Trong quá khứ, một thư ký thường được coi là trong số thấp nhất trên cột totem của công ty. Tuy nhiên, thời thế đã thay đổi và vai trò của thư ký đã trở thành trợ lý hành chính, người thường là người phụ trách hoạt động của toàn bộ tổ chức. Cho dù họ làm việc cho một giám đốc điều hành, nhiều người quản lý hoặc toàn bộ tổ chức, một trợ lý xử lý các nhiệm vụ hành chính cho phép mọi người khác dành nhiều thời gian hơn cho các ưu tiên chiến lược và phát triển doanh nghiệp, đảm bảo rằng các chi tiết được kiểm soát.
$config[code] not foundTổng quan về nhiệm vụ hành chính
Theo nghĩa chung nhất, nhiệm vụ hành chính là các nhiệm vụ và hoạt động là một phần của hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp. Chúng bao gồm trả lời các cuộc gọi, nhận tin nhắn, quản lý thư tín, đặt hàng vật tư và giữ cho các khu vực văn phòng chia sẻ có tổ chức và hoạt động. Nhiệm vụ cũng có thể bao gồm tạo báo cáo, nhập và quản lý dữ liệu, quản lý tệp, sổ sách cơ bản và các nhiệm vụ tài chính khác. Nhiều nhiệm vụ này được quản lý bởi các trợ lý hành chính, có nhiệm vụ giúp đỡ một cá nhân hoặc nhóm bằng cách đảm nhận một số hoặc tất cả các nhiệm vụ văn thư của họ, nhưng nhiều vị trí nhập cảnh và midlevel cũng bao gồm một số lượng công việc hành chính hợp lý. Ví dụ, trợ lý hành chính có thể chịu trách nhiệm cập nhật công việc của chính họ trong hệ thống quản lý dự án hoặc trả lời email. Phần lớn các nhiệm vụ hành chính là văn thư và thường tập trung vào việc quản lý và phân phối thông tin.
Công nghệ
Biết cách công nghệ là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của nhiệm vụ hành chính. Điều này bao gồm sử dụng các công cụ như máy tính, máy fax, máy photocopy, máy quét, điện thoại và các thiết bị văn phòng khác. Sử dụng các chương trình phần mềm máy tính phổ biến bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn thường được yêu cầu cho hầu hết các công việc hành chính. Khả năng khắc phục sự cố với thiết bị dùng chung cũng là một phần của nhiều mô tả công việc hành chính. Nó không phải là bất thường, ví dụ, cho các chuyên gia hành chính được yêu cầu xóa kẹt giấy hoặc thay đổi mực trong máy in và máy photocopy.
Ở một số doanh nghiệp, trợ lý hành chính cũng được dự kiến sẽ biết cách sử dụng phần mềm lập kế hoạch và quản lý dự án. Những người làm việc trực tiếp cho giám đốc điều hành thường được yêu cầu quản lý lịch của ông chủ và các trợ lý hành chính của bộ phận được yêu cầu lên lịch họp, theo dõi các kỳ nghỉ và ngày ốm, và thường biết mọi người đang ở đâu và họ đang làm gì.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingGiao tiếp
Một nhiệm vụ hành chính quan trọng khác liên quan đến truyền thông. Trợ lý hành chính thường được yêu cầu giao tiếp, cả bằng văn bản và bằng lời nói. Họ có thể được yêu cầu viết các bản ghi nhớ, tương ứng với các đồng nghiệp hoặc khách hàng sử dụng email, cập nhật sổ tay hoặc trang web của công ty hoặc chỉnh sửa và đọc lại những công việc khác. Trợ lý cũng thường chịu trách nhiệm trả lời điện thoại, thực hiện các cuộc gọi thay cho sếp của họ và tương tác với khách truy cập. Do đó, một trợ lý hành chính thành công cần có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời và có thể viết và nói rõ ràng và chuyên nghiệp.Nắm vững chính tả, ngữ pháp và các tiêu chuẩn của giao tiếp bằng văn bản chuyên nghiệp là rất quan trọng bởi vì một trợ lý đại diện cho ông chủ của mình.
