người đặc biệt chịu trách nhiệm xử lý các nhiệm vụ này.
$config[code] not foundHoạt động thư ký thông thường
Tiêu đề của nhân viên hỗ trợ văn thư đề cập đến các cá nhân hỗ trợ hoặc hỗ trợ đồng nghiệp với một loạt các nhiệm vụ. Một số công việc phổ biến nhất thuộc danh mục này bao gồm đánh máy tài liệu, nộp hồ sơ, trả lời điện thoại, quản lý thư, nhập dữ liệu, sao chụp, fax và phân loại và gửi thư đến. Các chuyên gia hỗ trợ văn thư cũng có thể chịu trách nhiệm duy trì và đặt hàng vật tư, và xử lý các nhiệm vụ khác theo sự phân công, chẳng hạn như đặt thức ăn cho các cuộc họp. Bằng cách đảm nhận những trách nhiệm này và loại bỏ chúng khỏi các tấm khác, chúng giúp văn phòng hoạt động trơn tru và đảm bảo mọi thứ vẫn được tổ chức.
Mặc dù hỗ trợ văn thư chung tập trung vào các nhiệm vụ chung này, trong một số doanh nghiệp hoặc bộ phận hỗ trợ văn thư có thể tập trung vào các hoạt động cụ thể hoặc yêu cầu kiến thức chuyên môn hơn. Ví dụ, các hoạt động văn thư trong một bộ phận tài chính có thể bao gồm các nhiệm vụ kế toán, quản lý các tài khoản phải trả và các khoản phải thu, hỗ trợ bảng lương hoặc sắp xếp và xác minh báo cáo chi phí. Nếu bạn làm việc trong một văn phòng chính phủ, bạn có thể chịu trách nhiệm nộp giấy phép hoặc quản lý người gửi thư. Tuy nhiên, bất kể cài đặt là gì, hầu hết các hỗ trợ văn thư liên quan đến các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, được xác định và không phải là công việc chiến lược hoặc hoạt động.
Kỹ năng và giáo dục
Hầu hết các vai trò hỗ trợ văn thư là cấp nhập cảnh, và do đó thường yêu cầu bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Một số cá nhân hoàn thành khóa đào tạo bổ sung về quản trị văn phòng thông qua chương trình giáo dục người lớn hoặc đại học cộng đồng, trong khi những người khác chuyển sang các vai trò này với bằng cử nhân như một phương tiện để có được vị trí có trách nhiệm cao hơn và lương cao hơn.
Một sự quen thuộc với các nhiệm vụ văn phòng cơ bản là phẩm chất quan trọng nhất cho vai trò hỗ trợ văn thư. Mặc dù các công ty sẽ cung cấp đào tạo tại chỗ trong các quy trình và thủ tục cụ thể, họ mong muốn các nhân viên hỗ trợ văn thư sẽ đi vào công việc với một bộ kỹ năng chung.Những kỹ năng này bao gồm kiến thức về cách sử dụng máy văn phòng cơ bản (fax, máy photocopy, v.v.); kỹ năng máy tính nói chung, bao gồm khả năng gõ 60 từ mỗi phút hoặc nhanh hơn cũng như phần mềm xử lý văn bản và bảng tính cơ bản; khả năng nộp đơn; kỹ năng nhập dữ liệu; và khả năng sử dụng điện thoại và tìm hiểu hệ thống điện thoại của công ty.
Công việc hỗ trợ văn thư cũng đòi hỏi một số kỹ năng mềm. Một thái độ chuyên nghiệp là phải, cũng như các kỹ năng tổ chức đặc biệt. Kỹ năng dịch vụ khách hàng rất quan trọng, đặc biệt là nếu bạn sẽ tương tác với công chúng, và điều quan trọng là phải định hướng chi tiết. Trong một số ngành, chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe và tài chính, nhân viên hỗ trợ văn thư cũng được cho là quen thuộc với các quy định của ngành về bảo mật thông tin và dữ liệu cá nhân và thực hiện công việc của họ theo đó.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingLương hỗ trợ thư ký
Bởi vì hỗ trợ văn thư được coi là một vị trí cấp đầu vào, mức lương tương đối thấp. Theo PayScale.com, tỷ lệ trung bình mỗi giờ cho các vị trí hỗ trợ văn thư là 12,87 đô la, với mức lương hàng năm khoảng 30.000 đô la. Trả tiền thường tương xứng với kinh nghiệm, nhưng ngay cả những chuyên gia hỗ trợ giàu kinh nghiệm nhất cũng hiếm khi kiếm được hơn 40.000 đô la mỗi năm. Tuy nhiên, vẫn có chỗ cho sự phát triển trong lĩnh vực này, vì nhiều người tiếp tục đảm nhận vai trò trợ lý hành chính hoặc điều hành được trả lương cao hơn, hoặc chuyển sang các công việc khác nhau trong tổ chức. Theo PayScale.com, nó cũng rất phổ biến đối với một nhà cung cấp hỗ trợ văn thư trong lĩnh vực y tế để chuyển sang làm trợ lý y tế, y tá đã đăng ký hoặc hành nghề y tá.
