13 cách để cuộc họp hiệu quả hơn

Tôi có thể sử dụng khuôn khổ nào để làm cho các cuộc họp dự kiến ​​giải quyết vấn đề hiệu quả hơn?

Làm thế nào để cuộc họp hiệu quả hơn

Sử dụng Canvas Mô hình Doanh nghiệp

Phần mềm mô hình kinh doanh Canvas là một quá trình giải quyết toàn diện bản chất đa diện của việc phát triển các giải pháp kinh doanh thành công. Nó sắp xếp một cách có hệ thống các lợi ích của các bên liên quan từ khách hàng của bạn đến chuỗi cung ứng và nhà đầu tư của bạn, điều này giúp bạn mang lại các giải pháp khả thi, có thể thực hiện được.

Đi xuống tường

Càng quá thường xuyên, các cuộc họp để giải quyết vấn đề là những sự kiện cứng nhắc, phối hợp. Thay vì bám vào một cách tiếp cận có cấu trúc, hãy tìm một người có khả năng ghi chú tốt và cho phép nhóm của bạn băm nó theo cách cũ: trong một căn phòng, nói chuyện với nhau mà không cần phải cầm còi cộng đồng, và giải quyết các vấn đề bằng ủy ban. nghiêm trọng ~ Nathan Hale, thương gia người Mỹ đầu tiên

Thêm trách nhiệm

Phần mềm Chúng tôi giải quyết nhiều vấn đề kỹ thuật tại tổ chức của chúng tôi có liên quan đến tích hợp tùy chỉnh. Khung làm việc cho chúng tôi là: phân tích, thảo luận, đề xuất, tóm tắt, giải quyết, theo dõi. Chúng tôi phân tích tất cả các vấn đề trước cuộc họp và thảo luận ngắn gọn về chúng (tối đa 30 phút). Đề xuất cho các giải pháp sau đó được thu thập và tóm tắt. Chúng tôi thực hiện, ghi lại và theo dõi các nghị quyết. ED ~ Duran Inci, Optimum7

Làm cho tất cả mọi người đứng lên cho cuộc họp toàn bộ

Người dân Don don muốn đứng lên trong thời gian không cần thiết. Nó không tự nhiên. Tại InGenius Prep, Joel Butterly áp đặt quy tắc này và nó buộc chúng tôi phải giải quyết hiệu quả các vấn đề trong các cuộc họp và kết thúc bằng các điểm hành động cụ thể. Giới hạn thời gian có thể quá không linh hoạt, và thời gian không giới hạn là liều thuốc độc của năng suất. Vì vậy, hãy đứng lên. Nhẫn ~ David Mainiero, InGenius Prep

Xác định một điều bạn muốn hoàn thành

Ở đây, khung của chúng tôi sử dụng cho các cuộc họp của chúng tôi: Xác định một điều bạn muốn thực hiện trong cuộc họp. Hãy chắc chắn rằng kết quả là rõ ràng. Theo dõi một điều với ba điểm nói chuyện. Điều này giống như ba prongs của một tuyên bố luận án. Ba điều bạn sẽ thảo luận để hoàn thành một điều? Đặt chương trình nghị sự trước thời hạn. Hãy ~ Jon Tsourakis, Revital Agency, LLC

Hãy chắc chắn rằng mọi người đều được nghe

Các nghiên cứu cho thấy sự tham gia bình đẳng là chìa khóa cho các dự án liên quan đến tinh thần đồng đội. Ngay cả những nhân viên thống trị cũng có được từ việc lắng nghe, và những nhân viên dè dặt hơn thường có những ý tưởng tuyệt vời mà đơn giản là không thể nghe được. Cố gắng thiết lập một cuộc họp ngăn cản sự phán xét công khai hoặc sử dụng bộ đếm thời gian trứng để cho phép mọi người nói mà không bị gián đoạn. ED ~ Brandon Stapper, 858 Graphics

Giữ chúng ngắn và có cấu trúc

Các nghiên cứu của nhiều người đã chỉ ra rằng các khoảng chú ý của chúng ta bắt đầu suy yếu dần sau 20 phút. Đó là lý do tại sao tôi có một điểm dừng 20 phút nghiêm ngặt cho các cuộc họp. Để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành trong thời gian ngắn đó, tôi cũng thực hiện các cuộc họp có cấu trúc cao. Thay vì nói xấu, tôi yêu cầu mọi nhân viên đưa ra ý kiến ​​về một vấn đề, và sau đó chúng tôi đi đến quyết định nhanh chóng cùng nhau. Rằng ~ Elle Kaplan, LexION Capital

