Các trợ lý văn thư thực hiện các nhiệm vụ hành chính cơ bản giúp các văn phòng hoạt động hiệu quả. Trách nhiệm cụ thể của một trợ lý văn thư có thể thay đổi dựa trên mức độ kinh nghiệm và nơi làm việc.
Tiếp nhận
Các trợ lý văn thư có thể chào đón và thông báo khách đến nơi làm việc của họ. Họ cũng có thể trả lời điện thoại, chuyển cuộc gọi và nhận tin nhắn cho người giám sát và nhân viên khác.
Thiết bị văn phòng điều hành
Các trợ lý văn thư có thể vận hành các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, bao gồm máy photocopy, máy fax, máy quét và máy in.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingXử lý thư
Các trợ lý thư ký có thể ghi lại thư đến và thư tương ứng với các bên thích hợp. Họ cũng có thể giúp chuẩn bị gửi thư hàng loạt để gửi cho khách hàng của công ty họ. Trợ lý văn thư có thể được yêu cầu để phân phối các bản ghi nhớ liên văn phòng trong toàn công ty.
Nhập dư liệu
Các trợ lý văn thư có thể sử dụng bảng tính hoặc sổ cái giấy do máy tính tạo ra để ghi lại dữ liệu thống kê cơ bản cho chủ nhân của họ, chẳng hạn như số lượng đơn đặt hàng mà công ty họ nhận được hoặc xử lý hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Quản lý hệ thống lưu trữ
Nhiều công ty sử dụng các trợ lý văn thư để duy trì hệ thống nộp đơn của họ. Các trợ lý văn thư có thể thiết lập các hệ thống nộp đơn dựa trên giấy tờ, ghi lại các giao dịch của công ty họ với khách hàng. Các trợ lý văn thư có thể cập nhật và thanh lọc các tệp này theo yêu cầu của chủ nhân.
Dự kiến mức lương và công việc
Mức lương hàng năm trung bình cho các trợ lý văn thư là 22.770 đô la, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Do những tiến bộ trong công nghệ và hợp nhất công việc, nhu cầu sử dụng lao động cho các trợ lý văn thư dự kiến sẽ không chứng minh được sự tăng trưởng đáng kể trong thập kỷ tới. Những người quan tâm đến việc trở thành trợ lý văn thư có thể cải thiện triển vọng công việc của họ bằng cách nâng cấp các kỹ năng văn phòng của họ.
