Bạn nghĩ gì: Có phải tất cả chúng ta đều đánh giá thấp tầm quan trọng của email? Có lẽ vì nó bị mất trong thư rác, hoặc vì các kênh thay thế trong twitter, LinkedIn và Facebook? Một người thông minh đã nhắc nhở tôi gần đây rằng email là xương sống của truyền thông xã hội.
Và trong một bài đăng gần đây về nghi thức kinh doanh trên Diễn đàn OPEN của American Express, chuyên gia kinh doanh nhỏ Steve Strauss đã viết:
Email Email hiện là hình thức thống trị trong giao tiếp kinh doanh và nên được đối xử như vậy. Một số chính sách đồng phục giúp mọi người luôn đi đúng hướng.
$config[code] not found
Tôi nói rằng ngay cả với các ứng dụng điện tử trước mặt, nó vẫn gửi thư. Đó là giao tiếp kinh doanh của bạn. Nó không chỉ bán hàng. Và việc chúng ta đắm chìm trong giao tiếp văn bản nhanh chóng và bất cẩn không có nghĩa là chúng ta không nên chú ý đến các email của chính mình. Và nếu bạn sẽ làm điều đó - và đối mặt với nó, bạn sẽ - làm điều đó đúng. Tôi nghĩ rằng danh sách của tôi ở đây không có gì chúng tôi không biết, nhưng chúng tôi có thể cần những lời nhắc nhở. Tôi hi vọng cái này giúp được:
1. Giữ cho nó ngắn. Chúng tôi tất cả đều bận rộn. Hầu hết chúng ta đang lướt qua email của mình, tìm kiếm những điểm chính và cố gắng nhanh chóng truy cập chúng. Tôi không bao giờ viết bất cứ điều gì hữu ích hơn khi cắt giảm một nửa chiều dài của nó.
2. Làm cho dòng chủ đề một bản tóm tắt. Điều này có vẻ rõ ràng, nhưng quét các email của riêng bạn và bạn sẽ thấy hầu hết các dòng chủ đề là không phù hợp nhất. Chúng tôi có các chủ đề phát triển như những quả bóng tuyết gắn liền với chủ đề của tin nhắn đầu tiên, một chủ đề đã được thay đổi từ lâu. Chúng tôi có các chủ đề như tiêu đề, cố gắng lừa chúng tôi đọc thêm. Âm thanh Don giống như một người gửi thư rác. Mô tả tin nhắn của bạn trong dòng chủ đề của bạn.
3. Bắt đầu và kết thúc với bạn. Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản của việc viết thư kinh doanh: Địa chỉ người đọc của bạn. Bắt đầu đoạn đầu tiên của bạn với từ "Bạn You" và bao gồm một cái gì đó giống như bạn đã hỏi tôi, đó là bạn, bạn muốn có một chút gì đó như bạn đã hỏi tôi. người đọc sẽ thoát ra khỏi bất cứ điều gì mà bạn đang yêu cầu.
4. Chỉ một chủ đề cho mỗi tin nhắn. Bạn sẽ thấy kết quả thực tế của email tăng lên khi bạn chia email thành một tin nhắn cho mỗi chủ đề. Những tin nhắn bổ sung mà bạn muốn đưa vào có nhiều khả năng bị mất. Phá vỡ các tin nhắn lên.
5. Sử dụng tông màu phù hợp. Hãy cẩn thận và chính xác với giai điệu. Sarcasm, nhại lại, và trớ trêu là khó đưa vào văn bản đen trắng cứng lạnh. Âm rất dễ bị hiểu lầm. Donith từng viết một email có thể bị hiểu sai và chuyển tiếp cho ai đó ngoài ngữ cảnh. Không bao giờ viết một email sẽ gây lúng túng nếu được trích dẫn.
6. Don Tiết gửi thêm bản sao. Nó là một tin nhắn, không phải là một kho lưu trữ hoặc một kho tiền. Tất cả chúng ta đều ghét những bản sao bổ sung phía sau của bạn gửi qua email cho bất kỳ ai có thể mơ hồ một ngày nào đó buộc tội bạn đã không gửi một cái gì đó, hoặc xử lý một cái gì đó, hoặc theo dõi. Gửi email của bạn cho những người mà nó dự định và không ai khác.
7. Tôn trọng chính tả và ngữ pháp. Ít nhất hãy sử dụng trình kiểm tra chính tả, nhưng nhận ra khi bạn làm điều đó, trình kiểm tra chính tả không có nhiều lỗi xấu. Ví dụ, sử dụng ngôn ngữ của chúng tôi để sử dụng, ví dụ, hoặc sự nhầm lẫn rất phổ biến của dấu nháy đơn và số nhiều, như thể mọi từ số nhiều đều cần một dấu nháy đơn. Hãy thử tìm kiếm google này hoặc yêu thích cá nhân của tôi, 10 lỗi chính tả phổ biến tại oatmeal.com. Những lỗi này gây ra cho giao tiếp của bạn những gì một miếng rau bina lớn bắt được trong răng của bạn làm cho nụ cười của bạn.
8. Hãy nhớ rằng nó không riêng tư. Email công ty của bạn thuộc về công ty và email cá nhân của bạn có thể được gọi lên tòa án. Những người muốn và biết làm thế nào có thể rình mò trong email. Không bao giờ viết trong email bất cứ điều gì gây bối rối cho bạn hoặc người nhận của bạn, không phù hợp, lớn, bất hợp pháp hoặc ngu ngốc.
9. Email không phải là đối số cho các đối số. Những lời tức giận không thể phân hủy sinh học. Không bao giờ tranh luận trong email. Đi xuống hội trường hoặc nhận điện thoại. Tôi đã học được điều này một cách khó khăn, nghĩ rằng việc sử dụng tiếng Anh tuyệt vời của tôi bằng cách nào đó có thể tạo ra một điểm tốt hơn tôi có thể với cách nói chuyện lỗi thời. Nó không bao giờ làm. Email gần như không bao giờ giành được một điểm hoặc dừng một đối số. Nó hầu như luôn làm cho mọi thứ tồi tệ hơn, không tốt hơn.
10. Nhớ những chủ đề đó. Hầu hết các phần mềm email của chúng tôi xây dựng các email dài như trẻ em xây dựng những quả bóng tuyết lăn xuống dốc. Mỗi email mới được thu thập dưới đây trong chuỗi. Có ai ngoài kia đã ít nhất một lần nhận ra sự thất vọng, quá muộn, rằng bạn đã vô tình gửi email một chuỗi dài bao gồm quá nhiều thông tin hoặc một số nhận xét lúng túng về ai đó trên đường đi. Bạn có ghét nó khi điều đó xảy ra? Và sau đó, ngoài vấn đề đó ra, chỉ còn rất nhiều thông tin vô dụng vì mỗi email mới trong chuỗi bao gồm tất cả các email trước đó. Hãy nghĩ về lượng bùn chúng tôi gửi qua đường ống. Có phải mọi người cần được nhắc nhở trong mỗi email về tất cả những gì được nói trong tất cả các email liên quan?