Hãy chuẩn bị để thảo luận về các giải pháp, không phải là vấn đề

Tất cả người chơi trong công ty nên chặn hàng giờ để chẩn đoán vấn đề, đến cuộc họp với các giải pháp hợp lý và sau đó chỉ sử dụng một cuộc họp để tạo mua hoặc nhận phản hồi. Bằng cách này, người tham gia có thể điều chỉnh một ý tưởng thay vì dành thời gian động não. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ như email, Slack hoặc Trello để giữ cho các cuộc hội thoại ngắn gọn và ra khỏi phòng họp. Chú ~ Jake Dunlap, Skaled

Cung cấp cho nhóm của bạn một khung tham chiếu mới

Nếu bạn nghĩ giải quyết vấn đề có nghĩa là nhốt mọi người trong một căn phòng vô thời hạn, thì hãy nhìn chằm chằm vào biểu đồ tầm nhìn. Don che chớp mắt trừ khi sự khô rát cải thiện (thay vì làm mờ) tầm nhìn của bạn. Thực tế là, những kích thích đơn điệu (thậm chí là một câu đố đầy thách thức) làm tê liệt tâm trí. Vì vậy, hãy thử một sự thay đổi của cảnh quan. Những điều mới có thể thúc đẩy những cách suy nghĩ mới và dẫn đến những giai đoạn quan trọng. Tiết ~ Manpreet Singh, TalkLocal

Bắt đầu với một vấn đề được xác định rõ ràng

Brainstorming có xu hướng không hoạt động tốt. Điều quan trọng là xác định rõ vấn đề và sau đó nói về các chiến lược cụ thể mà bạn có thể áp dụng ngay bây giờ để xây dựng hướng tới một giải pháp. Nó không quan trọng là nó nhỏ hay ngớ ngẩn như thế nào. Nó tốt hơn cho tất cả mọi người tham gia để có thể hành động ngay bây giờ hơn là đưa ra kế hoạch hoàn hảo. ED ~ Thomas Smale, FE International

Chấp nhận nhiều hơn một giải pháp

Khi một cuộc họp giải quyết vấn đề đã diễn ra trong 15 phút, nhiều thành viên trong nhóm của bạn buộc phải đưa ra ý tưởng về cách tiến về phía trước. Công việc lớn nhất của bạn với tư cách là người lãnh đạo là lọc ra các tùy chọn đã được lập bảng. Tìm sự tương thích và hạn chế của họ. Hãy để mỗi thành viên biết rằng quan điểm của họ sẽ được tôn trọng và kiểm tra. Rằng ~ Cody McLain, SupportNinja

Tập trung vào ba mục tiêu

Một quy trình gồm ba bước cho các cuộc họp giải quyết vấn đề hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt giữa hỗn loạn và thành công. Điều quan trọng là làm rõ mục tiêu của cuộc họp và giữ cho mọi người tập trung vào từng bước. Bước 1: Xác định vấn đề. Bước 2: Xác định những gì mà giữ bạn lại. Bước 3: Đồng ý về giải pháp. Nếu có thể, một người điều phối cuộc họp trung lập có thể giúp mọi người tập trung và theo dõi. Hãy ~ Nicole Munoz, Bắt đầu Xếp hạng ngay

Khiến mọi người làm bài tập về nhà

Nếu chúng ta có một vấn đề cần giải quyết, tôi sẽ nhắn tin cho nhóm thông tin chung và một vài gạch đầu dòng mà tôi nghĩ chúng ta nên tập trung vào, và yêu cầu họ động não và mang theo ghi chú của họ. Bằng cách đó, chúng tôi đã lãng phí thời gian để xử lý lại vấn đề và có thể tìm ra giải pháp. Chúng tôi tập trung vào một vấn đề ngay cả khi một vấn đề khác nảy sinh trong các cuộc thảo luận của chúng tôi vì vậy cuộc trò chuyện không bị trật bánh.

Cuộc họp Ảnh qua Shutterstock