Nếu doanh nghiệp của bạn ghi lại các cuộc gọi đến vì bất kỳ lý do gì, luật liên bang và tiểu bang yêu cầu bạn phải thông báo cho người gọi đến.
Khi doanh nghiệp của bạn không tuân theo các luật này, nó có thể bị phạt rất lớn. Ở nhiều tiểu bang, tiền phạt được áp dụng cho mỗi cuộc gọi trong đó người gọi đến không được thông báo rằng họ đã được ghi lại.
Có thể có rất nhiều lý do tại sao doanh nghiệp của bạn ghi lại các cuộc gọi điện thoại của mình. Một số có thể làm điều đó chỉ để đảm bảo rằng các giao thức của họ đang được theo dõi. Các doanh nghiệp khác muốn có một hồ sơ vĩnh viễn. Dù bằng cách nào, thông báo cho những người gọi đến rằng họ đang được ghi âm là luật, Brian Gabriel, Giám đốc điều hành của Sound Telecom viết. Công ty cung cấp trung tâm cuộc gọi, trả lời và các dịch vụ khác cho khách hàng doanh nghiệp:
$config[code] not foundNếu bạn ghi lại các cuộc gọi và không có chương trình thông báo tuân thủ, bạn có nguy cơ rất cao về hành động pháp lý trực tiếp. Việc không tuân thủ các quy định hiện hành của Liên bang và Nhà nước được thực hiện nghiêm túc và nó được thi hành ở nhiều cấp độ.
Trong một báo cáo gần đây trên blog Sound Telecom chính thức, Gabriel nhấn mạnh một sự cố gần đây trong đó một doanh nghiệp bị phạt rất lớn sau khi một khách hàng sẽ gọi đến và hỏi liệu họ có bị ghi âm không. Khi người ở doanh nghiệp đó trả lời rằng cuộc gọi đó thực sự đã được ghi lại, người gọi chỉ đơn giản nói, Cảm ơn bạn, Gọi và cúp điện thoại.
Một vài tuần sau cuộc gọi đó, doanh nghiệp nhận được thông báo rằng nó đã bị kiện với số tiền 2.500 đô la cho mỗi cuộc gọi trong đó doanh nghiệp đã không thông báo cho người gọi rằng họ đang được ghi âm.
Những luật này mở rộng cho các hoạt động trung tâm cuộc gọi, quá. Doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể dựa vào một trung tâm cuộc gọi của bên thứ ba để xử lý nhiều lưu lượng điện thoại. Nếu vậy, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng dịch vụ đó cũng tuân thủ luật pháp.
Tùy thuộc vào tiểu bang mà doanh nghiệp của bạn hoạt động, luật pháp và mức độ nghiêm trọng của hình phạt cho việc vi phạm pháp luật có thể khác nhau rất nhiều. Gabriel lưu ý rằng California có luật nghiêm ngặt nhất về các cuốn sách liên quan đến ghi âm cuộc gọi. Một làn sóng các vụ kiện gần đây đã tràn ngập các tòa án nhà nước ở đó.
Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn hoạt động độc quyền ở một tiểu bang không yêu cầu thông báo hai bên về một cuộc gọi điện thoại được ghi lại, hãy lưu ý. Những luật này luôn thay đổi, Gabriel báo cáo. Vì vậy, cảnh giác là quan trọng.
Nói một cách đơn giản, chủ doanh nghiệp phải làm cho nó trở thành quy trình chuẩn để thông báo cho tất cả người gọi bất cứ lúc nào bất cứ khi nào họ ghi âm cuộc gọi bất kể điều gì. Đây là cách giải thích chặt chẽ nhất của pháp luật.
Ảnh dịch vụ khách hàng qua Shutterstock