Sổ sách kế toán và mua hàng
Theo dõi chi phí là điều quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào và nhiệm vụ đó thường thuộc về trợ lý hành chính, người có thể được yêu cầu nhập chi phí vào bảng tính hoặc chương trình kế toán, thu thập và xác minh báo cáo chi phí từ nhân viên và quản lý các khoản bồi hoàn. Trong một doanh nghiệp nhỏ, một trợ lý hành chính cũng có thể xử lý các tài khoản phải thu, gửi hóa đơn và xử lý thanh toán và xử lý tiền gửi cho công ty. Các chuyên gia hành chính đôi khi cũng chịu trách nhiệm về tiền mặt nhỏ, theo dõi chi phí và thêm tiền khi cần thiết. Các nhiệm vụ khác trong lĩnh vực này có thể bao gồm phân tích chi phí, hỗ trợ ngân sách và xử lý các tranh chấp của nhà cung cấp.
Khi nói đến việc mua, trợ lý hành chính thường phụ trách vật tư, nghĩa là họ tổ chức và giám sát vật tư văn phòng và đặt hàng bổ sung khi cần thiết. Họ tiến hành nghiên cứu về các nhà cung cấp và yêu cầu hoặc đưa ra các đơn đặt hàng khi cần thiết. Trong một số trường hợp, trợ lý hành chính cũng có thể chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý cấp phép cho phần mềm hoặc đăng ký, đảm bảo rằng họ được thanh toán kịp thời và được sử dụng đúng cách.
Nghiên cứu và lập kế hoạch
Nhiều chuyên gia hành chính được kêu gọi để quản lý các dự án nghiên cứu và biên soạn thông tin. Nó có thể đơn giản như tìm kiếm số điện thoại hoặc địa chỉ hoặc một dự án phức tạp hơn có thể bao gồm tìm kiếm thông tin khách hàng, chi tiết tham khảo chéo và tạo bảng tính hoặc báo cáo phức tạp. Các dự án này thường yêu cầu làm việc trong thời hạn chặt chẽ và trình bày thông tin.
Trong nhiều trường hợp, nhiệm vụ hành chính cũng bao gồm lập kế hoạch. Từ các cuộc họp nhân viên hàng tuần đến các sự kiện lớn, trợ lý hành chính được kêu gọi để chăm sóc các chi tiết. Bạn có thể chịu trách nhiệm đặt phòng hội nghị cho một cuộc họp hoặc quản lý đặt phòng cho toàn bộ tòa nhà hoặc tầng, yêu cầu giải khát và đảm bảo rằng tất cả các thiết bị công nghệ đã sẵn sàng và hoạt động khi cuộc họp bắt đầu. Kế hoạch du lịch là một trách nhiệm lớn. Nếu công ty không có bộ phận du lịch, trợ lý hành chính có thể là người nghiên cứu và đặt chuyến bay và khách sạn, đặt chỗ ăn uống và chăm sóc các chi tiết khác, chẳng hạn như đăng ký hội nghị.
Nhiệm vụ chuyên ngành
Trong các ngành cụ thể, các chuyên gia hành chính được yêu cầu xử lý các nhiệm vụ đòi hỏi kiến thức hoặc kỹ năng chuyên ngành. Ví dụ, các trợ lý hành chính pháp lý và y tế thường cần hoàn thành các nhiệm vụ đòi hỏi sự hiểu biết về thuật ngữ và thủ tục của ngành. Thư ký pháp lý có thể được yêu cầu hoàn thành và nộp hồ sơ giấy tờ cho các tài liệu pháp lý, chẳng hạn như trát đòi hỏi, kháng cáo hoặc khiếu nại, đòi hỏi trình độ hiểu biết và hiểu biết pháp lý cơ bản. Sự hiểu biết về hệ thống tòa án và thủ tục cũng rất quan trọng đối với các trợ lý hành chính này, vì biết cách tiến hành nghiên cứu pháp lý.
