Công ty của tôi, Journyx, đã tồn tại được mười sáu năm và trong thời gian đó, chúng tôi đã vượt qua một trong những suy thoái kinh tế lớn nhất trong lịch sử, sự xuất hiện của lĩnh vực truyền thông xã hội thú vị và đáng sợ, và sự chuyển đổi lớn trong cách mua phần mềm và đã giao hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng tôi cũng khó tính như vậy.
Ban đầu, chúng tôi đã đến gần với thất bại tuyệt đối một vài lần.Nó không có gì để làm với sản phẩm của chúng tôi; khách hàng tìm thấy nó được phân phối trên chức năng đã hứa và sau đó một số. Nó cũng không phải làm với đội ngũ của chúng tôi, hoặc bất kỳ chính trị nội bộ kém chất lượng nào.
Lý do tôi nói với bạn câu chuyện ngược này là bởi vì có một bài học cần học ở đây: chúng tôi không có một tầm nhìn rõ ràng về đường ống và dòng tiền của chúng tôi. Chúng tôi gặp khó khăn trong việc dự đoán số tiền chúng tôi sẽ có trong ngân hàng vài tuần trong tương lai. Đó là một vấn đề nghiêm trọng và thật không may, một vấn đề phổ biến. Có lẽ thậm chí một người bạn đã có kinh nghiệm trong công ty của bạn.
Thật dễ dàng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp, để tập trung vào sự phấn khích của ở đây và bây giờ. Tương lai là một khái niệm trừu tượng cho các doanh nghiệp cấp doanh nghiệp, cho đến khi nó không phải là. Bạn phải tập trung vào sự phát triển ngay từ đầu. Thành công không phải là một giấc mơ xa vời, nhưng nghịch lý là nó có thể phá hủy bạn nếu bạn chuẩn bị cho nó.
Chúng tôi không phải là công ty đầu tiên đối mặt với các giai đoạn tăng trưởng mà chúng tôi không thể xử lý và chúng tôi đã giành chiến thắng. May mắn thay, thật đơn giản để thực hiện một hệ thống cho phép dự báo thông minh.
Sau đây là năm bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo doanh nghiệp của mình không gặp phải vấn đề tương tự:
1. Theo dõi dự án cá nhân
Theo dõi thời gian nhân viên dành cho các dự án là rất tốt, nhưng bạn sẽ gặt hái được lợi ích tối đa khi bạn theo dõi từng dự án riêng biệt. Điều này cho phép bạn xem mỗi dự án là một yếu tố duy nhất trong lợi nhuận của công ty. Cái nhìn sâu sắc này là vô cùng có giá trị khi phân bổ tài nguyên bởi vì bạn sẽ biết các tham số cho từng dự án liên quan đến tính khả dụng hiện tại của công ty.
2. Giám sát nhiệm vụ và thay đổi năng suất của nhân viên
Trong bất kỳ tổ chức nào, lợi ích của việc biết nhân viên của bạn đang làm gì tại bất kỳ thời điểm nào là rõ ràng: bạn muốn họ làm việc trên các nhiệm vụ thực sự có lợi cho công ty. Nhưng nó cũng quan trọng để xem xét những công việc họ có hiệu quả nhất. Việc triển khai một hệ thống cho phép nhân viên theo dõi thời gian đối với các nhiệm vụ cụ thể sẽ cho phép bạn xem nơi nào hữu ích nhất. Điều lạ lùng là những gì họ thích làm tốt nhất. Không cần thay đổi vai trò công việc của nhân viên mỗi ngày, nhưng hãy xem xét thay đổi khi bằng chứng cho thấy họ đã mài giũa các kỹ năng trong một lĩnh vực mới và có thể được sử dụng nhiều hơn ở nơi khác.
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu của các dự án trước
Có một hồ sơ tồn đọng của các dự án của bạn sẽ vô cùng có giá trị, mặc dù phải mất một thời gian để xây dựng. Với thông tin này, bạn có thể xác định có bao nhiêu người thường phải hoàn thành một dự án; cải thiện độ chính xác của ngân sách của bạn dựa trên phạm vi; và các mốc thời gian hoàn hảo dựa trên các thông số tổng thể của dự án. Ngay cả những dự án kém hiệu quả nhất cũng trở nên có giá trị vì bạn có thể lượm lặt được nhiều thông tin từ chúng. Bạn sẽ biết những gì không hoạt động, những yếu tố nào khiến bạn vượt quá ngân sách và học hỏi từ những sai lầm.
4. Luôn biết tài nguyên có sẵn của bạn
Một phần quan trọng của bất kỳ kế hoạch dự án là tạo ra nhóm của bạn. Nhiệm vụ này dễ dàng hơn khi bạn biết chính xác ai là người có sẵn (với các kỹ năng bạn cần) và lịch trình của họ sẽ là gì trong suốt thời gian của dự án. Nếu bạn có một hệ thống quản lý dự án tự động, lịch trình của nhân viên rất dễ thấy và mọi yêu cầu nghỉ phép sẽ được lưu ý. Bạn cũng sẽ biết các nhiệm vụ mà các nhân viên khác đang làm để bạn có thể tránh việc kéo dài tài nguyên quá mỏng hoặc phân bổ một cá nhân cho các nhiệm vụ mà họ không phù hợp.
5. Thường xuyên theo dõi việc sử dụng tài nguyên liên quan đến ngân sách và lịch biểu
Nếu bạn so sánh thời gian và tài nguyên dành cho một dự án với phần trăm hoàn thành, bạn có thể thấy dự án nào đang hấp thụ quá nhiều tài nguyên để duy trì lợi nhuận. Điều này cho phép bạn phân phối lại tài sản cho các dự án khi cần thiết hoặc thậm chí tiêu diệt các dự án quá xa để mang lại lợi ích cho công ty của bạn. Luôn luôn tốt hơn để xác định sớm các vấn đề và một hệ thống theo dõi động cung cấp cái nhìn sâu sắc đó. Đôi khi nó tốt nhất để cắt lỗ và tiếp tục; chi phí có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát, khiến tình hình của bạn trở nên tồi tệ hơn.
Mặc dù có thể theo dõi các hệ thống này bằng các chương trình kinh doanh cơ bản (chúng tôi đã sử dụng Excel và QuickBooks từ rất sớm), các hệ thống tự động, có thể lập trình sẽ giúp giảm đáng kể thời gian và lỗi danh mục. Dù bạn chọn sử dụng phương pháp nào, hãy bắt đầu càng sớm càng tốt nếu bạn đã có sẵn. Tăng trưởng nên là một nguyên nhân của sự phấn khích, không quan tâm.
1