Các ngành công nghiệp trả cao nhất cho hỗ trợ văn thư là chính phủ và các dịch vụ chuyên nghiệp, khoa học và kỹ thuật. Tuy nhiên, chăm sóc sức khỏe cũng là một lĩnh vực được trả lương cao và là ngành công nghiệp dự kiến sẽ có ít nhất một số tăng trưởng trong những năm tới.
Xu hướng công nghiệp hỗ trợ văn thư
Cũng như nhiều ngành công nghiệp, công nghệ đang thay đổi hỗ trợ văn thư và cách xử lý công việc. Nhiều nhiệm vụ trước đây được thực hiện thủ công giờ đây có thể được thực hiện thông qua máy tính, tiết kiệm thời gian và tăng nhu cầu đào tạo bổ sung. Trong lĩnh vực này, có hai xu hướng chính đang hình thành đang thay đổi bộ mặt của hỗ trợ văn thư.
Đầu tiên, việc chuyển sang các văn phòng không giấy tờ đang thay đổi bộ mặt của - và trong một số trường hợp, loại bỏ sự cần thiết - hỗ trợ văn thư. Các công ty sẽ không có giấy tờ, hoặc ít nhất là sử dụng ít giấy hơn, vì một số lý do, bao gồm cải thiện tính bền vững, tổ chức tốt hơn và giảm chi phí. Trên thực tế, một nghiên cứu năm 2014 của Gartner đã phát hiện ra rằng chi phí cho các doanh nghiệp Hoa Kỳ liên quan đến việc lưu trữ và truy xuất tài liệu giấy nằm ở đâu đó trong khu vực lân cận từ 25 tỷ đến 35 tỷ đô la hàng năm. Bằng cách sử dụng các dịch vụ kỹ thuật số để tạo, lưu trữ và sắp xếp các tài liệu, doanh nghiệp có khả năng tiết kiệm tiền và trở nên hiệu quả hơn.
Về mặt hỗ trợ văn thư, điều này cũng có nghĩa là nhu cầu ai đó phải nộp tài liệu thực tế - hoặc nhập và in thư, theo dõi tài liệu, v.v. - đã giảm. Trong khi một số công ty đang bỏ dần các vị trí văn thư (Cục Thống kê Lao động dự án ít phát triển trong lĩnh vực này vào năm 2026, do phần lớn là do công nghệ), những người khác đang thay đổi trình độ cho các vị trí đó và đòi hỏi kỹ năng máy tính tiên tiến và kinh nghiệm quản lý điện tử các tài liệu.
Một xu hướng khác ảnh hưởng đến lĩnh vực hỗ trợ văn thư là sự gia tăng của trợ lý ảo. Trợ lý ảo, còn được gọi là VA, là trợ lý hoặc nhân viên hỗ trợ làm việc từ xa và cung cấp nhiều dịch vụ giống như trợ lý trong văn phòng. Nhiều VA làm việc cho các doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, những người cần hỗ trợ, nhưng có thể đủ khả năng hoặc don don có thể có không gian hoặc thiết bị để thuê ai đó làm việc toàn thời gian trong văn phòng. Một lần nữa, công nghệ là chìa khóa trong ngành này, khi các trợ lý ảo làm việc thông qua internet, sử dụng email, chia sẻ tài liệu và công nghệ khác để xử lý các nhiệm vụ cho chủ nhân của họ. Trong khi một số VA là chuyên gia và xử lý các nhiệm vụ như phương tiện truyền thông xã hội và quản lý trang web, một số doanh nhân chỉ cần một người nào đó quản lý email của họ và trả lời các câu hỏi của khách hàng.
Bởi vì trợ lý ảo thường tự làm chủ hoặc làm việc trên cơ sở tự do, họ thường có thể ra lệnh trả lương cao hơn so với những người làm việc trong văn phòng. Một số VA cũng hoạt động cho nhiều khách hàng cùng một lúc, tăng khả năng kiếm tiền của họ. Trung bình, một VA kiếm được từ $ 10 đến $ 25 mỗi giờ.
Tiếp cận công việc hỗ trợ văn thư
Mặc dù các công việc hỗ trợ văn thư có thể không phong phú như trước đây, nhưng chúng vẫn có sẵn. Hầu hết các mở được tạo ra bởi doanh thu và trợ lý để lại cho các cơ hội khác.
Một sơ yếu lý lịch tốt cho hỗ trợ văn thư sẽ làm nổi bật các kỹ năng hành chính và kỹ thuật của bạn. Chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy bạn là người có tổ chức, định hướng chi tiết, người giải quyết vấn đề tốt và có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Hãy chắc chắn để làm nổi bật các kỹ năng kỹ thuật của bạn một cách định lượng; cho biết tốc độ bạn có thể nhập từ mỗi phút và chỉ định phần mềm bạn biết cách sử dụng. Khi bạn nêu chi tiết kinh nghiệm của mình, hãy nêu bật các nhiệm vụ và thành tích bộc lộ các kỹ năng văn thư của bạn, đặc biệt là những nhiệm vụ có thể khiến bạn khác biệt với các ứng cử viên khác. Trên hết, hãy tỉ mỉ với ngữ pháp và chính tả của bạn. Như với bất kỳ sơ yếu lý lịch, lỗi chính tả và ngữ pháp kém phản ánh kém về kỹ năng của bạn, nhưng trong một lĩnh vực như chi tiết được định hướng như hỗ trợ văn thư, bạn cần phải hoàn hảo. Không ai sẽ thuê một người đánh máy, người có thể nhận được sơ yếu lý lịch của riêng mình.
