Nếu bạn đang làm việc với đồng nghiệp có hành vi đủ tệ để đảm bảo khiếu nại, hãy khiếu nại bằng văn bản càng sớm càng tốt và nằm trong tay những người có thể giúp đỡ. Như với bất kỳ thư từ khiếu nại hoặc thư khiếu nại kinh doanh, bức thư nên nêu rõ sự thật mà không cần dùng đến cách gọi tên hoặc tuyên bố cảm xúc.
Kiểm tra giao thức nơi làm việc
Xem qua sổ tay nhân viên của bạn trước khi bạn bắt đầu viết, để tìm hiểu xem đã có giao thức cho các khiếu nại của đồng nghiệp. Trong một số trường hợp, bạn cần điền vào mẫu nội bộ hoặc bạn sẽ được hướng dẫn gửi thư cho một người cụ thể trong công ty. Đôi khi, đó là người giám sát trực tiếp của bạn, nhưng cũng có thể là nhân viên nhân sự của công ty. Nếu vấn đề liên quan đến một cái gì đó bất hợp pháp, chẳng hạn như quấy rối tình dục hoặc hoạt động bất hợp pháp, hãy ghi lại tất cả các sự cố bạn đã chứng kiến, trong trường hợp bạn cần chia sẻ thông tin đó sau.
$config[code] not foundXem lại vấn đề
Trước khi bạn viết, cũng nghĩ về những gì người nhận sẽ quan tâm - mà trong hầu hết các trường hợp là sức khỏe và năng suất của doanh nghiệp. Nếu đồng nghiệp đang tham gia vào các hành vi gây phiền nhiễu, thì không đủ để nói với người nhận rằng đồng nghiệp của bạn đang làm điều gì đó gây phiền nhiễu. Thay vào đó, hãy viết về cách hành vi gây phiền nhiễu đó ảnh hưởng đến bạn hoặc nơi làm việc. Ví dụ, nếu điều đó khiến bạn khó hoàn thành công việc của mình một cách kịp thời, điều đó sẽ ảnh hưởng đến năng suất chung của công ty. Nếu bạn xem xét vấn đề và thấy rằng hành vi của đồng nghiệp không thực sự ảnh hưởng đến năng suất hoặc sức khỏe tổng thể của công ty, bạn thực sự có thể phát hiện ra rằng thư khiếu nại là không cần thiết, nhắc nhở chuyên gia quản lý kinh doanh Alison Green của U.S News & World Report.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingNêu rõ sự thật
Bắt đầu bức thư với một cái gì đó như "Tôi đang viết để thông báo cho bạn về một vấn đề đang ảnh hưởng đến năng suất của văn phòng." Điều này sẽ nhận được sự chú ý của người nhận. Sau đó nêu sự thật của vấn đề, cung cấp đủ chi tiết để cung cấp cho người nhận ý tưởng về những gì đang diễn ra, nhưng không quá nhiều chi tiết mà cô ấy sẽ bị sa lầy. Cũng thế tập trung vào báo cáo "tôi", gợi ý Huấn luyện viên Văn phòng của bạn Marie G. McIntyre, nói về cách vấn đề ảnh hưởng đến bạn thay vì chỉ nói về hành vi của đồng nghiệp. Giữ phần này đến một hoặc hai đoạn; một tài khoản ngắn gọn của vấn đề là cách tốt nhất để đi, Green nói.
Yêu cầu giải quyết
Trong đoạn cuối của bức thư, thảo luận về những gì bạn đã làm để cố gắng khắc phục vấn đề. Ví dụ, nếu bạn đã nói chuyện với đồng nghiệp, hãy đề cập đến nó. Sau đó yêu cầu sự giúp đỡ của người nhận trong việc khắc phục sự cố. Điều này tốt hơn cho một nhu cầu, vì nó sẽ xuất hiện ít giống như đấu tranh và giống như bạn đang tìm kiếm một giải pháp hợp tác. Cuối cùng, hãy ký tên một cách thân mật và bao gồm một ngày ở trên cùng hoặc dưới cùng để có một bản ghi rõ ràng về thời điểm bạn cố gắng giải quyết vấn đề. Trong trường hợp tốt nhất, sếp hoặc nhân viên nhân sự của bạn sẽ giải quyết vấn đề từ đó.
