Tuy nhiên, các hệ thống này thường tuyên bố là bộ cài đặt và quên nó loại giao dịch. Điều này có thể gây hiểu lầm và có thể dẫn đến những kỳ vọng không thực tế, cũng như các chiến lược thực hiện thiếu sót.
May mắn thay, có thể nhận được rất nhiều giá trị từ các hệ thống tự động miễn là bạn hiểu cả ưu điểm và hạn chế của chúng.
Điều quan trọng là phải hiểu các quy trình có thể được tự động hóa đáng tin cậy trong công ty của bạn. Chúng có thể bao gồm bảng lương, thanh toán, kế toán chi phí, giám sát cơ sở hạ tầng CNTT, tiếp thị liên quan đến internet, quản lý khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng, giám sát tình báo cạnh tranh và nhiều thứ khác. Bí quyết là xác định quy trình nào, nếu được tự động hóa, sẽ cung cấp giá trị cao nhất cho công ty của bạn nói riêng.
Một phương pháp để xác định giá trị này liên quan đến việc theo dõi cẩn thận thời gian của nhân viên để xác định xem nhân viên có dành nhiều thời gian cho các quy trình có thể dễ dàng tự động hay không. Trong những trường hợp như vậy, việc thực hiện một hệ thống tự động thường mang lại lợi tức đầu tư cao bằng cách giảm thời gian dành cho các hoạt động tẻ nhạt trong khi giải phóng nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ khác.
Lựa chọn và triển khai phần mềm cụ thể để đáp ứng các yêu cầu tự động hóa là một chủ đề quá rộng để bao quát hoàn toàn ở đây (đó là nơi mà các chuyên gia tư vấn kiếm tiền của họ).
Điều đó đang được nói, một khi bạn đã xác định quy trình nào trong doanh nghiệp của bạn có thể được tự động hóa thành công, có một số phần mềm tự động phổ biến thực hành tốt nhất cần nhớ:
Chức năng tích hợp
Đảm bảo rằng chức năng tích hợp có mặt trong hệ thống bạn chọn. Các chương trình kinh doanh hiện đại nên liên lạc với nhau để bạn có thể thu thập, truy xuất và thao tác dữ liệu theo cách bạn thấy phù hợp.
Nếu một chương trình sử dụng nhiều giao thức độc quyền, thì hãy tìm phần mềm khác để chơi tốt với các giao thức khác.
Tuổi thọ
Một yếu tố quan trọng khác để xem xét khi lựa chọn các chương trình tự động hóa là tuổi thọ. Các chương trình thích hợp mới và tương đối chưa được chứng minh trong môi trường kinh doanh là rủi ro vì chúng có thể không tồn tại lâu. Do đó, ngay cả khi chương trình hoạt động như quảng cáo, bạn có thể gặp khó khăn khi cần cập nhật và doanh nghiệp đã hoạt động.
Khi nói đến việc tự động hóa các quy trình kinh doanh chính, nên chọn các chương trình chất lượng cao đã vượt qua thử thách của thời gian. Các doanh nghiệp nhỏ thường tìm đến Quickbooks, ADP và thậm chí Microsoft Dynamics GP để cung cấp nền tảng cho cơ sở hạ tầng tự động hóa. Mặc dù những thứ này không phù hợp với tất cả mọi người, nhưng nhu cầu của bạn rất cao.
Theo dõi và cập nhật
Cuối cùng, hãy nhớ rằng ngay cả các hệ thống tự động tiên tiến nhất cũng không thể chạy mà không có giám sát và cập nhật thường xuyên. Nói chung, các chương trình nên được kiểm tra hàng ngày để đảm bảo hoạt động đúng để mọi vấn đề có thể được khắc phục nhanh chóng.
Nếu chương trình phần mềm bạn chọn cung cấp hợp đồng bảo trì, bạn nên khôn ngoan đầu tư vào nó. Hệ thống tự động hóa cần được đánh giá lại hoặc cập nhật ít nhất hai lần một năm. Đôi khi, một hợp đồng bảo trì sẽ bao gồm các bản cập nhật phần mềm tự động, đó là một lợi ích rất có giá trị.
Phần mềm thay đổi nhanh chóng, đòi hỏi phải bảo trì thường xuyên để đảm bảo tích hợp trơn tru với các quy trình hàng ngày của bạn. Nếu bạn phát hiện ra phần mềm bị lag hoặc gây ra sự cố ngay cả sau khi nó được cập nhật, thì bạn chắc chắn nên xem xét tìm kiếm một sự thay thế. Sự bất tiện của việc thực hiện một chương trình tự động hóa mới thường được giảm thiểu bởi chức năng tăng lên mà nó mang lại.
Các chương trình tự động hóa có thể tác động đáng kể đến kết quả cuối cùng của công ty bạn, nhưng điều quan trọng là không được quá mức. Xe của bạn không đưa bạn đi làm và bếp của bạn không tự nấu thức ăn. Chỉ người dân mới có thể điều hành một doanh nghiệp. Khi phần mềm còn lại để chạy amok, điều tồi tệ sẽ xảy ra.
Tập trung vào việc tạo ra một chiến lược thực hiện và bảo trì vững chắc và bạn có thể hợp lý hóa các quy trình của mình trong khi tăng lợi nhuận của bạn.
Cách dễ dàng, hình ảnh khó khăn thông qua Shutterstock
3 Bình luận
