Chọn một trung tâm cuộc gọi để xử lý các tương tác của khách hàng là một quyết định mà bạn nên rất nghiêm túc. Bạn sẽ thuê bất cứ ai để trả lời các cuộc gọi từ khách hàng trong văn phòng của bạn. Vì vậy, bạn nên sử dụng một quy trình kiểm tra tương tự khi thuê ngoài hoạt động của trung tâm cuộc gọi.
Erik O hèBorsky, chủ sở hữu Dịch vụ liên hệ khách hàng đã cung cấp một số mẹo và thực tiễn tốt nhất để thuê ngoài hoạt động của trung tâm cuộc gọi. Đọc về một số hiểu biết hữu ích.
$config[code] not foundXem xét phạm vi nhu cầu của bạn
Hoạt động thuê ngoài trung tâm cuộc gọi có nghĩa là những điều khác nhau cho các doanh nghiệp khác nhau. O giápBorsky giải thích:
Về cơ bản, bạn có thể mở một danh bạ điện thoại và ném phi tiêu vào bất kỳ doanh nghiệp nào và họ có thể sử dụng cho một trung tâm cuộc gọi hoặc dịch vụ trả lời. Đó có thể là một thợ sửa ống nước nhỏ, chỉ cần ai đó trả lời các cuộc gọi trong khi anh ấy đang làm việc để khách hàng không thể cúp máy và gọi cho người khác. Hoặc đó có thể là một công ty lớn hơn muốn thuê ngoài toàn bộ dịch vụ nhận đơn đặt hàng của họ.
Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu quá trình tìm kiếm một trung tâm cuộc gọi, bạn nên tìm ra chính xác những gì bạn cần từ họ.
Chỉ sử dụng các dịch vụ bạn thực sự cần
Vì có một loạt các dịch vụ trung tâm cuộc gọi khác nhau, nên bạn không cần phải trả tiền cho những gì bạn thực sự cần. Vì vậy, nếu bạn chỉ cần ai đó trả lời các cuộc gọi trong khi bạn đang làm việc hoặc vào cuối tuần, thì hãy tìm kiếm các trung tâm cuộc gọi chỉ cung cấp các giải pháp dịch vụ đầy đủ.
Tìm kiếm một công ty địa phương
Theo O hèBorsky, một điều mà nhiều khách hàng tìm kiếm trong một trung tâm cuộc gọi là sự gần gũi. Có các đại lý ở Hoa Kỳ thường là ưu tiên số một. Nhưng đặc biệt đối với các doanh nghiệp trung tâm địa phương, có các đại lý có phương ngữ khu vực nhất định cũng có thể là một lợi ích. Vì vậy, nếu bạn muốn người gọi của bạn cảm thấy như họ đang nói chuyện với ai đó trong khu phố của họ, hãy tìm các công ty nằm gần đó.
Hỏi cụ thể về vị trí của đại lý
Tuy nhiên, ngay cả các công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ cũng có thể có một số đại lý ở các nơi khác trên thế giới. Vì vậy, khi thực hiện nghiên cứu của bạn, hãy đảm bảo bạn hỏi về vị trí của tất cả các đại lý của công ty, nếu sự gần gũi là điều gì đó quan trọng đối với bạn.
Tìm hiểu xem Công ty đã kinh doanh được bao lâu
Danh tiếng cũng là điều mà cộng đồng quan trọng khi chọn một trung tâm cuộc gọi. Các công ty don don cung cấp dịch vụ thân thiện, kịp thời don don có xu hướng gắn bó rất lâu. Vì vậy, nếu bạn tìm thấy một công ty đáp ứng các yêu cầu khác của bạn và đã kinh doanh trong một thời gian dài, có lẽ bạn đã tìm thấy một giải pháp tốt.
Tìm kiếm Nhận xét và Tài liệu tham khảo
Giống như bất kỳ loại dịch vụ nào khác, đánh giá và tài liệu tham khảo có thể giúp bạn loại bỏ một số tùy chọn tốt hơn từ những dịch vụ xấu. Bạn có thể thực hiện một số nghiên cứu trực tuyến của riêng bạn hoặc bằng cách hỏi xung quanh. Nhưng donith cũng ngại hỏi các công ty mà bạn đang xem xét để tham khảo.
Xem xét kinh nghiệm gọi điện của riêng bạn
Trong quá trình nghiên cứu, hãy cảnh giác với những lá cờ đỏ có thể có nghĩa là một công ty không đáng tin cậy như họ tuyên bố. Chẳng hạn, nếu bạn mất nhiều thời gian để liên lạc với người thật, nếu người đại diện không thân thiện hoặc nếu bạn giữ liên tục, bạn có thể mong đợi những điều tương tự cho khách hàng của mình, những người sẽ gọi trong.
