Khi nói đến tài liệu quy trình, không có chi tiết nào là quá nhỏ đối với các thủ tục trên tàu hoặc kỳ vọng của nhân viên. Nhưng khi nào nó giúp để xem các quy định nhất định trong in ấn? Chúng tôi đã hỏi chín thành viên của Hội đồng Doanh nhân trẻ (YEC) câu hỏi sau đây:
Những tài liệu nào bạn đảm bảo có các bản sao vật lý luôn tiện dụng xung quanh văn phòng và tại sao?
Đây là những gì các thành viên cộng đồng YEC đã nói.
$config[code] not foundBản sao vật lý của tài liệu có ý nghĩa cho:
1. Tuyên bố sứ mệnh và giá trị doanh nghiệp của chúng tôi
Đội ngũ của chúng tôi đã định nghĩa văn hóa của chúng tôi thành tám người thuê nhà được gọi là Mod Cách sửa đổi, và họ đã ở trên tường kể từ đó. Tài liệu này mô tả cách người hâm mộ, nhà đầu tư, đối tác kinh doanh và nhân viên có thể mong đợi nhóm Sửa đổi hành động. Bằng cách đăng nó, chúng tôi có thể giữ tập trung và đúng với chính mình. Làm cho nó trở nên công khai và nổi bật cũng buộc chúng ta phải đánh giá và cập nhật khi văn hóa của chúng ta phát triển. Hãy ~ Aaron Schwartz, Sửa đổi Đồng hồ
2. Bằng chứng thiết kế
Là một đại lý thiết kế và xây dựng thương hiệu, chúng tôi dành phần lớn thời gian để làm việc trên màn hình cho thiết bị di động và web. Nhưng thường xuyên nhìn vào màn hình trong nhiều giờ cũng dẫn đến cảm giác như bạn đang ở trong một cơn lốc. Chúng tôi in bất kỳ công việc nào chúng tôi làm cho khách hàng bao gồm logo, bảng màu, khung dây, màn hình ứng dụng di động, v.v. để chúng tôi có thể có được bối cảnh tốt hơn và trải nghiệm hữu hình cho công việc ngoài màn hình.
3. Biên lai chi phí
Dù tin hay không, rất nhiều tổ chức vẫn yêu cầu các bản sao hóa đơn thực tế để được bồi hoàn, và quét biên lai và gửi email mà đơn giản là sẽ không làm được. Vì lý do này, tôi giữ tất cả các biên lai bản sao cứng trong một thư mục cho đến khi tôi nhận được thanh toán và nếu một biên nhận được gửi qua email, tôi cũng có thói quen in nó ra và đặt nó vào thư mục. tại nơi làm việc
4. Tài liệu bảo hiểm
Giữ bản sao giấy của các tài liệu bảo hiểm, ngay cả khi bạn có một bản sao kỹ thuật số, đặc biệt quan trọng khi có vấn đề. Ví dụ, nếu bạn lưu tài liệu bảo hiểm của mình vào ổ cứng văn phòng mà sau đó bị hỏng, việc truy cập một bản sao khác trong một vấn đề kịp thời có thể là một thách thức. Có một bản sao giấy của các tài liệu bảo hiểm quan trọng cung cấp quyền truy cập ngay lập tức trong thời gian mất điện. Hãy ~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Kế hoạch chiến lược của công ty chúng tôi
Kế hoạch chiến lược của bạn là hướng dẫn của công ty bạn để phát triển và thành công trong tương lai. Mỗi nhân viên sẽ có thể truy cập và tham khảo kế hoạch chiến lược để đảm bảo rằng những gì họ làm đang đưa công ty của bạn tiến lên phía trước.Khi nhân viên biết cách gắn kết các nhiệm vụ của họ với tầm nhìn chiến lược của bạn, công ty của bạn sẽ có nền tảng vững chắc hơn nhiều. Hãy ~ Nicole Munoz, Bắt đầu Xếp hạng ngay
6. Ban tầm nhìn
Tại thời điểm này, tất cả các tài liệu của công ty đều là ảo, ngồi trên đám mây giữa các nền tảng khác nhau bao gồm Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign và Podio. Các tài liệu vật lý duy nhất mà bất kỳ ai trong chúng ta có sẵn là bảng tầm nhìn được tạo ra vào đầu năm. Những điều này giúp nhắc nhở nhân viên về cả mục tiêu kinh doanh và cá nhân của họ. Mọi thứ khác có thể dễ dàng truy cập trên đám mây. Hãy ~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. Không có gì
Chúng tôi cố gắng làm mọi thứ điện tử và đưa vào bảng điều khiển của chúng tôi. Bằng cách đó, nhân viên địa phương và từ xa của chúng tôi có thể truy cập tất cả mọi thứ. Chúng tôi có một số áp phích cần thiết cho việc tuân thủ nơi làm việc, sao lưu các tài liệu trực tuyến quan trọng trong trường hợp có thảm họa và biên lai trong kho. Nhưng nhìn chung, chúng tôi đưa tất cả các ý tưởng, tài liệu và tài liệu cốt lõi của chúng tôi lên mạng để nhóm truy cập. Mạnh ~ Peter Boyd, Thiết kế web PaperStreet
8. Bất cứ điều gì liên quan đến thuế
Tôi đã đặt khá nhiều thứ vào ổ cứng được mã hóa và đám mây, nhưng điều duy nhất tôi từ chối xé hoặc hy sinh các bản sao vật lý là bất cứ thứ gì liên quan đến thuế. Điều này có nghĩa là biên lai, hóa đơn, hợp đồng, tờ khai thuế, báo cáo, thông báo, v.v. Tôi lưu trữ các bản sao tại nhà và tại văn phòng của tôi ở các vị trí an toàn và giữ cho tất cả được tổ chức chặt chẽ để dễ dàng duy trì. Don lồng lộn xộn với IRS! Xông ~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Áp phích hợp pháp
Áp phích luật của Lao động là một trong những tài liệu thú vị nhất, nhưng Bộ Lao động Hoa Kỳ và bộ lao động nhà nước yêu cầu các nhà tuyển dụng phải dễ dàng đăng chúng trong văn phòng. Bạn có thể sử dụng công cụ Cố vấn Poster của Bộ Lao động để xác định các áp phích bạn cần hoặc sử dụng một công ty áp phích tuân thủ. Khăn ~ Roger Lee, Captain401
In ảnh Báo chí qua Shutterstock
1
