Công việc văn thư bao gồm các nhiệm vụ hành chính và các nhiệm vụ văn phòng cơ bản, như trả lời điện thoại và gửi bản ghi nhớ. Nếu bạn có tổ chức, có tư duy cầu tiến và thích làm việc với mọi người trên nhiều nền tảng, bạn có thể xem xét làm việc như một sĩ quan văn thư. Những chuyên gia này đảm nhận rất nhiều trách nhiệm xung quanh văn phòng, và cuối cùng giữ vị trí làm việc và hoạt động trơn tru.
Cán bộ văn thư Nhiệm vụ
Cán bộ văn thư làm một chút mọi việc: liên lạc tại văn phòng, nhận và gửi tin nhắn, nộp đơn, nhập dữ liệu, fax, nhồi phong bì, chạy việc vặt, tổ chức chung. Trách nhiệm chính xác khác nhau tùy thuộc vào môi trường văn phòng và tính chất của công ty và chúng có thể thay đổi qua từng ngày khi nhu cầu của văn phòng thay đổi.
$config[code] not foundThông thường, các nhân viên văn thư đảm nhận các nhiệm vụ hành chính, đòi hỏi kỹ năng giao tiếp, tổ chức và đa tác vụ tuyệt vời. Công việc văn thư thường yêu cầu bạn dập tắt những đám cháy nhỏ trong ngày, vì vậy các ứng cử viên công việc nên đảm bảo rằng họ có thể giữ một cái đầu rõ ràng, đẳng cấp, ngay cả khi môi trường của họ trở nên căng thẳng.
Thư ký nên làm việc trong môi trường văn phòng trong giờ làm việc thông thường, mặc dù lịch trình chính xác có thể khác nhau tùy thuộc vào công ty. Nói chung, bạn có thể mong đợi gặp phải các nhiệm vụ sau ở bất kỳ vị trí trợ lý văn thư nào:
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi Sapling- Trả lời điện thoại, nhận tin nhắn và gọi điện trực tiếp.
- Vận hành máy photocopy, máy quét, máy fax, máy tính cá nhân và hệ thống thư thoại.
- Duy trì và cập nhật hàng tồn kho, cơ sở dữ liệu, hệ thống gửi thư và nộp đơn.
- Mở, phân loại và phân phối thư đến.
- Trả lời thư từ và chuẩn bị thư đi.
- Tổ chức và gửi hóa đơn, chính sách, séc, hợp đồng và hóa đơn.
Yêu cầu về kỹ năng và giáo dục
Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thái độ đúng đắn cho công việc văn thư, bước tiếp theo là có được các kỹ năng và giáo dục cần thiết cho vị trí này. Hầu hết các vị trí cho trợ lý văn thư yêu cầu ứng viên phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, mặc dù một số nhà tuyển dụng có thể thích ứng viên có bằng liên kết. Ứng viên cũng cần đảm bảo thành thạo một số kỹ năng văn phòng cơ bản, bao gồm:
- Đánh máy.
- Kỹ năng điện thoại.
- Xử lý văn bản.
- Các ứng dụng máy tính thông dụng.
- Thoải mái với các thiết bị văn phòng thông thường (ví dụ: máy fax).
Mỗi công việc của nhân viên văn thư là một chút khác nhau, tùy thuộc vào loại văn phòng. Một nhân viên làm việc trong một văn phòng y tế sẽ có những nhiệm vụ khác với một nhân viên làm việc trong một công ty quan hệ công chúng chẳng hạn. Miễn là bạn sở hữu các kỹ năng cốt lõi để làm nhân viên văn thư, chủ nhân của bạn nên cung cấp đào tạo tại chỗ cụ thể để dạy cho bạn phần còn lại.
Thu nhập tiềm năng
Nhiều vị trí nhân viên bán hàng ở cấp nhập cảnh và thu nhập của họ ở mức thấp hơn trong phổ thanh toán. Theo PayScale, một trợ lý văn thư có thể mong đợi kiếm được mức lương trung bình là $31,000 mỗi năm, phá vỡ khoảng $13 một giờ Những người trong 10 phần trăm người kiếm tiền thấp nhất kiếm được khoảng $20,000 hàng năm, trong khi những người ở phân vị thứ 90 mang về nhà nhiều như $44,000 mỗi năm.
Trợ lý văn thư có một số lựa chọn để thăng tiến nghề nghiệp, thường chuyển sang trợ lý hành chính, quản lý hành chính hoặc văn phòng, y tá đã đăng ký (RN), quản lý văn phòng và các vị trí trợ lý y tế. Những người có được chứng nhận RN và chuyển sang vai trò điều dưỡng, có thể tăng thu nhập đáng kể, với các chuyên gia trong các ngành nghề này có mức lương trung bình hàng năm là $56,000. Trợ lý hành chính làm về $4,000 nhiều hơn mỗi năm so với trợ lý văn thư và quản lý văn phòng kiếm được khoảng $11,000 hàng năm