Nhiệm vụ trong một bộ phận nhân sự tập trung vào các vấn đề việc làm và có thể bao gồm các cuộc phỏng vấn lập lịch, xử lý kiểm tra lý lịch và thực hiện đánh giá ban đầu các ứng dụng để đảm bảo chúng được hoàn thành. Ai đó trong khả năng này rất có thể sẽ được yêu cầu phải có hiểu biết và kinh nghiệm về nguồn nhân lực và luật lao động. Về cơ bản, lĩnh vực và bộ phận cụ thể mà trợ lý hành chính làm việc sẽ là yếu tố quyết định trong các nhiệm vụ cụ thể, với một số lĩnh vực đòi hỏi nhiều kinh nghiệm và kiến thức hơn những lĩnh vực khác.
Trình độ trợ lý hành chính
Trong khi hầu hết các công việc bao gồm ít nhất một số nhiệm vụ hành chính, hầu hết được xử lý bởi các trợ lý hành chính. Có nhiều cơ hội trong hầu hết mọi ngành công nghiệp, và hầu hết các vị trí cấp đầu vào đều dành cho các cá nhân có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Một số nhà tuyển dụng thích thuê trợ lý hành chính hoặc thư ký có bằng cử nhân hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Một số lĩnh vực, như luật pháp và y học, thường yêu cầu trợ lý phải có giáo dục bổ sung phù hợp với lĩnh vực này.
Bất kể trình độ giáo dục, hầu hết các nhà tuyển dụng tìm kiếm trợ lý hành chính có kinh nghiệm và kỹ năng trong công việc văn thư, bao gồm xử lý văn bản, bảng tính và quản lý cơ sở dữ liệu. Thông thường, nhà tuyển dụng yêu cầu trợ lý phải có kỹ năng trong các sản phẩm của Microsoft Office. Một số trường cao đẳng cộng đồng, cơ quan tạm thời và chương trình giáo dục người lớn cung cấp các chương trình chứng chỉ trong quản lý văn phòng, điều này có thể mang lại cho bạn lợi thế khi bạn đang tìm việc. Hầu hết các nhà tuyển dụng cũng cung cấp đào tạo tại chỗ để giúp các trợ lý tăng tốc và làm quen với các nhiệm vụ cụ thể của họ.
Ngoài kỹ năng văn thư, nhà tuyển dụng muốn thuê những cá nhân có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời (cả bằng văn bản và bằng lời nói), kỹ năng tổ chức, khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề và kỹ năng giao tiếp. Chuyên nghiệp cũng là một điều bắt buộc, cũng như khả năng đa nhiệm và ưu tiên. Bởi vì rất nhiều nhà tuyển dụng xử lý thông tin nhạy cảm và thường bị ràng buộc bởi các quy định của liên bang, quyền quyết định và khả năng duy trì bảo mật cũng là những phẩm chất quan trọng.
Trả lương và việc làm
Mức lương trung bình cho một trợ lý hành chính thay đổi đáng kể, với các trợ lý cấp thấp ở mức thấp hơn của mức lương kiếm được trong khoảng từ 20 đến 20 đô la, và các trợ lý điều hành được trả lương cao nhất kiếm được gần sáu con số. PayScale.com báo cáo rằng các trợ lý hành chính có mức lương trung bình là 38.736 đô la, một con số được nhân đôi bởi Cục Thống kê Lao động, trong đó đưa mức lương trung bình ở mức 37.870 đô la, điểm mà một nửa trợ lý hành chính kiếm được nhiều hơn và một nửa kiếm được ít hơn. BLS báo cáo rằng các trợ lý được trả lương cao nhất kiếm được hơn 62.000 đô la mỗi năm và số tiền đó nhảy vọt lên 85.000 đô la cho các thư ký điều hành. Trả lương tăng theo nhiều năm kinh nghiệm, với những người có nhiều kinh nghiệm kiếm được nhiều tiền nhất.