Công việc văn thư thường có thể được tìm thấy được liệt kê trên bảng công việc hoặc trang web của công ty. Các cơ quan tạm thời cũng là một nơi tốt để tìm loại công việc này. Làm việc như một temp cung cấp cho bạn cơ hội để xây dựng kỹ năng của bạn tại một loạt các công ty. Một số cơ quan sẽ thực hiện các vị trí dài hạn hoặc bạn có thể được thuê toàn thời gian sau khi làm việc tạm thời. Thực tập là một cách khác để xây dựng kỹ năng hỗ trợ văn phòng của bạn. Mặc dù nhiều công ty có chương trình thực tập chính thức cho phép thực tập sinh làm việc trong các dự án cụ thể, nhưng thực tập sinh cũng thường được kỳ vọng sẽ trả lương cho họ, bằng cách thực hiện các nhiệm vụ văn thư. Dự kiến sẽ dành một chút thời gian trong bất kỳ thực tập nào để thực hiện một số thao tác nộp, nhập dữ liệu, quản lý thư hoặc trả lời điện thoại - nhưng xem đó là cơ hội để phát triển các kỹ năng có thể chứng minh hữu ích sau này.
Làm cho mình không thể thiếu
Chỉ vì công việc văn thư thường là cấp nhập cảnh, điều đó không có nghĩa là bạn có thể là một phần quan trọng của đội. Trên thực tế, làm cho bản thân không thể thiếu đối với sếp và đồng nghiệp có thể tăng cơ hội thăng tiến, và cuối cùng có đội ngũ hỗ trợ văn thư của riêng bạn. Đối với người mới bắt đầu, hãy thực hiện công việc của bạn một cách nghiêm túc và nỗ lực hết mình với mọi nhiệm vụ - bất kể nó có nguy hiểm hay tẻ nhạt đến mức nào. Như với bất kỳ công việc nào, sẽ có những phần công việc bạn yêu thích và những phần bạn ghét, nhưng bạn cần phải coi cả hai đều quan trọng và làm tốt chúng.
Thứ hai, học cách ưu tiên. Rất có thể, bạn sẽ có nhiều dự án và nhiệm vụ trên đĩa của mình tại bất kỳ thời điểm nào, đặc biệt là khi bạn đang cung cấp hỗ trợ cho toàn bộ nhóm hoặc văn phòng. Tìm hiểu để xác định đâu là ưu tiên hàng đầu và những gì có thể chờ đợi, và phát triển các hệ thống để đảm bảo rằng mọi người đều có được thứ họ cần khi họ cần. Đa nhiệm và quản lý thời gian là những kỹ năng quan trọng đối với nhân viên hỗ trợ văn thư, và bằng cách tìm hiểu các mục tiêu và ưu tiên của công ty và thành viên trong nhóm, bạn có thể cung cấp mức hỗ trợ cao nhất.
Thứ ba, sẵn sàng đi xa hơn. Công việc của bạn là cung cấp hỗ trợ, và điều đó có thể có nghĩa là đảm nhận một vài nhiệm vụ bổ sung ở đây và đó. Các trợ lý không thể thiếu luôn sẵn sàng học hỏi, và sẽ làm những gì cần thiết để không chỉ hoàn thành công việc mà còn giải quyết các vấn đề và ngăn chặn khủng hoảng xảy ra. Chẳng hạn, nếu bạn thấy một cộng sự đã gửi qua một bản ghi nhớ có lỗi lớn, thì don chỉ cần in và phân phát tài liệu. Xác nhận với cộng sự rằng thông tin là chính xác - và thực hiện các thay đổi khi cần thiết.
Cuối cùng, hãy chuyên nghiệp và lịch sự mọi lúc. Có thể đôi khi những người khác trong tổ chức đối xử với bạn một cách thô lỗ hoặc không nên trao cho bạn sự tôn trọng mà bạn xứng đáng, nhưng vẫn duy trì sự chuyên nghiệp của riêng bạn. Đối xử với mọi người bằng lòng tốt và sự tôn trọng sẽ làm tăng cổ phiếu của bạn trong công ty, đặc biệt nếu bạn phát triển danh tiếng theo ý mình và sẵn sàng giúp đỡ. Ở vị trí hỗ trợ văn thư của bạn, bạn có thể có quyền truy cập vào rất nhiều thông tin, nhưng chống lại sự cám dỗ để buôn chuyện hoặc chia sẻ những gì bạn biết. Có được sự tin tưởng của sếp và đồng nghiệp có thể giúp thúc đẩy sự nghiệp của bạn, trong khi phục vụ như tin đồn văn phòng sẽ làm mất danh tiếng của bạn và có khả năng ngăn bạn thăng tiến.