Hỏi về thời gian chờ và giữ trung bình
Nhưng bạn cũng nên đi xa hơn một chút và yêu cầu các công ty hoàn toàn về thời gian chờ đợi và nắm giữ trung bình của họ. Những người tốt nên có tất cả các thông tin đó. Và sau đó bạn có thể so sánh các lựa chọn tốt nhất của bạn.
Hãy cảnh giác với giá quá tốt là đúng
Mặc dù giá cả luôn là điều cần cân nhắc khi thuê một nhà cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp của bạn, nhưng nó không nên là người duy nhất. Nếu bạn tìm thấy một công ty cung cấp các dịch vụ tương tự với số tiền ít hơn nhiều so với phần còn lại, hãy xem đó là một lá cờ đỏ.
Nhìn vào sự hiện diện của công ty Web Web
Một dấu hiệu cảnh báo khác có thể nằm trong trang web của công ty. O giápBorsky nói:
Nếu có vẻ như họ thực sự đầu tư thời gian và tiền bạc vào trang web của mình, họ có thể làm điều tương tự cho phần còn lại của doanh nghiệp. Nhưng nếu có vẻ như trang web này được tạo ra nhanh chóng cách đây mười năm, thì họ có thể không đầu tư vào công nghệ mới hoặc điều hành một doanh nghiệp có lợi nhuận.
Hỏi về công nghệ của họ
Bạn cũng có thể tìm hiểu sâu hơn một chút về công nghệ mà mỗi lựa chọn hàng đầu của bạn sử dụng. Hỏi họ về hệ thống liên lạc của họ và cách họ chuyển tiếp tin nhắn. Sau đó so sánh các câu trả lời.
Nghiên cứu thêm khi đối phó với các công ty nhỏ
Trong khi nhiều trung tâm cuộc gọi là các hoạt động lớn hơn, O giápBorsky nói rằng vẫn còn một số hoạt động mẹ và pop hoặc thậm chí những người chạy dịch vụ trả lời từ nhà của họ. Mặc dù các tùy chọn này có thể hấp dẫn các doanh nghiệp nhỏ đồng nghiệp, bạn vẫn phải chắc chắn rằng họ sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ chất lượng tương tự. Có thể khó cho các trung tâm cuộc gọi nhỏ hơn để theo kịp, khôn ngoan về công nghệ.
Suy nghĩ về cách bạn muốn tin nhắn được chuyển tiếp
Một yếu tố khác để xem xét là làm thế nào mỗi nhà cung cấp chuyển tiếp tin nhắn. Trong những năm qua, O hèBorsky nói rằng hầu hết các trung tâm cuộc gọi chỉ nhận tin nhắn và sau đó gửi chúng cho các công ty qua văn bản. Nhưng quá trình bây giờ là tùy biến hơn nhiều. Anh ta nói:
Nếu bạn có thể nghĩ ra một cách mà bạn muốn gửi tin nhắn, thì đã có một người nào đó thực hiện nó.
Vì vậy, nếu bạn muốn gửi tin nhắn cho bạn theo một cách cụ thể, hãy tìm một công ty chuyên về phương pháp đó hoặc ít nhất cung cấp nó dưới dạng tùy chọn.
Hãy cụ thể về những thông tin bạn muốn thu thập
Bạn cũng phải truyền đạt rõ ràng nhu cầu của bạn về những thông tin bạn cần thu thập. Bạn có thể chỉ muốn những điều cơ bản như tên và thông tin liên lạc. Nhưng nếu bạn có bất kỳ yêu cầu bổ sung nào, bạn cần đảm bảo rằng các đại lý được chuẩn bị để chuyển tiếp thông tin đó một cách chính xác.
Đặt một nhấn mạnh vào phát âm tên
Một điều mà các công ty có thể không xem xét khi chỉ định thông tin bạn muốn thu thập là phát âm tên. Nhưng nó không nên bị bỏ qua, bởi vì khách hàng phát âm sai tên của bạn khi bạn gọi lại có thể dẫn đến mất doanh số.
Hãy nghĩ về nó như một khoản đầu tư quan trọng
Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và khối lượng cuộc gọi, hoạt động thuê ngoài của trung tâm cuộc gọi có thể là một chi phí đáng kể. Nhưng bạn thực sự phải xem xét chi phí đó so với số lượng cuộc gọi nhỡ có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. O NóiBorsky nói, Nhiều rất nhiều công ty nghĩ rằng không ai có thể giao dịch với người gọi của họ tốt hơn họ có thể. Và đó có thể là sự thật. Nhưng khi bạn có thể trả lời các cuộc gọi của bạn bởi vì bạn đang thực hiện một công việc hoặc ai đó gọi ốm, thì chi phí đó là bao nhiêu cho bạn trong các công việc bán hàng hoặc dịch vụ tiềm năng? Bạn phải nhìn vào vài trăm đô la một tháng bạn có thể chi tiêu và so sánh nó với số tiền bạn đã mất nếu bạn mất cuộc gọi trái và phải. Call Center Photo qua Shutterstock
5 Bình luận