Thật không may, BLS cũng có các dự án yêu cầu trợ lý hành chính có khả năng giảm 5% vào năm 2026, vì hầu hết các vị trí giành chiến thắng là những người mới nhưng thay thế nhân viên nghỉ việc. Sự phát triển của công nghệ và sự dịch chuyển của nhiều nhiệm vụ hành chính sang các nhân viên khác chiếm phần lớn sự suy giảm. Ngoài ra, khi nhiều tổ chức hợp lý hóa hoạt động, trợ lý đang được phân công cho nhiều người quản lý hoặc bộ phận và đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.
Làm thế nào để thành công trong nhiệm vụ hành chính của bạn
Thông thường, các trợ lý hành chính tuyệt vời luôn đứng đầu danh sách các chương trình khuyến mãi, đặc biệt là khi họ có bằng đại học và hiểu biết sâu sắc về ngành và doanh nghiệp. Thực hiện công việc của bạn một cách nghiêm túc có thể dẫn đến những điều lớn hơn và tốt hơn, vì vậy, đó là lợi ích tốt nhất của bạn để tìm cách trở nên không thể thiếu đối với sếp và đồng nghiệp.
Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là tìm hiểu về các mục tiêu và ưu tiên của sếp bạn và dự đoán nhu cầu của anh ấy hoặc cô ấy. Nhìn về phía trước và có tầm nhìn xa để chuẩn bị cho các yêu cầu hoặc nhu cầu trước khi sếp của bạn nhận ra chúng. Ví dụ, nếu sếp của bạn tham dự một cuộc họp nhất định mỗi tuần hoặc mỗi tháng, hãy đọc các phút từ cuộc họp trước thời hạn và chuẩn bị bất kỳ tài liệu hoặc báo cáo nào mà sếp của bạn dự kiến sẽ trình bày trước cuộc họp. Nếu bạn thấy rằng người giám sát của bạn sẽ có mặt trong các cuộc họp cả ngày mà không nghỉ ngơi nhiều, hãy gọi bữa trưa để được giao và giữ cho bình cà phê tươi. Hãy nhớ rằng đó là công việc của bạn để làm cho ông chủ trông tốt, vì vậy hãy làm những gì bạn phải làm để trình bày hình ảnh chuyên nghiệp và có thẩm quyền nhất.
Theo kịp với ngành công nghiệp của bạn cũng có thể giúp bạn trở thành một trợ lý ngôi sao nhạc rock. Tìm hiểu thuật ngữ và theo kịp xu hướng. Bằng cách này, bạn có thể đóng góp cho các cuộc hội thoại và chính xác hơn trong công việc của bạn. Chi tiết vấn đề, vì vậy hiểu những gì mọi người đang nói về sẽ giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém. Các trợ lý tuyệt vời cũng rất tháo vát và biết khi nào nên hành động và chính xác phải làm gì. Bạn không thể chạy đến sếp của bạn với mọi câu hỏi hoặc vấn đề; ông chủ của bạn hy vọng bạn quan tâm đến mọi thứ, điều này quay trở lại việc học. Nếu bạn biết tổ chức của mình từ trong ra ngoài, nơi tìm thông tin và các chính sách và quy trình của công ty, bạn có thể tháo vát và giải quyết vấn đề hơn.
Cuối cùng, là một trợ lý tuyệt vời đòi hỏi kỹ năng tổ chức đặc biệt. Bạn có thể được yêu cầu trả lời các câu hỏi, cung cấp cập nhật trạng thái hoặc giải quyết các vấn đề khác tại bất kỳ thời điểm nào và nếu bạn tổ chức, bạn có thể làm điều này. Nhiệm vụ hành chính quan trọng nhất là giữ cho tất cả các tấm quay và được tổ chức là nền tảng của kỹ năng đó.
